E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru. Docelowo adres do doręczeń elektronicznych i obowiązek prowadzenia korespondencji w ten sposób będą miały wszystkie podmioty publiczne oraz duża grupa podmiotów niepublicznych. Obowiązek korzystania z systemu e-doręczeń, w zależności od podmiotu, którego dotyczy jest rozłożony w czasie.
Podpisana przez prezydenta nowelizacja z 21 listopada ustawy o doręczeniach elektronicznych zakłada wprowadzenie do końca 2025 roku okresu przejściowego, który – choć nie ingeruje w sam termin wdrożenia systemu e-doręczeń - to pozwoli na odstąpienie od stosowania doręczeń elektronicznych w razie wystąpienia określonych przesłanek. Zmiany nie dotyczą przy tym terminu wejścia w życie obowiązku posiadania adresu dedykowanego e-doręczeniom. Nowelizacja zakłada, że w okresie przejściowym, do 31 grudnia 2025 r., podmioty publiczne będą mogły odstąpić od doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych lub z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej z uwagi na przesłanki organizacyjne, których wystąpienie ocenia sam nadawca.
- Innymi słowy, to sam organ oceni czy jego możliwości organizacyjne pozwalają na doręczenie elektroniczne. Do końca 2025 roku skutki doręczenia korespondencji w sposób dotychczasowy, tj. za pośrednictwem operatora pocztowego czy poprzez e-PUAP mają być równoważne ze skutkami e-Doręczenia, przy czym wprowadzone rozwiązania mają promować e-doręczenia– podkreślają Jagoda Młynarczuk i Martyna Jankowska z Deloitte Legal.
Równolegle do zmian legislacyjnych, Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada działania ułatwiające wdrożenie elektronicznych doręczeń, w tym szkolenia i integrację dotychczasowych e-usług z e-doręczeniami.
Przeczytaj także: E-doręczenia z problemami - potrzebna kolejna nowelizacja
Powody przyjęcia nowelizacji
Nowelizacja wynika z tego, że część podmiotów publicznych nie jest gotowa do tego, by stosować rozwiązania określone w ustawie o doręczeniach elektronicznych, w szczególności w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) lub publicznej usługi hybrydowej (PUH).Konieczne okazało się wprowadzenie okresu przejściowego, w którym równoważne z doręczeniem na adres do doręczeń elektronicznych będzie doręczenie na ePUAP oraz inne alternatywne sposoby doręczenia. Ponadto niektóre przepisy ustawy wymagały dalszego doprecyzowania.
Ministerstwo Cyfryzacji uzasadnia, że najgorzej sytuacja wyglądała w samorządach. Z badań przeprowadzonych przez resort cyfryzacji w pierwszej połowie 2024 r. wśród użytkowników ePUAP wynikało, że zaledwie 25 proc. podmiotów publicznych korzysta z systemów klasy EZD czyli elektronicznego zarządzania dokumentacją, ale nawet w przypadku tych, które korzystają z EZD, bardzo często ten system jest jedynie wspierający i służy do ewidencjonowania korespondencji. Natomiast obieg dokumentów i tak pozostaje papierowy. Badania wykazały również, że aż 70 proc. podmiotów publicznych nie złożyło nawet wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych. Na koniec grudnia 2024 proporcje odwróciły się. Z informacji przekazanej przez Ministerstwo Cyfryzacji wynika, że 67 proc. urzędów gmin założyło już adres do doręczeń elektronicznych. W przypadku starostw powiatowych odsetek ten wynosi 85 proc., a w przypadku urzędów marszałkowskich 87,5 proc. podmiotów. Więcej przeczytaj w: 67 proc. gmin ma już adres do doręczeń elektronicznych
Czytaj też w LEX: Wdrożenie i korzystanie z doręczeń elektronicznych przez podmioty publiczne zgodnie z RODO >
Kluczowe założenia projektu nowelizacji
Ustawa zakłada szereg zmian, w tym:
- Wprowadzenie okresu przejściowego – do końca 2025 r. W okresie przejściowym podmiot publiczny będzie kierował korespondencję do podmiotu niebędącego podmiotem publicznym na adres do doręczeń elektronicznych – jeżeli odbiorca taki adres posiada. Jeżeli odbiorca nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych, to korespondencja będzie mogła być kierowana w dotychczasowy sposób, czyli przez operatora pocztowego, chyba że jest to odpowiedź na wniosek złożony przez ePUAP – w takim przypadku korespondencja będzie kierowana przez ePUAP. Podmioty publiczne są zobowiązane do uzyskania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) najpóźniej do 1 stycznia 2025 r.
