Z projektu nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorców datowanego na 22 sierpnia 2023 r., wynika, że Ministerstwo Cyfryzacji chce wprowadzić okres przejściowy dla e-doręczeń do 31 grudnia 2025 r. Jak uzasadnia, ma to zapewnić skuteczne wdrożenie e-doręczeń w podmiotach publicznych. W tym czasie podmioty publiczne będą mogły stopniowo dostosowywać się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji, tj. dostosować organizacyjnie urzędy, wprowadzić systemy elektronicznego obiegu dokumentów (systemy klasy EZD) oraz poznać, jak działają e-doręczenia.
Resort wyjaśnia, że do końca 2025 r. zostanie zapewniona równoważność doręczenia za pośrednictwem operatora pocztowego, ePUAP oraz innych systemów z e-doręczeniami. Przy czym zastrzega, że wprowadzane rozwiązania będą promować doręczanie korespondencji z wykorzystaniem e-doręczeń.
Ministerstwo Cyfryzacji planuje jednocześnie prowadzić działania pozalegislacyjne, zachęcające podmioty publiczne do wdrażania systemów klasy EZD.
______________________________
E-doręczenia już wkrótce będą obowiązkowe dla podmiotów publicznych i przedsiębiorców Sprawdź, jakie są podstawy prawne i od kiedy zaczną obowiązywać nowe przepisy. Przeczytaj: E-doręczenia, czyli nowy sposób komunikowania się z administracją publiczną >>
---------------------------------------
Bez zmian pozostaje obowiązek uzyskania przez podmioty wskazane w ustawie o doręczeniach elektronicznych adresu do doręczeń elektronicznych do dnia określonego w komunikacie wydanym na podstawie art. 155 ust. 10 ustawy o doręczeniach elektronicznych.
Ministerstwo wskazuje, że w okresie przejściowym podmiot publiczny będzie kierował korespondencję do podmiotu niebędącego podmiotem publicznym na adres do doręczeń elektronicznych – jeśli odbiorca taki adres posiada – zgodnie z obowiązującymi przepisami k.p.a. i ordynacji podatkowej. Jeśli odbiorca nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych, to korespondencja może być kierowana w dotychczasowy sposób, tj. zgodnie z przepisami k.p.a. i ordynacji podatkowej w brzmieniu sprzed nowelizacji tj. korespondencja będzie kierowana przez operatora pocztowego, chyba że jest do odpowiedź na wniosek złożony przez ePUAP - w takim przypadku korespondencja będzie kierowana przez ePUAP.
Wciąż wiele kłopotów z wdrożeniem
Z badań przeprowadzonych przez resort cyfryzacji wśród użytkowników ePUAP wynika, że zaledwie 25 proc. podmiotów publicznych korzysta z systemów klasy EZD, czyli elektronicznego zarządzania dokumentacją, ale nawet w przypadku tych, które korzystają z EZD, bardzo często ten system jest jedynie wspierający i służy do ewidencjonowania korespondencji. Natomiast obieg dokumentów i tak pozostaje papierowy. Z badań tych wynika również, że aż 70 proc. podmiotów publicznych nie złożyło nawet wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych, a w pozostałe 30 proc. - uczyniło to dopiero w listopadzie i grudniu 2023 roku. Przeczytaj także: Kłopoty podmiotów publicznych z wdrożeniem e-doręczeń
Ministerstwo Cyfryzacji przyznaje, że wdrożenie e-doręczeń wiąże się ze znacznymi zmianami organizacyjnymi w podmiotach publicznych, takimi jak:
- zapewnienie elektronicznego obiegu dokumentów,
- zmiana sposobu nadawania korespondencji (z papierowej na elektroniczną oraz z ePUAP na e-doręczenia),
- zapewnienie archiwizacji elektronicznych dokumentów,
- zapoznanie się z nowym narzędziem – usługi PURDE i PUH,
- zapewnienie podpisów elektronicznych dla upoważnionych osób,
- nadanie uprawnień i zapewnienie dostępu do skrzynki e-doręczeń uprawnionym pracownikom.
Stąd konieczność wprowadzenia okresu przejściowego.
