Centralny Rejestr Umów od 2026 roku

Centralny Rejestr Umów (CRU), w którym raportować mają wszystkie jednostki sektora finansów publicznych (ok. 60 tys. podmiotów) ma wystartować 1 stycznia 2026 r. Jego celem jest zwiększenie przejrzystości finansowej oraz jawności w działaniach administracji publicznej, umożliwiając obywatelom dostęp do informacji o umowach zawieranych przez wszystkie jednostki sektora finansów publicznych m.in. samorządy terytorialne, szkoły, urzędy, uczelnie, SPZOZ. Obowiązek utworzenia rejestru nałożyła na Ministerstwo Finansów ustawa z 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – kodeks karny oraz niektórych innych ustaw, która wprowadziła zmiany w ustawie o finansach publicznych (ufp). Termin startu początkowo - 1 lipca 2022 r. był przesuwany. Jednym z powodów były nieprecyzyjne przepisy, jak rejestr ma funkcjonować. Nowe, od ponad roku opracowuje Ministerstwo Finansów wspólnie z zespołem, do którego weszli przedstawiciele samorządu terytorialnego, NGO, eksperci z zakresu danych osobowych. Projekt wkrótce ma zostać upubliczniony w Rządowym Centrum Legislacji. Dotarliśmy do rozwiązań zaproponowanych przez Ministerstwo Finansów.

Przeczytaj więcej: Termin wejścia w życie rejestru umów 500+ przesunięty

Pułap 10 tys. zł wzbudza spory

W projekcie proponuje się podniesienie progu wartości umów, które mają trafiać do CRU z 500 do 10 tys. złotych. Ministerstwo proponuje, aby w rejestrze udostępniane były informacje o umowach stanowiących zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z 11 września 2019 r. − Prawo zamówień publicznych, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki:

wartość umowy jest większa lub równa 10 000 zł;
umowa została zawarta w formie pisemnej, elektronicznej, aktu notarialnego lub dokumentowej w postaci dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Przez wartość umowy ministerstwo rozumie „całkowitą wartość umowy bez VAT, uwzględniającą wartości opcji oraz wznowień”. W przypadku, gdy umowa została zawarta na czas nieoznaczony, wartość umowy stanowi wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania umów. Resort wyjaśnił, że podniesienie progu kwotowego wynika m.in. ze zgłoszeń jednostek finansów publicznych i ich obaw o koszty raportowania.

Katarzyna Batko–Tołuć, członek zarządu z Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska uważa, że wskutek lobbingu ze strony jednostek samorządu terytorialnego, idea Centralnego Rejestru Umów rozmywa się. Wprowadzenie wysokich progów kwotowych nie odda obrazu, jak wydawane są publiczne pieniądze. Nie przekonują ją też argumenty o obciążeniach związanych z funkcjonowaniem rejestru.

- Nagle okazało się, że się nie da, że system informatyczny sobie nie poradzi czy też, że nie poradzą sobie podmioty zobowiązane do przekazywania informacji o umowach. Gdyby komuś zależało na systemowym rozwiązaniu, to system by sobie poradził. Tak jak radzi sobie codziennie z paragonami, które polscy przedsiębiorcy muszą wprowadzać do systemu, a to są o wielkości nieporównywalne z umowami zawieranymi przez samorządy. W Czechach nie ma nawet progów kwotowych, a dali tam radę wdrożyć taki system razem z treścią umów. Tymczasem państwo polskie twierdzi, że nie jest w stanie podać metadanych o zawartych umowach – wskazuje Katarzyna Batko–Tołuć.

Pułapu 10 tys. zł broni Grzegorz Bebłowski doradca samorządowy i administracyjny przy Ogólnopolskim Porozumieniu Organizacji Samorządowych, który uczestniczy w pracach nad projektem.

- To kwota wyważona. Ci, którzy krytykują to rozwiązanie, nie biorą pod uwagę kosztów obciążenia JSFP, które będą musiały generować te dane. Ponadto pułap 10 tys. jest wciąż przedmiotem konsultacji publicznych, a z propozycji wynika, że od tego pułapu będzie obowiązek rejestracji umowy, nie ma przeszkód aby podmioty publikowały umowy o mniejszej wartości. Uważam, że cały zaproponowany projekt to kompromis mocno wyważony - komentuje Grzegorz Bebłowski.

- Z perspektywy metropolii, to nie jest wysoki pułap. Na kwotę 10 tys. zł opiewa statystyczna faktura za na przykład wodę czy ciasteczka, jeśli zakupy dotyczą całego urzędu- mówi Dorota Bąbiak – Kowalska, radca prawny, dyrektor biura Unii Metropolii Polskich. Przypomina, że duże miasta już od dawna prowadzą takie własne rejestry umów. Dlatego UMP postuluje, aby już funkcjonujące rejestry zintegrować w jakiś sposób z tym, który ma powstać.

Przeczytaj również:

Zobacz wzór dokumentu w LEX: Ocena skutków dla ochrony danych osobowych dla rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych > >

Jaki zakres danych?