- Precyzuje i porządkuje zasady nadawania adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego jednostkom samorządu terytorialnego. Przyjęto, że minister właściwy do spraw informatyzacji będzie tworzył adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla: urzędu gminy, starostwa powiatowego, urzędu marszałkowskiego oraz podmiotu obsługującego związki międzygminne, związki powiatów, związki powiatowo-gminne albo związki metropolitalne. Taki adres do doręczeń elektronicznych będzie adresem wspólnym podmiotu i obsługiwanego przez ten podmiot organu albo związku. Dodatkowo odrębny adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie tworzony dla każdej jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, posiadającej numer identyfikacyjny REGON.
- Rozszerzenie obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych – obowiązek ten obejmie dodatkowo uczelnie niepubliczne oraz federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki. Dodatkowo jednostki samorządu terytorialnego oraz samorządowe instytucje kultury będą zobowiązane do posiadania ADE oraz korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH) w określonych terminach.
- Równość dostępu dla podmiotów niepublicznych – podmioty niepubliczne będą mogły zakładać adresy do doręczeń elektronicznych również za pośrednictwem operatora wyznaczonego, co ujednolici proces zakładania adresów oraz zapewni jednolite zasady dla wszystkich dostawców usług zaufania.
- Ujednolicenie zasad w bazie adresów elektronicznych – projekt wprowadza zasady bezterminowego wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych(osoby fizyczne w każdym czasie mogą zrezygnować z adresu do doręczeń elektronicznych) oraz znosi wymóg składania oświadczeń o wpisie w rejestrze CEIDG.
- Dodatkowe obowiązki operatora wyznaczonego – operator wyznaczony, w przypadku świadczenia usług dodatkowych, będzie miał obowiązek przekazywania informacji o korzystaniu z tej usługi ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji. Przekazywanie danych będzie odbywało się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, co umożliwi przetwarzanie i wyszukiwanie tych danych z bazy adresów elektronicznych.
- Określenie obowiązków służb specjalnych – agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu, Służba Kontrwywiadu Wojskowego, Służba Wywiadu Wojskowego, Centralne Biuro Antykorupcyjne oraz resort obrony narodowej mają dostosować się do wymogów ustawy do końca 2026 r., wykorzystując publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczną usługę hybrydową.
- Wniesiona podczas drugiego czytania poprawa klubu Polska 2050-TD, która zakłada refundację Poczcie Polskiej kosztów za lata 2020-2024, poniesionych w związku z budową i modernizacją infrastruktury oraz wprowadzeniem oprogramowania teleinformatycznego służących do realizacji publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej. Refundacja nie może przekroczyć 100 mln zł i będzie pochodzić z budżetu państwa.
Termin wejścia w życie przepisów
System e-doręczeń zacznie obowiązywać, co do zasady, od 1 stycznia 2025 roku. Obowiązek korzystania z e-doręczeń obejmie większość podmiotów publicznych, w tym m.in. organy władzy publicznej, ZUS, KRUS, jednostki samorządu terytorialnego, niektórych przedsiębiorców, a także osoby wykonujące wskazane zawody zaufania publicznego np. adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych
Przepisy tzw. "małej nowelizacji" wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2025 r., z wyjątkiem zmian dotyczących:
- zmian wprowadzających bezterminowość adresu do doręczeń elektronicznych, które wejdą w życie z dniem 1 marca 2025
- tworzenia adresu do doręczeń elektronicznych w oparciu o dane otrzymane od operatora wyznaczonego, które wejdą w życie z dniem 1 czerwca 2025 r.,
Zobacz też procedurę: Sposób doręczenia pisma w postępowaniu administracyjnym >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
