Prezydent miasta określił dłużnikowi alimentacyjnemu należność do zwrotu z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego. W związku z brakiem możliwości doręczenia decyzji bezpośrednio adresatowi została ona doręczona w trybie zastępczym. Po odebraniu decyzji skarżący wniósł od niej odwołanie. SKO stwierdziło uchybienie terminu do wniesienia odwołania.

WSA rozpoznając skargę wskazał, iż obok doręczenia właściwego, ustawodawca dopuścił w procedurze administracyjnej instytucję o charakterze domniemania doręczenia, o których mowa w art. 43 i art. 44 k.p.a. zezwalając na ich zastosowanie w przypadku niemożności doręczenia przesyłki bezpośrednio adresatowi. Sąd podkreślił jednak, iż doręczenie zastępcze jest instytucją ściśle sformalizowaną i w związku z tym wymaga dla swojej skuteczności spełnienia wszystkich określonych przez prawo wymagań.

WSA uznał, iż w sprawie na jednym druku potwierdzenia odbioru zamieszczono wszystkie, wymagane dla skuteczności doręczenia zastępczego adnotacje, które dotyczyć powinny jednak dwóch odrębnych czynności. Pierwszej, polegającej na pozostawieniu awiza z informacją o dacie i miejscu przechowywania przesyłki oraz możliwości jej odbioru w terminie 14 dni oraz drugiej czynności, która następuje wyłącznie wtedy, gdy adresat nie odbierze przesyłki. Ta druga czynność polega na pozostawieniu adresatowi powtórnego awiza z powtórzoną informacją o możliwości odbioru terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. W aktach sprawy brak jest pierwszego awiza pozwalającego przyjąć, iż w rzeczywistości doręczyciel wykonał swoje obowiązki w sposób wymagany treścią art. 44 § 2 i 3  k.p.a.  Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, iż nie można skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia. Aby organ administracji mógł przyjąć zaistnienie materialnoprawnego skutku doręczenia pisma stronie w trybie doręczenia zastępczego, zwrotne potwierdzenie odbioru nie może budzić wątpliwości, co do prawidłowości wypełnienia wszystkich warunków tej formy doręczenia.

Ponadto WSA podkreślił, iż w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy lub upoważnioną osobę dopuszczalne jest jego przechowywanie w urzędzie właściwej (ze względu na adresata) gminy. Pojęcie "urząd gminy" należy ustalać w oparciu o ustawę o samorządzie gminnym i jej art. 33 ust. 1, w którym urząd gminy oznacza aparat pomocniczy wójta. Tymczasem miejsce przechowywania decyzji organu I instancji, co do której zastosowano fikcję doręczenia, określono w sposób nie tylko nieprecyzyjny, ale przede wszystkim w sposób sprzeczny z wyraźnymi wymaganiami art. 44 § 1 pkt 2  k.p.a.  Jeżeli adnotacja doręczyciela miała dotyczyć siedziby miejskiego ośrodka pomocy społecznej, to zauważyć należy, że instytucja ta nie jest tożsama z urzędem gminy w rozumieniu art. 33 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, gdyż jest jednostką organizacyjną gminy. Kancelaria tej jednostki nie została uprawniona do wykonywania czynności, których spełnienie wymagane jest bezwarunkowo dla doręczenia zastępczego – uznał WSA w Gliwicach.

Na podstawie: Wyrok WSA w Gliwicach z 15 listopada 2012 r., sygn. akt IV SA/Gl 1668/11, nieprawomocny

Przydatne materiały:
 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)
Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.)