Oferta musi być pisemna pod rygorem nieważności

Oferta w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinna zostać złożona w formie pisemnej pod rygorem nieważności albo za zgodą zamawiającego w postaci elektronicznej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym - pisze Paweł Wójcik, współpracujący z LEXZamówienia Publiczne.

Ustawa – Prawo zamówień publicznych (p.z.p.) nie definiuje pojęcia pisemności. Nie znajdziemy więc w niej odpowiedzi na pytanie, kiedy forma oferty spełnia wymóg pisemności. Należy jej poszukiwać w przepisach kodeksu cywilnego, a konkretnie w art. 78. Zgodnie z tą regulacją do zachowania formy pisemnej czynności prawnej – a taką jest złożenie oferty, wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. W art. 78 ust. 1 k.c. sformułowano zatem przesłanki uznania formy oświadczenia woli za pisemną. Będą nią: własnoręczność podpisu oraz złożenie go na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Kiedy jednak będziemy mieli do czynienia z podpisem? Na pewno nie spełni wymogu własnoręczności podpisu opatrzenie dokumentu podpisem maszynowym np. za pomocą faksymille (zob. Wyrok SN z dnia 8 maja 1997 r. II CKN 153/97). Przyjmuje się, iż musi to być „znak ręczny określonej osoby pozwalający na jej identyfikację” (Postanowienie NSA z dnia 25 października 2010 r. II FZ 524/2010). Podpis musi pozwalać na identyfikację podpisującego, na dopasowanie uczynionego na dokumencie znaku do określonej osoby. Podpis może być czytelny albo nieczytelny.

Czy brak podpisu wykonawcy na formularzu ofertowym skutkuje odrzuceniem oferty? >>

Z podpisu czytelnego każdy z łatwością odczyta kto go złożył. Zwykle pojawi się w nim bowiem nazwisko i imię albo choćby pierwsza litera imienia. Brak czytelności podpisu, pomimo długich sporów w doktrynie, nie pozbawia jednak go doniosłości. Nadal jest on ważny. Koniecznym jest jednak, aby zawierał cechy indywidualizujące osobę go składającą np. określony i stały układ graficzny.

W przypadku składanej oferty zwykle podpisowi towarzyszy pieczątka imienna pozwalająca na identyfikację wystawcy nieczytelnego podpisu. Brak takiej pieczęci nie będzie jednakże powodował wadliwości oferty, jeżeli tylko zamawiający będzie w stanie ustalić kto, złożył podpis np. poprzez porównanie z podpisami na innych załączonych dokumentach.

Pieczęć imienna nie zastąpi podpisu >>

Niewłaściwej formy podpisu na ofercie np. jego kopii albo wręcz jego braku nie można uzupełnić. Oferta taka będzie nieważna na podstawie art. 82 ust. 2 p.z.p. w zw. z art. 73 § 1 kc i jako taka podlegać będzie odrzuceniu.

W jakim miejscu oferty podpis osoby upoważnionej powinien zostać złożony? Nie jest to wbrew pozorom sprawa oczywista. Bez wątpienia podpis powinien znajdować się pod całą treścią oświadczenia woli. Wówczas jedynie będzie on sankcjonował całą treść oświadczenia. To co znajduje się pod podpisem należałoby uznać za nieobjęte oświadczeniem woli. Nie oznacza to jednakże, iż zawsze tak będzie. Nagminnym jest bowiem stosowanie technicznego zabiegu polegającego na wyodrębnieniu tzw. formularza oferty, do którego załącznik stanowi dopiero merytoryczna jej treść. Wówczas podpis składany jest na końcu formularza oferty, a nie na merytorycznym załączniku, co nie pozbawia tego ostatniego znaczenia. Niemniej jednak w takiej sytuacji nie budzi żadnej wątpliwości intencja osoby składającej podpis, podobnie jak w przypadku umowy i załączników do niej.

W przypadku dokumentów wielostronicowych np. umów należy jednak pamiętać, iż złożenie podpisu na ostatniej stronie takiego dokumentu – załączniku do umowy, zamiast w miejscu ku temu wyznaczonym, świadczyć będzie o dochowaniu formy pisemnej (zob. np. Wyrok SA w Rzeszowie z dnia 21 czerwca 2012 r. I ACa 119/2012). Podobną zasadę należy zastosować w przypadku ofert. Wymaga to zatem od zamawiającego każdorazowo wnikliwej analizy czy podpis został rzeczywiście złożony i czy uczyniono to w sposób prawidłowy.

Zasadą jest, iż ofertę (oświadczenie woli) podpisać może jedynie osoba posiadająca umocowanie do reprezentowania wykonawcy. Umocowanie to winno wynikać ze stosownego dokumentu pełnomocnictwa, którego oryginał lub kopia poświadczona notarialnie winna zostać załączona do oferty (zob. art. 99 § 1 k.c.).

Zamawiający często stawiają wymóg parafowania, a nawet podpisania każdej strony oferty. Są to wymogi nic nie wnoszące do samej czynności złożenia oferty. Parafa służy wyłącznie zaznaczeniu, iż osoba ją składająca zapoznała się z treścią dokumentu i stawiając parafę zabezpiecza go de facto przed zmianą. Taka jest także jej rola w zamówieniach publicznych. Jest to jedynie wymóg formalny, którego niedochowanie przez wykonawcę nie może mieć żadnych negatywnych dla niego skutków. W zakresie formułowania wymogu podpisania każdej strony oferty wypowiadała się już Krajowa Izba Odwoławcza jednoznacznie negatywnie oceniając sens tego rodzaju praktyki (zob. Wyrok KIO z dnia 2 lipca 2012 r. KIO 1291/12).

Ustawodawca formułując wymóg pisemności oferty powiązał go z najmocniejszym spośród rygorów – rygorem nieważności. Wskazuje to jednoznacznie na konieczność szczególnie starannej weryfikacji przez zamawiającego formy oferty. Pamiętać jednocześnie należy, iż różne dokumenty i oświadczenia składane wraz z ofertą składane są w różnych formach i nie powinno to wprowadzać w błąd co do prawidłowości podpisania samej oferty.