E-mail wysłany, ale wójt twierdzi, że nic nie otrzymał

Wnioskodawca Jacek J. (dane zmienione) w styczniu 2018 r. złożył za pomocą poczty elektronicznej wniosek do Wójta Gminy o podanie wysokości zarobków uzyskiwanych przez sekretarza gminy w 2017 r. z wyszczególnieniem wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków specjalnego, funkcyjnego oraz za wieloletnią pracę. Mimo upływu 14 - dniowego terminu, organ nie udostępnił żądanej informacji, nie wydał też decyzji o odmowie jej udostępnienia, jak również nie wezwał Jacka J. do usunięcia braków formalnych wniosku. W tej sytuacji wnioskodawca wniósł skargę do Sądu Administracyjnego domagając się zobowiązania Wójta Gminy do udzielenia informacji w ustawowym terminie oraz stwierdzenia bezczynności organu. 

W odpowiedzi na skargę Wójt zaprzeczył, aby w ogóle otrzymał wniosek o takiej treści. Zauważył, że skarżący nie wykazał, aby wysłał taki e-mail. Załączony do skargi wydruk z serwisu Gmail nie potwierdzał bowiem wysłania wiadomości, a jedynie jej treść. Nie ma też pewności, że załącznik, na który powoływał się skarżący zawierał wniosek o udostępnienie informacji publicznej. 

Każda forma dobra, bo chodzi o szybkość postępowania

Sąd Administracyjny wyjaśnił na wstępie, iż przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej nie określają formy w jakiej powinien zostać złożony wniosek. Jest to celowy zabieg ustawodawcy, który zmierzał do całkowitego odformalizowania postępowania, tak aby wnioskodawca możliwie szybko mógł uzyskać oczekiwaną informację publiczną. 

Może on zatem skorzystać z każdego środka komunikacji do przedstawienia swojego żądania, w tym także z poczty elektronicznej. Jak zauważył jednak Sąd, oprócz oczywistych zalet komunikacji elektronicznej (szybkości i dostępności), nie sposób przeoczyć realnych problemów technicznych, które mogą sprawić, że wysłany faktycznie wniosek nie dotrze do adresata.

Taka też sytuacja miała miejsce w tej sprawie. Wójt, jako organ administracji publicznej zaprzeczył, aby otrzymał w styczniu 2018 r. wysłany przez skarżącego e-mail, zawierający wniosek o udostępnienie informacji publicznej. 

Co istotne, skarżący nie skorzystał z oficjalnej elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP, a tylko posłużył się znajdującym się na stronie internetowej gminy - zwykłym adresem e-mail, który, jak potwierdził Wójt Gminy, cały czas pozostaje w użyciu. Skarżący uprawdopodobnił też wysłanie wniosku, dołączając do skargi wydruk wiadomości e-mail, z załączonym plikiem, stanowiącym jak twierdzi - wniosek o udostępnienie informacji publicznej.

Wniosek wysłany e-mailem zawsze dociera do adresata

W tej sytuacji Sąd odwołał się do powszechnie wyrażanego w orzecznictwie administracyjnym poglądu, iż przy składaniu wniosku w formie elektronicznej, na oficjalnie podany adres e-mail organu, domniemywa się, że tak nadany wniosek dotarł do organu (np. NSA w wyroku z 5 grudnia 2017 r., I OSK 748/17). Chodzi bowiem o wyważenie pozycji obu stron postępowania. Wnioskodawca na dowód złożenia wniosku, może co najwyżej przedstawić komputerowy wydruk świadczący o tym, że wysłał wniosek skierowany do wskazanego adresata. 

Organ administracyjny, zobowiązany do udzielania informacji publicznej może natomiast skorzystać z profesjonalnej kadry informatycznej. Na jego żądanie powinna ona dokonać takiej konfiguracji poczty elektronicznej, w tym filtrów antyspamowych, oraz tak zorganizować obsługę technicznej poczty elektronicznej - aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór wniosków przesyłanych na podany do powszechnej wiadomości adres. 

Sąd podkreślił, że skutki trudności, błędów czy nieprawidłowości działania systemów informatycznych (ePUAP, poczta e-mail), które służą organowi do komunikacji z petentami, nie mogą być przerzucane na korzystających z tych systemów. Jeżeli zatem organ twierdzi, że nie otrzymał (nie odebrał) wiadomości, a nie wykazał tego żadnym dowodem, świadczy to, o wadliwej organizacji pracy organu (obsługującego go urzędu) lub nieprawidłowym skonfigurowaniu jego poczty elektronicznej. Oba zaniedbania obciążają jednak ten organ. 

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Sądu, Wójt otrzymał wniosek w dniu, w którym został on wysłany. A skoro tak, to był zobowiązany udzielić na niego odpowiedzi i przesłać potrzebne wnioskodawcy informacje. Nie zrobił tego, a zatem rację miał skarżący, twierdząc iż organ pozostawał w bezczynności. 

Wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 20.04.2018 r. IV SAB/Wr 55/18. 

Zobacz, jak złożyć wniosek