Dokument opublikowany na stronach Urzędu Zamówień Publicznych „Analiza dobrych praktyk w zakresie realizacji umów IT” ma uświadomić zamawiającym jak ważne jest prawidłowe przygotowanie przetargu, na podstawie którego będzie realizowana usługa informatyczna. Największym problem sprawia bowiem brak równości stron, na co od wielu lat zwracają uwagę firmy informatyczne startujące w przetargach.

UZP rekomenduje dobre praktyki w zakresie umówi IT i dialogu technicznego>>

Jak pisze "DGP", zamawiający najchętniej przerzucaliby na wykonawców wszystkie możliwe ryzyka, nie bacząc na to że nie zawsze działa to na korzyść tych pierwszych. Zachowanie w umowie równowagi pomiędzy interesami stron jest rozwiązaniem tej sytuacji. Autorzy opracowanej analizy wskazują, że rozkładając ryzyko, warto je szczegółowo opisać. Jako przykład można wskazać postanowienia dotyczące personelu. Gdy pewien pracownik będzie zastępowany innym, zamawiający powinien mieć możliwość weryfikacji, czy nowy pracownik posiada co najmniej te same kompetencje i doświadczenie.

– Ukształtowanie umowy w sposób zapewniający równowagę – bez przenoszenia całej odpowiedzialności i całego ryzyka na wykonawcę – może przynieść zamawiającemu znaczne korzyści ekonomiczne. W takiej sytuacji wykonawcy nie muszą uwzględniać w cenach ofertowych możliwości skorzystania przez zamawiającego z uprawnień niedostosowanych do rzeczywistych potrzeb związanych z ochroną jego interesów – stwierdza Michał Bugajło, radca prawny spółki Comarch.

– Takie podejście zwiększa też szanse na uzyskanie korzystniejszej oferty. Umowy jednostronnie korzystne dla zamawiającego mogą bowiem zniechęcić część wykonawców do udziału w przetargu, a w skrajnych przypadkach mogą nawet skutkować brakiem ofert – dodaje.

Trudne zamówienia na systemy informatyczne >>

Istotne jest także dokładne określenie w umowie sposobu weryfikacji jakości. Najlepiej skorzystać z usług niezależnych audytorów, na co zwróciła uwagę Polska Izby Informatyki i Telekomunikacji w grudniowym stanowisku dot. problemów z systemem stworzonym dla Krajowego Biura Wyborczego.Ponadto, postanowienia dotyczące weryfikacji działania systemów powinny być elastyczne.

– Niestety, w umowach IT najczęściej brakuje elementów je uelastyczniających, wśród których ważny jest chociażby system odbiorów warunkowych. W pewnych przypadkach zamawiający może być bowiem zainteresowany eksploatacją systemu, mimo że zawiera on jeszcze pewne usterki – zaznacza Xawery Konarski, adwokat w kancelarii Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy, jeden z autorów analizy.

– Do postanowień tego rodzaju zaliczyć należy również klauzule określające zasady wprowadzania dopuszczalnych zmian w umowie. Obecne przepisy istotnie ograniczają możliwość ich dokonywania, o ile nie przewidziano tego w specyfikacji i umowie, a z kolei praktyka wdrożeń IT wskazje, że często są one nieodzowne z przyczyn niezależnych od stron – dodaje.

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna