Nowy obowiązek to konsekwencja ustawy z 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw. Ustawa wprowadza zmiany w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (ufp) tworząc rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych (art. 34a ust. 1 ufp). Rejestr ma być systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Ministra Finansów. Baza wystartuje od 1 lipca 2022 r. Od tego dnia, informacje w rejestrze umów mają być zamieszczane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy. Mają tam też trafić umowy zawarte od 1 stycznia br., czyli od dnia, kiedy ustawa weszła w życie.
Czytaj w LEX: Obowiązki JST związane z wprowadzeniem rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych >
Ustawa wskazuje też sankcje za niewykonanie obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów albo podania w nim nieprawdziwych danych. To grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Szeroki zakres podmiotów zobowiązanych
Zakres podmiotów, na które nałożono nowy obowiązek, jest szeroki (art. 9 ufp). To m.in. organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały; jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki; związki metropolitalne; jednostki budżetowe; samorządowe zakłady budżetowe; agencje wykonawcze; instytucje gospodarki budżetowej; państwowe fundusze celowe; ZUS i KRUS i zarządzane przez nie fundusze; NFZ; samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej; uczelnie publiczne; PAN i jej jednostki organizacyjne; uczelnie publiczne; państwowe i samorządowe instytucje kultury, Bankowy Fundusz Gwarancyjny. Ustawa wskazuje, że obowiązek wprowadzania do rejestru umów spoczął na kierownikach jednostek sektora finansów publicznych.
Przepisy ustawy (art. 34a ust. 6) określają zamknięty katalog informacji, które mają trafić do rejestr umów. Należą do nich:
- numer umowy – o ile taki nadano,
- data i miejsce zawarcia umowy,
- okres obowiązywania umowy,
- oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron,
- określenie przedmiotu umowy,
- wartość przedmiotu umowy,
- informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.
A także:
- informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.
- W przypadku zastosowania przepisy o ustawy o dostępie do informacji publicznej ograniczających udzielnie informacji ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy oraz przepisy o przymusowej restrukturyzacji trzeba też podać zakres wyłączenia i podstawę prawną, czyli informację, o której mowa w art. 8 ust. 5 u.d.i.p.
Czytaj także: Surowa kara za niedopilnowanie przetwarzania danych osobowych>>
Nowy obowiązek niepokoi samorządowców
Grzegorz Kubalski, zastępca dyrektora biura Związku Powiatów Polskich, dowodzi, że dla powiatów nowy obowiązek będzie przede wszystkim pracochłonny i czasochłonny. Limit kwotowy ustalony jest na bardzo niskim poziomie, co oznacza, że w rejestrze będą musiały zostać uwzględnione umowy praktycznie dotyczące wszystkiego. - W poszczególnych powiatach są robione analizy, jak nowy obowiązek będzie miał wpływ na obłożenie pracą. Z sygnałów, które docierają, wynika, że w praktyce będzie wiązało się to z koniecznością zatrudnienia dodatkowych osób – wyjaśnia. Uważa, że taki rejestr nie ma większego sensu, jest utopijnym spojrzeniem na funkcjonowanie administracji publicznej.
Samorządowcy przypominają, że większość z nich takie rejestry umów zamieszcza już w biuletynach informacji publicznej. - Nawet wymieniam je na sesjach rady miasta w ramach referowania mojej działalności międzysesyjnej – mówi Grzegorz Cichy, burmistrz Proszowic, prezes Unii Miasteczek Polskich. Samorządowcy zwracają także uwagę, że do rejestru będą trafiać umowy dotyczące wynajmowania lokalu komunalnego, lokalu użytkowego, umowy usługi, zlecenia, darowizny.
