E-administracja wciąż wymaga wiele pracy

Idea e-administracji zakłada informatyzację administracji publicznej poprzez zapewnienie elektronicznej obsługi obywateli i innych zainteresowanych podmiotów przez organy administracyjne. Jej realizacja jest procesem mającym prowadzić do powstania systemu e-administracji (e-government). Według definicji Krajowej Izby Gospodarczej elektroniczna administracja wykorzystuje technologie informacyjne i komunikacyjne ICT w powiązaniu ze zmianami natury organizacyjnej i zdobywaniem nowych umiejętności w celu usprawnienia zarządzania instytucjami użyteczności publicznej i poprawy świadczenia usług publicznych, a także zaangażowania w procesy demokratyczne i wsparcie realizacji strategii państwowej[1].

1. Realizacja idei e-administracji w postępowaniu administracyjnym

Najważniejszymi krajowymi dokumentami dotyczącymi stosowania technik cyfrowych w procesach administrowania są: Strategia Sprawne Państwo 2020 z 20.02.2012 r. (stanowi podstawę dla przygotowania m.in. kierunków rozwoju cyfrowego i projektów systemowych wdrążających nowoczesne technologie informatyczno-komunikacyjne oraz programy rozwoju) oraz akty wykonawcze do strategii rozwoju, czyli Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, Narodowy Plan Szerokopasmowy i Program Operacyjny Polska Cyfrowa na lata 2014–2020.

Stosowanie nowych technologii informatycznych przez administrację publiczną musi mieć podstawę w przepisach powszechnie obowiązujących. Podstawę prawną dla powstania e-administracji tworzy przede wszystkim ustawa z 17.06.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[2], która zobowiązuje organy administracji publicznej do zapewnienia możliwości przekazywania danych również w postaci elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do ich zakresu działania, przy wykorzystaniu informatycznych nośników danych lub środków komunikacji elektronicznej (art. 16 ust. 1 pkt 1).

Do treści wskazanej ustawy dostosowano rozwiązania przyjęte w kodeksie postępowania administracyjnego[3], dokonując modyfikacji niektórych instytucji procesowych. Ponadto istotne znaczenie w tym zakresie mają: ustawa z 18.09.2001 r. o podpisie elektronicznym[4] oraz ustawa z 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną[5].

Celem artykułu jest przedstawienie problematyki zakresu stosowania środków komunikacji elektronicznej w ogólnym postępowaniu administracyjnym, tj. postępowaniu przed organami administracji publicznej w należących do właściwości tych organów sprawach indywidualnych załatwianych w drodze decyzji administracyjnych, oraz dokonanie oceny obowiązujących rozwiązań prawnych.

Aktualne brzmienie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie stosowania środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym wyznaczyły przede wszystkim nowelizacje kodeksu z 1998 r.[6], 2005 r.[7], 2010 r.[8] i 2014 r.[9] Pierwsza z nich została dokonana w związku z reformą ustrojową państwa i ograniczała się do zmiany tylko jednego przepisu, natomiast przedmiotem trzech kolejnych były już wyłącznie przepisy dotyczące wykorzystania nowych technologii. Ustawa o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw wprowadziła zmiany nie tylko w ustawie informatyzacyjnej i kodeksie postępowania administracyjnego, ale także w ordynacji podatkowej[10], w prawie o postępowaniu przed sądami administracyjnymi[11] i ustawie o systemie informacji o ochronie zdrowia[12].

Większość przepisów ustawy weszła w życie 11.05.2014 r., w tym przepisy wprowadzające zmiany w kodeksie postępowania administracyjnego, z wyjątkiem art. 1 pkt 8 lit. a, który wszedł w życie 11.08.2014 r., art. 3 pkt 29 (dotyczy trybu wydawania i doręczania zaświadczeń w formie dokumentu elektronicznego w postępowaniu podatkowym), który wejdzie w życie 1.01.2016 r., oraz art. 4 (dotyczy elektronizacji postępowania sądowoadministracyjnego), który wejdzie w życie 11.02.2017 r. Ustawa ta stanowi kolejny etap zmian legislacyjnych w tym obszarze, a jej celem – zgodnie z założeniem ustawodawcy – ma być usprawnienie funkcjonowania e-administracji poprzez ułatwienie kontaktów uprawnionych podmiotów z administracją publiczną i sądami administracyjnymi, a ponadto zwiększenie liczby i jakości usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną[13].

2. Stosowanie środków komunikacji elektronicznej przy wnoszeniu podań

Zastosowanie środków komunikacji elektronicznej jest realnie możliwe już na etapie wszczęcia postępowania administracyjnego. Postępowanie wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Warunkiem uruchomienia postępowania z inicjatywy strony jest wniesienie wniosku, który kodeks określa mianem podania. Zgodnie z art. 63 § 1 k.p.a. podania (w tym wnioski o wszczęcie postępowania, żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone na piśmie, ustnie do protokołu, telegraficznie, za pomocą telefaksu, a także za pomocą

„innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy (…) o informatyzacji (…)”.

