Czy podmiot leczniczy udostępniający dokumentację medyczną (kopia/odpis) osobie upoważnionej, powinien żądać od pacjenta/osoby upoważnionej odpowiedniego wniosku czy wystarczy, żeby wnioskodawca zwróci się w formie ustnej?
Obowiązujące przepisy nie przewidują bezwzględnego obowiązku składania wniosku o dostęp do dokumentacji medycznej w formie pisemnej. Forma ta jest jedynie zalecana ze względów dowodowych.
Przepisy ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta - dalej u.p.p., regulują tryb w jakim dochodzić może do udostępniania dokumentacji medycznej (art. 27 u.p.p.), nie zawierają jednak żadnych postanowień co do tego w jakiej formie następować może złożenie wniosku o udostępnienie tej dokumentacji. Należy więc uznać, że zastosowanie mają tu ogólne reguły składania oświadczeń woli, ale i także reguły dotyczące ciężaru dowodu, w przypadku powstania sporu.
Odnośnie form oświadczeń woli art. 73 i nast. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - dalej k.c., przewiduje możliwość i ważność składania tych oświadczeń w każdej formie, również ustnej, regulując w sposób szczegółowy jedynie te przypadki w których przepis prawa lub wola stron zastrzegły dla danej czynności inną formę. W omawianym przypadku z takim zastrzeżeniem nie mamy do czynienia, z czego wynika, iż z punktu widzenia form czynności prawnych dopuszczalne jest złożenie wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej również ustnie.
Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta w art. 26 ust. 1 u.p.p. stanowi jednak także, iż dokumentacja medyczna udostępniana jest na wniosek pacjenta lub osoby przez niego upoważnionej. Wynika stąd, że udostępnienie bez wniosku ze strony osoby w tym przepisie wskazanej udostępnienie dokumentacji nie jest dopuszczalne. Zgodnie zaś z art. 6 k.c. ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne.
Podmiot wykonujący działalność leczniczą winien zatem zadbać o możliwość wykazania, że dokumentacja została udostępniona zgodnie z wyżej wymienionymi przepisami, najbardziej czytelną formą udowodnienia tej okoliczności jest przedstawienie pisemnego wniosku uprawnionej osoby o takie udostępnienie. Z tego punktu widzenia odebranie wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej należy uznać za formę zalecaną.
Ponieważ jednak, jak wskazano wcześniej, przepisy nie wymagają wprost by wniosek o udostępnienie dokumentacji złożony był w formie pisemnej, zatem pominięcie tej formy nie ogranicza podmiotu leczniczego w możliwości dowodzenia (w przypadku ewentualnego konfliktu na tym tle) faktu złożenia wniosku również innymi sposobami (np. dowód ze świadków, adnotacja poczyniona przez pracownika podmiotu itp.). Tym samym należy dojść do wniosku, iż obowiązujące przepisy nie przewidują po stronie podmiotu wykonującego działalność leczniczą bezwzględnego obowiązku odbierania oświadczenia o wniosku o dostęp do dokumentacji medycznej w formie pisemnej, forma ta jednak jest zalecana ze względów dowodowych.