Ile czasu ma podmiot leczniczy na wydanie kserokopii dokumentacji medycznej pacjenta?

Mam pytanie o wnioski pacjentów odnośnie wydania kserokopii dokumentacji medycznej. Zarówno w regulaminie podmiotu leczniczego, jak i na tablicy ogłoszeń mamy zamieszczoną informację, że mamy trzy dni na wykonanie tej kserokopii. Czasem zdarza się jednak, że pacjent nalega, żeby te kserokopię otrzymać na miejscu, od razu.

Czy ma jakąś podstawę prawną do tego żądania?

Podmiot leczniczy udostępnia dokumentację podmiotom i organom uprawnionym bez zbędnej zwłoki. Na podstawie obowiązujących przepisów nie można określić najkrótszego terminu w jakim powinna być udostępniona pacjentowi dokumentacja medyczna. Prawo pacjenta do dokumentacji medycznej nie jest naruszone, jeśli nie jest możliwe wydanie pacjentowi kserokopii dokumentacji medycznej "od ręki" (np. ze względów organizacyjnych).

Prawo pacjenta do dokumentacji medycznej obejmuje, zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta - dalej u.p.p., prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych. Na mocy art. 26 ust. 1 u.p.p. podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez pacjenta.

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. poz. 2069 z późn. zm) - dalej r.r.z.d.m., określa termin, w jakim powinna być udostępniona dokumentacja medyczna. Zgodnie z § 78 ust. 1 r.r.z.d.m. podmiot udostępnia dokumentację podmiotom i organom uprawnionym bez zbędnej zwłoki. Termin "bez zbędnej zwłoki" nie jest pojęciem ostrym.

Udostępnienie dokumentacji medycznej powinno następować "bez zbędnej zwłoki", czyli w jak najkrótszym możliwym czasie. Nie ulega wątpliwości, że w każdym indywidualnym przypadku najkrótszy okres, w jakim może zostać udostępniona dokumentacja medyczna "bez zbędnej zwłoki" jest różny, gdyż czas realizacji zależy od wielu czynników np. obszerności dokumentacji medycznej, miejsca w którym się ona znajduje (np. w zewnętrznym archiwum).

W doktrynie rozważano jaki jest maksymalny czas na udostępnienie dokumentacji medycznej, czyli jakie są granice czasowe pojęcia "bez zbędnej zwłoki". Zgodnie z poglądem T. Wosia (T. Woś, H. Molczyk-Knysiak, M. Romańska, Postępowanie sądowo-administracyjne, Warszawa 2009), w przypadku braku przepisów określających podjęcie czynności (czyli np. udostępnienia dokumentacji) przez zakład administracyjny (a za taki autorzy uważają publiczne i niepubliczne podmioty lecznicze), należy przyjąć per analogiam odpowiednie przepisy kodeksu postępowania administracyjnego dotyczące załatwiania spraw przez organy administracji publicznej. Zgodnie z art. 35 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - dalej k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Maksymalny czas na udostępnienie dokumentacji medycznej (jako "sprawy" nieskomplikowanej szczególnie), zgodnie z art. 35 § 3 k.p.a., powinien trwać nie dłużej niż miesiąc.

Piotr Pochopień w swojej monografii "Dokumentacja medyczna" (ABC 2012) przytacza w tym zakresie zdanie T. Zimnej (T. Zimna, Serwis Prawo i Zdrowie), w ocenie której w poszukiwaniu określenia maksymalnego czasu na udostępnienie dokumentacji medycznej należy sięgnąć do przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - dalej u.o.d.o., która ma charakter uzupełniający w stosunku do regulacji szczegółowych poświęconych zagadnieniu udostępniania danych osobowych. Zgodnie z art. 33 u.o.d.o. na wniosek osoby, której dane dotyczą, administrator danych jest obowiązany, w terminie 30 dni, poinformować o przysługujących jej prawach oraz udzielić informacji jakie dane osobowe zawiera zbiór danych.

Podsumowując, z powyższego wynika, iż udostępnienie dokumentacji medycznej powinno nastąpić "bez zbędnej zwłoki", czyli w najkrótszym możliwym terminie, jednakże w czasie nie dłuższym niż miesiąc. Pacjent nie ma postaw prawnych by żądać przyspieszenia czasu udostępnienia dokumentacji, jeżeli jest ona udostępniania "bez zbędnej zwłoki". Pacjent powinien uwzględnić, iż na realizację jego prawa wpływa szereg czynników (w tym organizacyjnych), które mogą wydłużyć lub skrócić okres oczekiwania na dokumentację medyczną.

Na marginesie należy podnieść, iż wskazany w regulaminie organizacyjnym pytającego termin 3 dni na udostępnienie dokumentacji medycznej należy uznać jedynie za termin instrukcyjny, gdyż każdą sprawę należy potraktować indywidualnie i udostępniać dokumentację "bez zbędnej zwłoki", co oznacza iż w niektórych przypadkach udostępnienie dokumentacji medycznej może trwać albo dłużej albo krócej niż 3 dni. Autorka sugeruje pytającemu dokonać zmiany regulaminu organizacyjnego podmiotu leczniczego w zakresie regulacji dotyczących terminu udostępniania dokumentacji medycznej. Zasadnym wydaje się zastąpienie zapisu dot. 3-dniowego terminu na udostępnianie dokumentacji medycznej na zapis wskazujący, iż udostępnienie dokumentacji medycznej następuje bez zbędnej zwłoki.