Dzięki udostępnieniu do wykorzystania (pod pewnymi warunkami) poczty elektronicznej będzie można tym sposobem komunikacji zastąpić w części dotychczasowe pisma w postaci papierowej, które obecnie praktycznie w całości stanowią oficjalną komunikację pomiędzy podmiotami publicznymi.

Powyższe zmiany wprowadza rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dni 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1211) .

Rozporządzenie oddziałuje bezpośrednio na podmioty określone w art. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.) , które będą musiały w taki sposób projektować wzory pism, aby pisma powstałe na ich podstawie:
− były możliwe do wizualizacji bez łączenia z centralnym repozytorium (czyli zawierały informacje o sposobie wyświetlania); − zawierały niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych oznaczone w określony sposób.

Rozporządzenie obejmuje w swej treści zagadnienia, które dotychczas były uregulowane w trzech aktach prawnych tj.:
1. rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 227 poz. 1664) ; 2. rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. Nr 200 poz. 1651) ; 3. rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (Dz. U. Nr 151 poz. 1078) .

Część przepisów dotyczących wymagań z rozporządzeń wymienionych w pkt 1 i 2 została wpisana bezpośrednio do ustawy Kodeks postępowania administracyjnego (w art. 46), a część wymagań z rozporządzenia wymienionego w pkt 3 do ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (w art. 19b).@page_break@

Przedmiotowe rozporządzenie przenosi większość dotychczasowych wymagań. Można jednak wskazać na pewne istotne różnice.

Zrezygnowano m. in. ze szczegółowych wymagań technicznych wskazujących na normę FIPS 140-2 (Security Requirements for Cryptographic Modules) poziom 3 lub wyższy, wydanej przez National Institute of Standards and Technology (NIST), ograniczając się do ogólnych wymagań. Nie ma także wskazania na normę Europejskiego Komitetu Normalizacyjnego CWA 14167-1, która była wymieniona w poprzednich przepisach dotyczących sporządzania i doręczania pism.

Zmieniono jednak wymagania organizacyjne. Zgodnie z wcześniejszymi przepisami to podmiot publiczny, do którego miał być doręczony dokument elektroniczny ustalał wzór dokumentu elektronicznego zawierający wyróżnik „w szczególności pozwalający na automatyczne ich przekazywanie według kompetencji właściwym organom” (§ 2 pkt 3 rozporządzenia wymienionego w pkt 1). Jeżeli więc nie było odpowiedniego wzoru, to w praktyce podmiot publiczny pozostawał elektronicznie niedostępny. W nowych przepisach nadal jest taka możliwość jednak wprowadzono następujące zmiany:
− ustalono wprost, że wzory dokumentów elektronicznych przekazują do centralnego repozytorium organy, które zostały wskazane w przepisach prawa do wydania wzorów (niekoniecznie wskazanych jako elektroniczne); − wprowadzono wzór pisma ogólnego możliwego do wykorzystania w przypadku gdy przepisy prawa nie wskazują kto ma określić wzór i nie ma także wzoru utworzonego przez potencjalnego adresata pisma.

W nowym rozporządzeniu nie ma przepisów dotyczących udostępniania wzorów pism w postaci dokumentów elektronicznych na wniosek, gdyż obowiązek umieszczania wszelkich wzorów pism w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych i udostępniania ich w tym repozytorium wynika bezpośrednio z ustawy o informatyzacji (art. 19b).

Rozporządzenie ma również umożliwiać doręczanie dokumentów elektronicznych bezpośrednio na elektroniczną skrzynkę podawczą bez konieczności korzystania ze wskazanego formularza powiązanego tylko i wyłącznie z tą skrzynką. Dodatkowo umożliwia się tworzenie formularzy elektronicznych przez różnych dostawców, co może spowodować pojawienie się różnych formularzy przeznaczonych do realizacji tych samych celów, a tym samym przełożyć się na poprawę ergonomii ich użytkowania.