Już wstępna kwalifikacja umowy sprawi kłopot
Kłopotów z realizacją obowiązku spodziewa się dr Marlena Sakowska-Baryła, radca prawny i partner w Sakowska Baryła, Czaplińska Kancelarii Radców Prawnych. - Największy problem pojawia się już na etapie wstępnego zakwalifikowania, czy konkretna umowa podlega zamieszczeniu w rejestrze. Kwalifikowanie odbywa się w pewnym zakresie przy uwzględnieniu przepisów ustawy o dostępnie do informacji publicznej, czyli przepisów, które same w sobie są dalece niedoskonałe, ale jednocześnie sam przepis art. 34a ustawy o finansach publicznych budzi wątpliwości co do tego, które umowy uwzględniać w rejestrze – zaznacza dr Marlena Sakowska- Baryła.
Wskazuje, że dla zaliczenia umowy jako podlegającej udostępnieniu w rejestrze, spełnione ma być kryterium, o którym mowa w art. 34a ust. 5 rzeczonej ustawy. Zgodnie z tym przepisem w rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł. Na tle tej regulacji nie do końca wiadomo, o jakie umowy tu chodzi, bo obok przypadków, gdy strony spisują umowę i zostają w niej zawarte informacje, jakie mają być następnie uwidocznione w rejestrze umów, mamy i takie, w przypadku których potwierdzeniem ich istnienia jest faktura, paragon, rachunek, stąd pojawia się pytanie, czy i takie umowy wskazywać w rejestrze. Wątpliwości budzi też kwota 500 zł, bo nie wiadomo, czy chodzi tu o kwotę netto czy brutto, a także, jak określić wartość przedmiotu umowy, która ma charakter ramowy, a o tym, jak będzie kształtowało się wydatkowanie środków na jej realizację, można wskazać dopiero wraz z jej realizacją. Kolejnym problemem jest także i to, że nowe przepisy nie zawierają żadnej kategoryzacji umów ujmowanych w rejestrze, więc słusznie podnosi się, że rejestrem trzeba będzie najpewniej obejmować także umowy o pracę, co nastręczy wielu kłopotów.
Sprawdź: Jakiego rodzaju umowy należy publikować w rejestrze umów? >
Na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej trzeba będzie rozstrzygnąć, czy na zakres informacji, jakie mają być uwidocznione w rejestrze, w konkretnym przypadku wpływają ograniczenia przewidziane w art. 5 ust. 1, 2 i 2a udip. Oznacza to chociażby, że aby ustalić m.in. jakie konkretnie informacje o osobie fizycznej mogą być udostępnione w rejestrze, trzeba będzie dokonać analizy dotyczącej sfery prywatności, pełnienia lub niepełnienia funkcji publicznej przez daną osobę oraz tego, czy udostępniana informacja ma związek z pełnieniem takiej funkcji. W tym stanie rzeczy te niewiadome z ustawy o dostępie do informacji publicznej staną się niewiadomymi także w związku z prowadzeniem rejestru umów.
Zaznacza, że kolejne schody, to odpowiedź na pytanie, czy mamy do czynienia z prywatnością i kiedy mamy z nią do czynienia? Czy ta prywatność odnosi się tylko do osób, które nie pełnią funkcji publicznej, czy także do osób pełniących funkcje publiczne? A jeżeli do osób pełniących funkcje publiczne, to kiedy można mówić o takich właśnie osobach i ich prywatności oraz, czy definiujemy tę prywatność wąsko czy szeroko.
Problem dostosowania RODO
Kolejny problem to przepisy RODO i moment, od którego należy je stosować.
- Ustawa o finansach publicznych w kontekście prowadzenia rejestru umów nie odsyła do RODO, ale przecież udostępnianie w rejestrze danych osobowych podlega przepisom tego rozporządzenia. Tymczasem ustawa o finansach publicznych w obszarze decydowania o zakresie udostępniania danych osobowych odsyła do ustawy o dostępie do informacji publicznej, która w ogóle nie odnosi się ani do kwestii przetwarzania danych osobowych, ani do zastosowania przepisów RODO – wskazuje ekspertka.
- Mamy bowiem sytuację, gdzie w naszych polskich przepisach ustawy o dostępie do informacji publicznej, nie nastąpiło dostosowanie, którego wymaga RODO w art. 86, i RODO wskazuje, że przepisy krajowe powinny uregulować kwestie związane z publicznym dostępem do dokumentów urzędowych. Nasz prawodawca tego nie uregulował – zaznacza dr Marlena Sakowska-Baryła.