Nowa propozycja rozszerza zakres danych, jakie mają być ujawnione w rejestrze. MF proponuje, aby znalazły się tam co najmniej następujące dane:

numer umowy, o ile taki nadano
data zawarcia umowy,
czas, na jaki zawarto umowę,
oznaczenie stron,
wskazanie ogólnego przedmiotu umowy,
wartość umowy,
status umowy (np. obowiązująca, zakończona, niezrealizowana, w trakcie aneksowania itp.).
informacje o środkach pochodzących z budżetu UE oraz Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA)
przyczynie dokonania aktualizacji umowy

W rejestrze ma pojawić się także informacja o wyłączeniu jawności umowy – jeżeli jego podstawą będzie ochrona informacji niejawnych czy inne tajemnice ustawowo chronione. Jako osobne podstawy do wyłączenia wskazano także prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy oraz zasady związane z przymusową restrukturyzacją. W CRU nie będą także ujmowane umowy związane z zakupem broni, amunicji i bezpieczeństwem państwa. Podmiotowo mają być wyłączone także służby specjalne i placówki zagraniczne. Ministerstwo wskazuje, że z obowiązku udostępniania wyłączone będą informacje z zakresu prawa pracy, co było wcześniej przedmiotem licznych kontrowersji ze strony ekspertów z zakresu ochrony danych osobowych.

Kto, od kiedy i jak długo?

Autorzy projektu doprecyzowali, kto jest odpowiedzialny za realizację obowiązków. To:

kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest obowiązany udostępniać i aktualizować informacje o umowach zawartych przez tę jednostkę sektora finansów publicznych lub na jej rzecz w Centralnym Rejestrze Umów.
w przypadku umowy zawartej przez jedną jednostkę sektora finansów publicznych na rzecz innej jednostki sektora finansów publicznych, obowiązki wykonuje kierownik tej jednostki, na rzecz której zawarto tę umowę.
w przypadku umowy zawartej na rzecz wielu jednostek sektora finansów publicznych, obowiązki wykonują kierownicy tych jednostek, na rzecz których zawarto tę umowę w zakresie, w jakim informacje o tej umowie odnoszą się do poszczególnych jednostek, których są kierownikami.

Kierownik jednostki sektora finansów publicznych będzie administratorem danych udostępnionych przez siebie w CRU. Będzie także wyznaczał użytkowników konta w systemie upoważnionych do zarządzania tym kontem. Projekt określa, że informacje o umowach udostępniane będą bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 30 dni od daty zawarcia umowy lub aktualizacji informacji o umowie (do tej pory 14 dni). Co ważne, z przepisów wyrzucono regulacje o karach dla kierowników JSFP, którzy nie zrealizują obowiązku.

MF w nowej propozycji projektu dodało też przepisy o retencji danych. Mają one być usuwane z Centralnego Rejestru Umów po upływie pięciu lat, licząc od końca roku, w którym upłynął określony w CRU termin obowiązywania umowy.

- To termin, który godzi różne interesy. 5 lat jest okresem dla realizacji celów tego rejestru wystarczającym, z drugiej strony nie powoduje, że dane te są przetwarzane nadmiarowo. Należy także pamiętać, że te dane będą potem mogą być udostępniane w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej. Czyli po tych pięciu latach nie kończy się ewentualna kontrola społeczna nad nimi. One tylko nie będą dostępne w internecie i obrót nimi będzie następował w odrębnym trybie – wyjaśnia dr hab. Agnieszka Piskorz-Ryń, prof. Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego, uczestnicząca jako ekspert w pracach zespołu konsultacyjnego.

Projekt wprowadza jednocześnie zmiany w ustawie o dostępie do informacji publicznej. Ma pojawić się w nim przepis, podkreślający, że informacje o umowach udostępniane w Centralnym Rejestrze Umów zwalniają jsfp z udostępniania tych informacji w odpowiedzi na wniosek w trybie przepisów o dostępie do informacji publicznej.

Zobacz w LEX: Rejestr umów - instrukcja > >

Szczegóły funkcjonowania rejestru w rozporządzeniach

Ministerstwo Finansów zostawia sobie też furtkę do szybkich zmian. Szczegółowy zakres informacji udostępnianych w rejestrze oraz szczegółowy sposób określania wartości umowy ma zostać doprecyzowany w rozporządzeniach. Ministerstwo uzasadnia to, koniecznością zapewnienia kompletności, jednolitości i przejrzystości udostępnianych informacji.

W akcie wykonywanym mają znaleźć się też informacje dotyczące szczegółowego zakresu danych przekazywanych m.in. we wniosku o założenie konta w systemie, sposobie i trybie składania wniosku o założenie konta, warunki korzystania z tego konta i uwierzytelniania go, zakres korzystania z konta w systemie, sposób wyszukiwania i wglądu do informacji o umowach.

- Idea doszczegółowiania ustawy była mocno dyskutowana. Przeniesienie części uregulowań do rozporządzenia to dobre posunięcie, bo jeśli będą jakieś praktyczne sygnały dotyczące na przykład wątpliwości jak stosować przepisy, czy problemy w praktyce, to łatwiej zmienić rozporządzanie niż przeprowadzić procedurę nowelizacji ustawy – uważa dr hab. Agnieszka Piskorz-Ryń. Rozwiązanie to chwali także Dorota Bąbiak – Kowalska. W razie problemów przepisy będzie można łatwiej doprecyzować.

Grzegorz Bebłowski podkreśla też, że choć rejestr wystartuje 1 stycznia 2026 roku, to obowiązek dla kolejnych podmiotów ma być wprowadzany stopniowo. W pierwszym etapie ma objąć duże instytucje sektora finansów publicznych, w drugim - od 1 lipca 2026 r. także samorządy, w trzecim - od 1 stycznia 2027 r. także mniejsze podmioty. To pozwoli kolejnym grupom przygotować się do nowego obowiązku i da czas na przetestowanie systemu.

Projekt ustawy zmieniającej ustawę o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw, ustawę o finansach publicznych oraz ustawę o dostępie do informacji publicznej uzyskał we wtorek wpis do wykazu prac legislacyjnych rządu.

Zobacz także w LEX: Zamówienia podprogowe z uwzględnieniem centralnego rejestru umów > >