Skarżący zwrócił się do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego o udostępnienie akt metrykalnych byłej parafii wraz z kręgiem okolicznych wsi, których okres przechowywania już minął, w celu samodzielnego wykonania ich fotokopii. Jako podstawę prawną żądania wskazał art. 130 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.
Skarżący podał, że wnioskowane dokumenty potrzebne są do badania powiązań rodzinnych i poszukiwań genealogicznych rodziny własnej i rodzin spokrewnionych.
Odmowa udostępnienia akt
Decyzją z 21 lutego 2024 r. kierownik USC odmówił udostępnienia 21 ksiąg stanu cywilnego.
W odwołaniu od tej decyzji skarżący zarzucił naruszenie dwóch ustaw poprzez odmowę z powodu trudności technicznych w ich udostępnianiu. Następnie wojewoda utrzymał w mocy decyzję organu I instancji.
W uzasadnieniu wojewoda podał, że kierownik USC przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie ustawy, wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów.
Jeśli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna taka księga, to termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego.
W efekcie księga stanu cywilnego zawierająca, np. księgi urodzeń, małżeństw i zgonów, powinna być przechowywana przez okres właściwy dla księgi urodzeń, czyli przez najdłuższy możliwy. Udostępnianie aktów stanu cywilnego znajdujących się w takiej księdze, dla której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania urzędzie stanu cywilnego, podlega przepisom Prawa o aktach stanu cywilnego.
Z kolei udostępnianie ksiąg stanu cywilnego, dla których okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego już minął, odbywa się w oparciu o przepisy ustawy o zasobach archiwalnych. Udostępnianie ksiąg, na zasadach archiwalnych, możliwe jest dopiero po upływie okresu przechowywania księgi w urzędzie, co jest konsekwencją zasady ograniczonej jawności ksiąg stanu cywilnego.
Czytaj w LEX: Prawo o aktach stanu cywilnego. Komentarz: Art. 130 Udostępnianie aktów stanu cywilnego przekazanych do archiwów > >
Dane jeszcze nie są archiwalne
Wojewoda podał, że maksymalne okresy przechowywania ksiąg stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w tej miejscowości jeszcze nie upłynęły. Przechowywane księgi nie zostały zamknięte, a zatem nie powstał obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum państwowego i dlatego nie stały się materiałami archiwalnymi. Skoro nie upłynęły maksymalne okresy przechowywania ksiąg stanu cywilnego we właściwym urzędzie stanu cywilnego, to nie może mieć zastosowania przepis art. 130 ust. 4 P.a.s.c.
W opisywanej sprawie udostępnianie aktów stanu cywilnego zawartych możliwe jest jedynie na podstawie przepisów Prawa o aktach stanu cywilnego. Udostępnienie ich na zasadach określonych w narodowym zasobie archiwalnym będzie natomiast możliwe dopiero po upływie okresu przechowywania ksiąg w Urzędzie Stanu Cywilnego.
Jednocześnie organ odwoławczy wskazał, że Skarżący może wykonać fotokopię aktów wskazanych we wniosku, jeżeli wykaże, że jest osobą uprawnioną do uzyskania odpisów akt.
Skarga do WSA - zasadna
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie uznał, że dwie wydane w tej sprawie decyzje nie są właściwe i naruszają prawo.
Na gruncie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach obowiązuje zasada powszechności dostępu do materiałów archiwalnych. Stanowisko wojewody i kierownika USC było błędne – ocenił WSA.
- Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby (art. 28 ust. 3 P.a.s.c.). Po upływie tych okresów akty stanu cywilnego i akta zbiorowe stanu cywilnego kierownik USC przekazuje w ciągu dwóch lat do właściwego archiwum państwowego – stwierdził sąd.
Podkreślił również, że nieprawidłowa jest interpretacja organów obu instancji, według której brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów.
Sprawdź również w LEX: Zasada pełnej i ograniczonej dostępności do CRASC > >
Udostępnianie to co innego niż przechowywanie
- Kwestia przechowywania akt i zasad z tym związanych nie ma bowiem bezpośredniego przełożenia na kwestię udostępniania tych akt – orzekł sąd w Rzeszowie. Wskazał, że okres przechowywania nie jest równoznaczny z okresem udostępniania akt.
W art. 128 ust. 1 i 1a Prawo o aktach stanu cywilnego jest mowa jedynie o przechowywaniu, co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie.
A zatem - materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: urodzeń - po 100 latach, małżeństw i zgonów - po 80 latach.
Gdyby przyjąć, że zasady udostępniania są identyczne jak przechowywania, to wówczas okres 80 lat ustalony dla aktów małżeństw i zgonów byłby fikcyjny. Bowiem musiałyby one "czekać" jeszcze 20 lat, aby upłynął okres przechowywania aktów urodzenia. W przypadku gdy w jednej księdze (woluminie) są sporządzone nie tylko wszystkie trzy rodzaje aktów stanu cywilnego, ale jeszcze dodatkowo są one sporządzone od bardzo wielu lat, okres oczekiwanie na powszechne udostępnienie, w wielu przypadkach przekroczyłby 100 lat.
Dostępność jest regułą
Prawidłowe zastosowanie prawa wymaga precyzyjnego określenia celu wystąpienia o udostępnienie dokumentów archiwalnych. Dopiero po sprecyzowaniu intencji wnioskodawcy oraz zbadaniu zakresu danych, zawartych w poszczególnych żądanych dokumentach, możliwa była ocena zasadności wniosku z punktu widzenia zasady ochrony dóbr osobistych i danych osobowych. Tymczasem organ, odmawiając dostępu do danych, w sposób bardzo ogólny odwołał się do potencjalnej możliwości naruszenia bliżej nieokreślonych danych osobowych. W ocenie Sądu, nie do przyjęcia jest taka wykładnia, w świetle której akta stanu cywilnego i skorowidze zawierają dane, których udostępnienie zawsze narusza dobra osobiste i dane osobowe. Tymczasem dostępność do zasobów archiwalnych jest regułą, a odstępstwa od tej zasady winny być traktowane ściśle z regulacją ustawową.
Ponadto ustanowione ustawowe ograniczenia nie obejmują trudności technicznych udostępnienia materiałów archiwalnych, skoro ich udostępnienie może być wynikiem czynności technicznych pracowników urzędu stanu cywilnego – orzekł WSA.
Wyrok WSA w Rzeszowie z 11 września 2024 r., sygn. akt I SA/Rz 651/24
Czytaj w LEX: Charakter prawny transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego > >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