Przypomina też, że przed Trybunałem Konstytucyjnym wciąż na rozpoznanie czeka wniosek o stwierdzenie niezgodności z Konstytucją znacznej części przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej, do których odsyłają przepisy ustawy o finansach publicznych. Stwierdzenie niezgodności choćby art. 5 u.d.i.p może zachwiać całą konstrukcję nowego obowiązku.
PROCEDURA: Badanie przesłanek odmowy udostępnienia informacji publicznej >
Nowe obowiązki niepokoją też RPO
Nowe obowiązki niepokoją również obywateli. Marcin Wiącek, rzecznik praw obywatelskich, przyznał, że wpływają do niego skargi obywateli dotyczące jawnego rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych. Ich autorzy obawiają się, że publikacja w tym rejestrze informacji o każdej umowie, jest zbyt daleko idącą ingerencją w sferę prywatności tych osób.
Rzecznik zwraca uwagę, że choć nowe przepisy dotyczące rejestru umów stanowią realizację prawa dostępu do informacji publicznej, prawo to powinno być realizowane z jednoczesnym poszanowaniem prawa do prywatności poszczególnych osób fizycznych. Również pracowników instytucji publicznych. Ustawa o dostępie do informacji publicznej przewiduje taką ochronę, wyłączając z niej osoby pełniące funkcje publiczne.
RPO przypomina też, że prawo dostępu do informacji publicznej nie ma charakteru bezwzględnego, a jego granice wyznaczone są m. in. przez konieczność respektowania praw i wolności innych podmiotów, w tym przez konstytucyjnie gwarantowane prawo do ochrony życia prywatnego.
W ocenie RPO przepisy przewidujące szeroki zakres udostępnianych w rejestrze umów informacji, w tym umów wszystkich pracowników, imienia i nazwiska oraz wartość wynagrodzenia - budzi uzasadnione obawy społeczeństwa co do możliwości naruszenia prawa do prywatności pracowników jednostek sektora finansów publicznych.
Kolizja prawa do prywatności i prawa do informacji publicznej
Zdaniem rzecznika, nie budzi wątpliwości zawarcie w rejestrze informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji. Powinno się to odbywać z poszanowaniem ochrony godności tych osób, a przede wszystkim z uwzględnieniem standardów wyznaczonych przez Trybunał Konstytucyjny i sądy administracyjne. Dotyczy to m.in. precyzyjnego ustalenia, kto jest osobą pełniącą funkcje publiczne oraz stwierdzenie istnienia adekwatnego związku między żądaną informacją o osobie a pełnieniem przez tę osobę funkcji publicznej.
Cena promocyjna: 152.09 zł
|Cena regularna: 169 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 126.75 zł
Informacja publiczna nie obejmuje wszystkich pracowników urzędów czy też publicznych jednostek organizacyjnych. W związku z tym udostępnienie w rejestrze umów informacji o wydatkowaniu środków publicznych na konkretne stanowiska pracy, osób nie będących osobami pełniącymi funkcje publiczne, nie może być powiązane z imieniem i nazwiskiem danego pracownika.
Rzecznik zwraca też uwagę, że czasami udostępnienie informacji publicznej o wysokości wynagrodzenia na określonym stanowisku może wprost wskazywać na konkretną osobę fizyczną. Dochodzi wtedy do kolizji dwóch konstytucyjnych praw jednostki, tj. prawa do prywatności i prawa do informacji publicznej.
Zaniepokojenie rzecznika budzi też brak ustawowej podstawy do uregulowania wzoru jawnego rejestru umów. Marcin Wiącek zwrócił się więc do Premiera jako wykonującego obowiązki Ministra Finansów, o wyjaśnienia i wskazanie, w jaki sposób dane będą wprowadzane do rejestru. A także o informacje o planowanych szkoleniach i podobnych działaniach.
Sprawdź również książkę: Ochrona danych osobowych a dostęp do informacji publicznej i ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego. Próba zdefiniowania relacji w pol >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.