Rejestr umów jednostek sektora finansów publicznych od 2026 r

Utworzenie centralnego rejestru umów narzuciła ustawa z 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – kodeks karny oraz niektórych innych ustaw. Wprowadziła ona zmiany w ustawie o finansach publicznych (ufp), tworząc rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych (art. 34a ust. 1 ufp). Cel wprowadzenia rejestru to przede wszystkim zwiększenie przejrzystości sektora finansów publicznych.

Zgodnie z ustawą, rejestr umów będzie systemem teleinformatycznym w rozumieniu ustawy z o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne. Obowiązek ma objąć ok. 50 tysięcy podmiotów sektora finansów publicznych, m.in. organy władzy publicznej, jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki; jednostki budżetowe; samorządowe zakłady budżetowe; agencje wykonawcze; instytucje gospodarki budżetowej; państwowe fundusze celowe; ZUS i KRUS i zarządzane przez nie fundusze; NFZ; SPZOZ; uczelnie publiczne.

Rejestr miał wystartować 1 lipca 2022 r., ale pod wpływem głosów krytycznych, także pochodzących od samego resortu finansów, termin jego wejścia w życie przesunięto początkowo na 1 stycznia 2024 r., a później na 1 stycznia 2026 roku. Ten czas ustawodawca dał ministerstwu na doprecyzowanie przepisów, usunięcia kolizji z innymi oraz stworzenie systemu teleinformatycznego. Przeczytaj więcej: Termin wejścia w życie rejestru umów 500+ przesunięty i Rząd ma półtora roku na poprawienie przepisów o rejestrze umów.

Ministerstwo Finansów przewraca projekt

Na początku września Ministerstwo Finansów przedstawiło propozycję przepisów dotyczących funkcjonowanie rejestru działającemu przy resorcie zespołowi złożonemu m.in. z przedstawicieli samorządu terytorialnego, NGO, ekspertów zakresu danych osobowych.

Do tej pory rejestr umów nazywany był rejestrem umów 500 plus, bo umowy od kwoty 500 zł miały trafiać do bazy. Wartość ta była krytykowana. Wskazywano, że nie uwzględnia inflacji i przy takiej kwocie do bazy będzie trafiać około 100 mln danych rocznie. Resort zaproponował, aby do rejestru wprowadzano umowy, których wartość wyniesie ponad 10 tys. zł bez VAT. Przedstawiciele sieci obywatelskiej Watchdog Polska mają wątpliwości czy w przypadku małych gmin taka kwota nie jest zawyżona.

- Będziemy pytać jeszcze małe samorządy, bo może się okazać, że tak duża wartość umowy prawie nie wychwyci większości nieprawidłowości. A lokalnie kluczowe mogą być zlecenia na mniejsze kwoty. Społeczeństwo ma prawo wiedzieć dlaczego z kimś podpisano umowę np. na 1500 zł – mówi Katarzyna Batko-Tołuć, dyrektor programowa Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska

Sprawdź w LEX: Kiedy istnieje relacja powierzenia z artykułu 28 RODO? >

Bez ustawy o dostępie do informacji publicznej

Nowe założenia projektu nowelizacji ustawy o finansach publicznych nie odwołują się już do przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej, aby ustalić zakres umów, które mają podlegać udostępnieniu w tym rejestrze. Na wady tego rozwiązania wielokrotnie zwracała na naszych łamach uwagę dr hab. Marlena Sakowska – Baryła, prof. Uniwersytetu Łódzkiego i radczyni prawna.

- Ustawa o dostępie do informacji publicznej jest nieprecyzyjna i w ogóle nie odnosi się do kwestii umów. I bardzo dobrze, że w nowym projekcie tego odesłania do ustawy o dostępnie do informacji publicznej już nie ma. W konsekwencji, te umowy będą bliżej skategoryzowane na potrzeby prowadzenia rejestru. Wiadomo, że będzie chodzić o umowy, które mają charakter kosztowy, ale jednocześnie w rejestrze nie będzie się uwzględniać umów o pracę, bo rozwiązanie obejmujące ujawnienie umów o pracę było istotnym mankamentem poprzedniej regulacji. Zdecydowanie pozytywnie należy oceniać uporządkowanie tej kwestii w nowym projekcie. Bliższa kategoryzacja umów, o których informacje będą udostępniane, jest ważnym udogodnieniem dla tych, którzy będą wprowadzać dane do rejestru. Cieszę, że moje postulaty spotkały się z pozytywnym odzewem projektodawcy - wskazuje Marlena Sakowska – Baryła, która jako ekspert uczestniczy w konsultacjach przy projekcie nowelizacji.