Rozporządzenie przewiduje także wykorzystanie poczty elektronicznej jako możliwy sposób przesyłania pism, jednak bez możliwości żądania potwierdzenia doręczenia (analogicznie jak przesyłki zwykłe przesyłane pocztą tradycyjną).

Nowym rozwiązaniem w stosunku do poprzednio obowiązujących przepisów jest konieczność zapewnienia wizualizacji pism przeznaczonych do przeczytania przez człowieka (w znaczeniu: nie przez maszynę) na komputerze niepodłączonym do Internetu. Dotyczy to sytuacji, w której w przypadku awarii łącza z centralnym repozytorium albo celowego niepodłączenia do Internetu, istnieje pewność, że dany dokument należy rozumieć w taki a nie inny sposób.@page_break@

Ważna dla projektu rozporządzenia jest definicja ,,wzoru nieelektronicznego”. Odnosi się ona do formularzy, druków itp. wzorów stworzonych na papierze „do wypełnienia pismem odręcznym lub maszynowym” lub też do wzorów wymagających wydruku na papierze identycznego w całości z takim wzorem – tylko że wypełnionego danymi. Dzięki tej definicji jasny jest nie tylko cel § 22 ust. 2 rozporządzenia, zgodnie z którym zezwala się, aby wizualizacja dokumentu elektronicznego stworzonego na podstawie wzoru nie była identyczna z odpowiadającym mu wzorem nieelektronicznym, ale także i to, że wzory pism będące załącznikami do obowiązujących przepisów prawa nie muszą prowadzić do wytworzenia identycznych dokumentów, jeżeli jeden z nich jest gotowym drukiem, a drugi wzorem elektronicznym.

Nowa regulacja stwarza możliwość automatycznego sprawdzenia przez elektroniczną skrzynkę podawczą czy przesyłany wniosek jest zgodny z formalnymi wymaganiami określonymi w przepisach prawa. Celem przepisu jest umożliwienie natychmiastowego poinformowania wnioskującego, że wniosek wymaga uzupełnienia.

Dopuszczono również, pod pewnymi warunkami, możliwość przesyłania podmiotom publicznym dokumentów elektronicznych pocztą elektroniczną.

Rozporządzenie dopuszcza dwa sposoby potwierdzenia doręczenia na informatycznym nośniku danych, w tym także na nośniku papierowym. Wymóg przekazywania jednego pliku na nośniku (a w razie potrzeby przekazania większej liczby plików i pakowania ich do jednego pliku) ma na celu umożliwienie szybkiego obliczenia skrótu w celu przygotowania urzędowego poświadczenia odbioru.

Jeżeli sposób oznaczania w pismach w postaci elektronicznej niezbędnych elementów struktury, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 późn. zm.) będzie jednakowy, to elektroniczna dokumentacja załatwiania spraw niezależnie od tego w jakim podmiocie powstała i jakich spraw dotyczyła, będzie mogła być na ogólnym poziomie dla elementów zdefiniowanych w tych przepisach automatycznie przeszukiwana. Będzie to miało istotne znaczenie w przypadku gdy trzeba będzie przekazać dokumentację elektroniczną do innego organu w celu zapoznania się przez ten organ ze sprawą, a w szczególności prawidłowością przebiegu jej załatwiania.

Rozporządzenie wprowadza wymóg sporządzania pism wnoszonych za pomocą elektronicznych skrzynek podawczych w formacie danych XML. Celem takiego rozwiązania jest stworzenie warunków do interoperacyjności przesyłanych danych, co najmniej na poziomie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W efekcie przyczyni się to do usprawnienia i ujednolicenia obiegu dokumentów między podmiotami publicznymi.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 30 października 2011 r.

Źródło: www.mswia.gov.pl, stan z dnia 19 października 2011 r.

Przydatne materiały:
 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dni 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1211)
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 227 poz. 1664)
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. Nr 200 poz. 1651)
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (Dz. U. Nr 151 poz. 1078)