Jak prawidłowo zorganizować w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego lub w innej jednostce budżetowej, gospodarkę mieniem trwały i ruchomym w kontekście przypisania i rozłożenia odpowiedzialności. Wątpliwości nasze dotyczą głównie: kategorii i zakresu odpowiedzialności jaki można przypisać grupie pracowników bądź wyznaczonemu pracownikowi jednostki budżetowej w stosunku do mienia posiadanego przez jednostkę jak:
a) urządzenia biurowe i inne wyposażenie stanowisk pracy urzędników znajdujących się w zamykanych pokojach, do których dostęp mają również osoby zapewniające utrzymanie czystości,
b) urządzenia i wyposażenie znajdujące się na powierzchni korytarzy urzędu,
c) lokale, budynki i budowle zajmowane pod działalność statutową lub nie związane z działalnością statutową,
oraz jak należy skutecznie przypisać właściwy zakres odpowiedzialności konkretnym osobom, by prawidłowo wypełniać obowiązek ochrony mienia. (Lokal urzędu jest monitorowany automatycznie przez system ochrony)?

Odpowiedź

Odpowiedź na pytanie jak prawidłowo zorganizować w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego lub w innej jednostce budżetowej, gospodarkę mieniem trwały i ruchomym w kontekście przypisania i rozłożenia odpowiedzialności należy właściwie do sfery zagadnień dotyczących organizacji i zarządzania w jednostkach sektora administracji publicznej i samorządu. Prawidłowa organizacja gospodarki mieniem trwałym i ruchomym zależy od przyjętych w jednostce regulaminów, procedur i standardów postępowania w tym zakresie czyli wewnętrznych regulacji obowiązujących w jednostce.

Natomiast kwestia uregulowania zasad odpowiedzialności jaką można przypisać pracownikom z tytułu powierzenia mienia wynika z regulacji obowiązujących przepisów prawa.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy - dalej k.p. , pracownikowi można powierzyć z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się: pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności oraz narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze. W przypadku powierzenia takich przedmiotów odpowiada on w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione wyżej, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (art. 124 k.p. ). Od odpowiedzialności za powierzone mienie pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta na piśmie przez pracowników z pracodawcą. Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.
Zakres i szczegółowe zasady odpowiedzialności za powierzone mienie regulują dodatkowo przepisy: rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (tekst jedn.: Dz. U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu (tekst jedn.: Dz. U. z 1996 r. Nr 143, poz. 662).
W odniesieniu natomiast do określonych w pytaniu zasad skutecznego przypisania właściwego zakresu odpowiedzialności konkretnym osobom, tak aby prawidłowo wypełniać obowiązek ochrony mienia to kwestię takiej odpowiedzialności jej zasady, zakres i pozostałe elementy powinna regulować umowa cywilnoprawna zawarta w przewidzianym prawem trybie w zakresie ochrony osób i mienia z podmiotem tym się zajmującym. W umowie takiej strony mogą swobodnie kształtować jej treść tak aby była zgodna z prawem, zasadami współżycia społecznego oraz naturą regulowanego stosunku zobowiązaniowego.

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego Administracja

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1998 r. Nr 21, poz. 94)