Przeciwko oparciu projektowanej zmiany o ustawę o dostępie do informacji publicznej opowiadała się też dr hab. Agnieszka Piskorz-Ryń, prof. Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego, uczestnicząca jako ekspert w pracach zespołu konsultacyjnego.

- W ramach trwających prac uwaga koncentruje się wokół wskazania zakresu podmiotowego, w tym ustalenia włączeń z tego katalogu oraz zakresu przedmiotowego, przez co rozumieć należy jakie informacje o umowach będą podlegać wpisaniu, a jakie umowy będą z obowiązku sprawozdania wyłączone. Katalog ten będzie większy niż tylko umowy o pracę. W chwili obecnej trwają pracę nad tym katalogiem. Podkreślenia również wymaga, że do rejestru nie będą dołączone odwzorowania cyfrowe umów, a jedynie publikowane będą informacje o tych umowach. Zależy nam na tym by wypracowane rozwiązanie służyło jawności życia publicznego, ale również nie wiązało się z nadmiernymi obciążeniami dla osób zobowiązanych- zwraca uwagę Agnieszka Piskorz-Ryń.

Czytaj w LEX: Wybrane prawnoadministracyjne aspekty realizacji zasady jawności w sferze funkcjonowania administracji publicznej >

Bez spółek skarbowych i komunalnych

Obowiązek przekazywania danych do Centralnego Rejestru Umów będzie dotyczyć umów odpłatnych zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych m.in. szkół czy przedszkoli. Resort finansów z obowiązku proponuje wyłączyć (przynajmniej na razie) spółki Skarbu Państwa oraz spółki komunalne. Uzasadnia, że są to spółki prawa handlowego. W tle jest też obawa o wydolność systemu teleinformatycznego na którym mam opierać się rejestr. Watchdog Polska liczy, że ministerstwo zmieni zdanie. - Jest to kluczowe dla jawności publicznej – uważa Katarzyna Batko-Tołuć.

Do takiego wyłączenia ma też zastrzeżenia dr hab. Sakowska – Baryła.
- Istotne ryzyka związane z nietransparentnym, a może i nieuzasadnionym wydatkowaniem środków publicznych często właśnie odbywają się nie w podmiocie publicznym typu jednostka sektora finansów publicznych, tylko właśnie w spółkach. Mamy więc pewien dysonans jeśli chodzi o cel przepisów. Z jednej strony obowiązek wprowadzania informacji do rejestru będzie faktycznie nałożony na podmioty typu przedszkole czy szkoła, gdzie z reguły dokładnie wiadomo na co idą pieniądze i czego dotyczą umowy, a przy tym uważnie gospodaruje się środkami, a jednocześnie, w których nie ma rozbudowanych kadr, które zajmą się analizą umów i wprowadzeniem danych do systemu. Z drugiej strony, spod obowiązków ustawy uwalnia się podmioty, które mają zwykle naprawdę duże pieniądze i z ich wydatkowaniem, jak pokazuje praktyka, niestety bywa różnie – mówi Marlena Sakowska – Baryła.

Jaki zakres danych?

Zakres danych jakie mają być ujawnione w rejestrze jest wciąż przedmiotem konsultacji. MF proponuje aby znalazły się tam najmniej dane dotyczące:

numer umowy,
data,
czas na jaki zawarto umowę,
oznaczenie stron,
przedmiot umowy,
wartość umowy.

A także, co jest nowością w projekcie:

statusu umowy (np. obowiązująca, zakończona, niezrealizowana, w trakcie aneksowania itp.).
informacji o wykorzystaniu środków europejskich.