MC doprecyzowało, kto wnioskuje o adres
Projekt nowelizacji dodaje też do art. 12. regulacje, z których wynika, że tworzy się wyłącznie jeden adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla urzędów gmin, starostw powiatowych i albo urzędów marszałkowskich, z uwzględnieniem ust. 1b. Przepis ust. 1b stanowi, że dla każdej jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego tworzy się odrębny adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Resort wyjaśnia, że to rozwiązanie jest odpowiedzią na apele jednostek samorządu terytorialnego. Obecnie ustawa o doręczeniach elektronicznych nie precyzuje, czy o adres do doręczeń elektronicznych wnioskować powinien organ, czy urząd obsługujący ten organ. W efekcie:
- część jst założyła adresy do doręczeń elektronicznych na gminę/powiat/województwo,
- część na urząd gminy/starostwo powiatowe/urząd marszałkowski,
- albo na jedno i na drugie.
Skutkuje to niejednolitym sposobem zakładania adresów do doręczeń elektronicznych w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) i trudnościami w wyszukiwaniu adresów.
Ministerstwo Cyfryzacji opanowało też bałagan, który powstał w poprzedniej wersji projektu z którego wynikało, że samorządowe instytucje kultury oraz samorządowe osoby prawne są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od dnia określonego w komunikacie wydanym przez ministra cyfryzacji. Tymczasem jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego od dnia określonego w komunikacie, a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r. Zmiana zaproponowana przez MC zapewni, że jednostki samorządu terytorialnego oraz podległe im podmioty będą miały obowiązek korzystania z PURDE i PUH w tych samych terminach.
Problem masowych wysyłek
Ministerstwo Cyfryzacji przychyliło się do jeszcze jednego apelu samorządowców. W projekcie, w zmienianym art. 147 ustawy o doręczeniach elektronicznych dodaje się ust. 5. Reguluje on, że jeżeli względy organizacyjne polegające na wysłaniu dużej liczby korespondencji w krótkim czasie utrudniają organowi administracji doręczenie pism na adres do doręczeń elektronicznych, to doręczenie może nastąpić w dotychczasowy sposób, tj.
- przesyłką rejestrowaną albo
- przez pracowników organu.
W czasie dotychczasowych konsultacji samorządy podnosiły, że ze względu na niewystarczające przygotowanie do stosowania e-doręczeń mogą one mieć problem z odpytywaniem BAE przy wysyłkach korespondencji na szeroką skalę (np. wymiarowanie podatku). Jest to duże przedsięwzięcie organizacyjne w jst, które wymaga dopracowania procedur i przeszkolenia pracowników. Dlatego też w okresie przejściowym wprowadza się zapis, który umożliwi organom rezygnację z doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych w takich wyjątkowych sytuacjach, jak wysyłka masowa korespondencji.
Doprecyzowanie przepisów dla komercyjnego dostawcy usługi
Projektowana nowela wprowadza też zmiany w art. 26 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Przepis zostanie rozszerzony i uzupełniony w koniecznym zakresie, który pozwoli na zidentyfikowanie, czy podmiot niepubliczny posiadający adres do doręczeń elektronicznych powiązany z PURDE (Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego) korzysta również z usług dodatkowych Operatora Wyznaczonego (OW).
Taka zmiana ułatwi prowadzenie korespondencji między dwoma podmiotami niepublicznymi, z których jeden posiada adres do doręczeń elektronicznych powiązany z PURDE. Dostawca usługi komercyjnej będzie wówczas wiedział, czy klient OW będący podmiotem niepublicznym korzysta z usługi dodatkowej i czy może mu doręczyć korespondencję od swojego klienta, który również jest podmiotem niepublicznym. Brak takiej zmiany niesie ze sobą ryzyko, że komercyjny dostawca usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (RDE) doręczy korespondencję do klienta OW będącego podmiotem niepublicznym, który nie aktywował usługi dodatkowej OW. Wówczas taka korespondencja nie zostanie doręczona i brak będzie informacji o przyczynie braku doręczenia.
Pierwotnie system e-doręczeń miał zacząć obowiązywać od końca 2023 roku, jednak kilka dni przed wejściem w życie termin został przesunięty przez ministra cyfryzacji na 1 października 2024 roku, a w połowie lipca tego roku został on przesunięty na 1 stycznia 2025 r.
______________________________
E-doręczenia już wkrótce będą obowiązkowe dla podmiotów publicznych i przedsiębiorców Sprawdź, jakie są podstawy prawne i od kiedy zaczną obowiązywać nowe przepisy. Przeczytaj: E-doręczenia, czyli nowy sposób komunikowania się z administracją publiczną >>
---------------------------------------
Cena promocyjna: 103.2 zł
|Cena regularna: 129 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 116.1 zł
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
