NIK stwierdziła, iż uchwały w sprawie wyodrębnienia funduszu sołeckiego były podjęte terminowo w budżecie gminy na lata 2010 i 2011, tj. odpowiednio: do 30 czerwca 2009 r. i do 31 marca 2010 r. Jak wynika z kontroli NIK wójtowie gmin terminowo, tj. do dnia 31 lipca roku poprzedzającego rok budżetowy, przekazali sołtysom informacje o wysokości środków funduszu sołeckiego przypadających na poszczególne sołectwa. Zdarzało się jednak, iż w informacjach tych podano nieprawidłowo wyliczone kwoty dla niektórych sołectw. Przyczynami powstania powyższych nieprawidłowości było między innymi błędne przyjęcie do obliczenia kwoty bazowej niezbędnej do ustalenia wysokości funduszu, liczby mieszkańców gminy na podstawie prowadzonego w urzędzie zbioru danych stałych mieszkańców, zamiast liczby ustalonej przez prezesa GUS. Nieprawidłowości wynikały również z rozbieżności w zakresie liczby mieszkańców gminy wygenerowanej przez system komputerowy ewidencji ludności. Różnice te wystąpiły w związku z niedostosowaniem systemu komputerowego do generowania danych statystycznych. Spowodowało to, iż sołectwa dysponowały mniejszą kwotą funduszu od faktycznie przysługującej. Za naliczenie i rozliczenie kwot funduszu sołeckiego odpowiadał bezpośrednio skarbnik gminy.
Inne nieprawidłowości polegały na wykorzystaniu wyższych kwot środków funduszu od faktycznie przysługujących, Przyczyną było niedokonanie przez skarbnika gminy we wniosku o refundację wydatków z budżetu państwa, korekty o środki własne gminy zaangażowane do realizacji. W badanym okresie NIK stwierdziła nieprawidłowości w wykonaniu wydatków środków funduszu sołeckiego w postaci braku zgłoszenia niektórych zakupów dokonanych przez radę sołecką i błędne zaliczenie ich do środków własnych gminy. NIK stwierdziła również, iż w niektórych gminach ustanowiono procedury w zakresie kontroli zarządczej, niemniej jednak stwierdzone w kontroli nieprawidłowości świadczą, w ocenie NIK, o braku wystarczającej skuteczności w funkcjonowaniu niektórych elementów tego systemu, a w szczególności słabość nadzoru nad realizowanymi zadaniami.
Po przeprowadzonej kontroli NIK wniosła o wzmocnienie nadzoru poprzez ściślejszą weryfikację podejmowanych działań związanych z przestrzeganiem obowiązujących zasad obliczania wysokości funduszu sołeckiego dla poszczególnych sołectw oraz wydatkowaniem środków w ramach tego funduszu oraz o wprowadzenie mechanizmu kontrolnego ograniczającego ryzyko niezłożenia przez osoby wykonujące czynności we wszystkich postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających ich wyłączenie z takiego postępowania.
Źródło: www.nik.gov.pl