W rejestrze ma pojawić się także informacja o wyłączeniu jawności umowy – jeżeli jego podstawą będzie ochrona informacji niejawnych czy inne tajemnice ustawowo chronione. Jako osobne podstawy do wyłączenia wskazano także prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy oraz zasady związane z przymusową restrukturyzacją. Ministerstwo chce wyłączyć też informacje o umowach związanych z zakupem broni, amunicji i bezpieczeństwem państwa (zgodnie ze wskazaniem w art. 12 ust. 1 Prawa zamówień publicznych). Podmiotowo mają być wyłączone także służby specjalne i placówki zagraniczne.

Obowiązek realizowany etapami

Rejestr wystartuje 1 stycznia 2026 roku, ale obowiązek dla kolejnych podmiotów ma być wprowadzany stopniowo. W pierwszym etapie ma objąć duże instytucje sektora finansów publicznych, w drugim - od 1 lipca 2026 r. także samorządy, w trzecim - od 1 stycznia 2027 r. także mniejsze podmioty. Ministerstwo wyjaśnia, że chodzi o to, aby w tym czasie kolejne grupy przygotowały się do nowego obowiązku. A także o przetestowanie systemu.

Do rejestru podmioty zobowiązane mają wprowadzać dane dopiero od momentu, kiedy będą miały obowiązek wdrożenia systemu.

- Czyli jeśli umowa została podpisana przed dniem wejścia w życie obowiązku, to ta umowa już tam się nie znajdzie, mogą znaleźć się w niej aneksy- mówi Katarzyna Batko-Tołuć.

Zapowiedziano również wydłużenie czasu na wprowadzenie informacji o umowie do systemu z 14 do 30 dni.

Do rozwiązania jest ustalenie okresu retencji danych, czyli kiedy zostaną one usunięte z rejestru.

- Trzeba to będzie określić z punktu widzenia zasady minimalizacji danych. Rolą ustawodawcy w tym zakresie jest dokonanie testu ważenia interesów zgodnie z artykułem 86 RODO. W wyniku tego testu ustawodawca powinien zdecydować o terminie usunięcia danych, jak również od jakiej daty ten termin powinien być liczony. Tym ważnym momentem usunięcia danych będzie ustalenie, które umowy zostały zakończone – mówi dr hab. Agnieszka Piskorz-Ryń.

Samorządowcy i eksperci, którzy uczestnicą w pracach zespołu generalnie pozytywnie ocenią proponowane regulacje. Doceniają, że resort konsultuje z nimi swoje propozycje.

- Przynajmniej pierwsza analiza tego co otrzymaliśmy wskazuje, że są to zmiany w kierunku racjonalności i rozsądku. Na razie problemów o charakterze fundamentalnym nie dostrzegam – mówi Grzegorz Kubalski, z-ca dyrektora biura Związku Powiatów Polskich.

- Jest o niebo lepiej, krócej, prościej i jaśniej, co nie oznacza, że propozycje nie mają mankamentów. Wszyscy wieszczą problemy w systemie informatycznym – mówi Dorota Bąbiak – Kowalska, radca prawny, dyrektor biura Unii Metropolii Polskich.

- Doceniamy, że resort nie zaniechał wdrożenia przepisów. Widzimy, że próbuje doprowadzić do tego, aby ten obecny akt był implementowalny, czyli aby można go było wdrożyć w terminie wskazanym przez ustawę. Myślę, że intencje ministerstwa są szczere, tyle że minimalistyczne – ocenia Katarzyna Batko-Tołuć.

- Podoba mi się to, że ministerstwo w taki transparentny sposób chce to robić i jednocześnie tak bardzo szeroko potraktowało te konsultacje. Oczywiście diabeł tkwi w szczegółach i czekamy na finalny projekt, ale na tym etapie to wszystko właśnie zmierza w kierunku ucywilizowania tego, co w tym rejestrze ma być udostępniane – mówi prof. Marlena Sakowska – Baryła.

Zgodnie z deklaracjami ministra finansów, w październiku br. ma ruszyć rządowy proces legislacyjny i projekt zostanie poddany konsultacjom. Pierwsze testy systemu zaplanowano na wiosnę 2025 roku.