Celem systemu zamówień publicznych jest efektywna realizacja zadań przypisanych podmiotom zobowiązanym do stosowania ustawy p.z.p. Osiągnięcie tak zdefiniowanego celu nie jest możliwe bez równoczesnego wystąpienia co najmniej trzech elementów. Tymi elementami są: rzetelne rozpoznanie potrzeb i przygotowanie procedury kontraktowej, profesjonalne przeprowadzenie procesu wyboru wykonawcy oraz prawidłowa realizacja zawartej ostatecznie umowy.

Ta oczywista prawda nie zawsze jednak znajduje odzwierciedlenie w zamówieniowej rzeczywistości. Zbyt często proces kontraktowania sprowadza się do szybkiego podjęcia decyzji o potrzebie dokonania zakupu, jeszcze szybszego przygotowania procedury, ekspresowego przeprowadzenia postępowania, a na końcu zawarcia umowy. Wdrożenie powyższych reguł w praktyce kończy się niezadowoleniem wszystkich uczestników procesu, a co gorsze kończy się często nie zrealizowaniem zadania publicznego na zakładanym pierwotnie poziomie jakościowym, opóźnieniami, czy też wzrostem kosztów ponad zakładane limity.

Do grup niezadowolonych uczestników tak przeprowadzonego procesu zalicza się osoby zaangażowane w przygotowanie procedury. Poświęcenie zbyt krótkiego czasu na opracowanie założeń postępowania, na należyte przygotowanie wszystkich dokumentów udostępnianych wykonawcom, nie daje poczucia bezpieczeństwa prowadzonej procedury.

Drugą grupą niezadowolonych interesariuszy są wykonawcy ubiegający się o uzyskanie publicznego zlecenia. Zazwyczaj w ekspresowo przeprowadzanych postępowaniach wyznacza się terminy składania ofert, w których wykonawcy najczęściej nie są w stanie rzetelnie przeanalizować materiałów, a tym samym zwiększa się ryzyko nie wykrycia w dokumentacji przetargowej ewentualnych błędów mogących skutkować wystąpieniem zasadniczych problemów już na etapie realizacji umowy.

Zastosowanie krótkich terminów w postępowaniu skutkuje też często tym, że wykonawcy nie mają czasu na zadanie pytań zamawiającemu, a zamawiający nie ma czasu na rzetelne przygotowanie odpowiedzi na ewentualne pytania do dokumentacji. Kolejną grupą zbierającą marnej jakości żniwo ekspresowej procedury jest zamawiający i wybrany wykonawca przystępujący do realizacji umowy, która częstokroć w niewystarczający sposób reguluje wzajemne prawa i obowiązki, nie przewiduje klauzul na wypadek okoliczności utrudniających realizację zlecenia. Ostatecznie z tak przygotowanego i poprowadzonego postępowania nie są zadowoleni obywatele obserwujący z boku przeciągające się w nieskończoność inwestycje i pomstujący na nieprofesjonalną obsługę procesu zakupowego.

A przecież postępowanie można przygotować zupełnie inaczej, tj. można przygotować stosując reguły zarządzania projektowego. Nie jest żadną tajemnicą, że poświęcenie z odpowiednim wyprzedzeniem czasu na opracowanie i zdefiniowanie rzeczywistych potrzeb, opracowanie harmonogramów, struktury podziału prac, wzorów umów uwzględniających ryzyka projektowe, zmniejsza ryzyko wystąpienia zdarzeń opisanych na przykładzie nieprawidłowo przygotowanej procedury kontraktowej. Zamówienia publiczne mają więc wiele wspólnego z zarządzaniem projektami, a myślenie projektowe winno być jedną z podstaw rzetelnego procedowania, czy też szerzej gospodarowania publicznymi środkami.

Wydaje się, że do analogicznej konkluzji doszli autorzy opublikowanego projektu nowelizacji p.z.p. Na stronach Rządowego Centrum Legislacji (http://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12281202/katalog/12333438#12333438) ukazał się projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw. Wśród propozycji zmian pojawia się m.in. nowy przepis zawarty w projektowanym art. 20a.@page_break@

Według projektodawców w przypadku zamówień dotyczących usług i robót budowlanych o wartości równej lub wyższej niż wyrażona w złotych równowartość 750.000,00 euro, kierownik zamawiającego będzie zobowiązany do powołania tzw. „Zespołu Projektowego”. Zadaniem takiego zespołu będzie przygotowanie i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, oraz nadzór nad realizacją udzielonego zamówienia. Z racji tego, że kompetencje zespołu projektowego będą się częściowo powielać się z kompetencjami komisji przetargowej, przewiduje się iż powołanie zespołu jest równoznaczne z nie powołaniem komisji przetargowej. W postępowaniach o wartości mniejszej niż 750.000,00 euro powołanie zespołu projektowego będzie uprawnieniem, a nie obowiązkiem kierownika zamawiającego.

Jak czytamy w uzasadnieniu do nowelizacji ustawy p.z.p. "Celem powołania zespołu ma być zapewnienie odpowiedniego zaangażowania tego samego zespołu osób nie tylko do przygotowania i udzielania zamówienia, ale także na etapie realizacji zamówienia publicznego lub grupy powiązanych ze sobą zamówień publicznych…”. Powoływanie zespołów projektowych może realnie zmienić podejście do procesu gospodarowania publicznymi finansami.

Zaangażowanie tej samej grupy osób w fazę przygotowania postępowania, przeprowadzenia procedury i finalnie w etap realizacji umowy zmusi do postrzegania zamówienia jako procesu, którego najważniejszym elementem jest efektywne wykonanie zadań zamawiającego. Rozdzielenie etapów związanych z realizacją zadań zamawiającego, czy też inaczej mówiąc przypisanie poszczególnym uczestnikom po stronie zamawiającego odpowiedzialności wyłącznie za pewien wycinek procesu kontraktowania, może być przyczyną wystąpienia szeregu ryzyk, które da się przecież w prosty sposób zniwelować.

Jeżeli osoba odpowiedzialna np. za opracowanie wzoru umowy w sprawie zamówienia publicznego będzie świadoma, iż jest odpowiedzialna za efekty swoje pracy nie tylko na etapie wyboru wykonawcy, ale głównie na etapie realizacji kontraktu, to jej podejście do opracowania wzoru umowy będzie inne niż w modelu, gdzie odpowiedzialność jest rozgraniczona poszczególnymi etapami kontraktowania. Planowana zmiana jest szansą na zminimalizowanie ryzyk niekorzystnie wpływających na publiczne wydatki, jest szansą na zmuszenie do postrzegania procesu zakupowego przez pryzmat reguł zarządzania projektowego.

Projekt nowelizacji znajduje się obecnie na etapie konsultacji publicznych, których koniec zaplanowano na dzień 2 lutego 2016 r. Wprowadzenie instytucji zespołu projektowego jest rozwiązaniem, któremu nie sposób nie kibicować i dlatego propozycja akurat tych zmian nie powinna spotkać się z negatywną oceną uczestników rynku zamówień.