W doktrynie jest formułowany pogląd, zgodnie z którym dopuszczalne jest wnoszenie podań za pośrednictwem jeszcze bardziej nowoczesnych, niż wymienione w art. 63 § 1 k.p.a., środków łączności, jeżeli tylko przesłane w ten sposób podania będą odpowiadać wymaganiom określonym w art. 63 § 2 k.p.a.[14] Pogląd ten można podzielić w tym sensie, że ustawodawca nie dookreślił z nazwy środków komunikacji elektronicznej, co wskazuje na ich otwarty katalog, i z tym zastrzeżeniem, iż niedopuszczalne będzie skorzystanie z innych form podania niż wymienione w analizowanym
przepisie.

Pojęcie „środek komunikacji elektronicznej” to pojęcie prawne, zdefiniowane w art. 2 pkt 5 u.ś.u. W myśl przywołanej ustawy środki komunikacji elektronicznej stanowią rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną. Cechę konstytutywną środków komunikacji elektronicznej stanowi realizacja procesu komunikowania się przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi[15]. Kluczowy dla przyjęcia, że mamy do czynienia z elektronicznym podaniem, pozostaje więc sposób jego złożenia (przesył danych), a nie forma utrwalenia zawartych w nim informacji (nośnik elektroniczny). Poza zakresem regulacji kodeksowej znajduje się więc przypadek wniesienia podania na elektronicznym nośniku informacji, w sytuacji gdy czynność ta zostanie dokonana w inny sposób niż za pomocą sieci teleinformatycznych (np. przesłanie tradycyjną pocztą dyskietki, płyty CD-ROM czy nośnika USB, na którym zapisano podanie)[16].

Wniesienie podania za pomocą tego rodzaju środków porozumiewania się na odległość pozostaje dopuszczalne tylko przez elektroniczną skrzynkę podawczą, czyli dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego (art. 3 pkt 17 u.i.d.p.). Częścią tego systemu jest Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP)[17], w założeniu ustawodawcy jeden łatwo dostępny kanał udostępnienia e-usług i wymiany informacji drogą elektroniczną (w tym kontekście wątpliwości budzi tworzenie odrębnej platformy w postaci portalu podatkowego dla załatwiania spraw podatkowych; prowadzi to do rozproszenia usług świadczonych przez organy administracyjne).

Ustawa zmieniająca ustawę informatyzacyjną nałożyła na podmioty publiczne, w tym organy administracyjne, obowiązek posługiwania się elektroniczną skrzynką podawczą o jednolitym standardzie, określonym i opublikowanym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji na ePUAP i zobowiązała je do zapewnienia obsługi takiej skrzynki (art. 16 ust. 1a). Nowelizacja zobowiązuje organy administracji publicznej do tego, by w terminie 7 dni od dnia udostępnienia elektronicznej skrzynki podawczej przekazały ministrowi do spraw informatyzacji informację o jej adresie, w celu stworzenia bazy adresów ESP wykorzystywanych przez podmioty publiczne (art. 16 ust. 1b). Rozwiązanie to należy ocenić pozytywnie, trzeba jednak zauważyć, że ustawodawca nie określił w ustawie informatyzacyjnej żadnych sankcji w przypadku niewypełnienia obowiązku wynikającego z art. 16 ust. 1a i 1b u.i.d.p., co jednak wydaje się nie wykluczać – w przypadku negatywnych ustaleń kontrolnych – zastosowania odpowiedzialności pracowniczej na zasadach ogólnych[18].

Przepis art. 63 § 3a k.p.a. określa wymogi podania wniesionego w formie dokumentu elektronicznego, które powinno:

być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 u.i.d.p.,
zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli przepisy te nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru,
zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Mechanizmy, o których mowa w art. 20a ust. 1 u.i.d.p., stanowią kwalifikowany certyfikat przy zachowaniu zasad przewidzianych w ustawie o podpisie elektronicznym lub profil zaufany ePUAP. Bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (elektronicznego zaświadczenia wydawanego przez podmioty świadczące usługi certyfikacyjne), zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, ale generuje koszty[19]. Tańszym, łatwiejszym, ale z kolei rodzącym pewne obawy w zakresie bezpieczeństwa, jest podpis elektroniczny składany przy użyciu profilu zaufanego ePUAP. Profil zaufany ePUAP to zestaw informacji identyfikujących i opisujących podmiot lub osobę będącą użytkownikiem elektronicznej platformy usług administracji publicznej, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ podmiotu publicznego (art. 3 pkt 14 u.i.d.p.)[20]. Aby utworzyć profil zaufany, trzeba założyć konto na portalu ePUAP, złożyć wniosek w formie elektronicznej o potwierdzenie profilu, a następnie w terminie 14 dni od dnia przesłania wniosku udać się do punktu potwierdzającego (wskazanego w art. 20c u.i.d.p.), by na podstawie dowodu osobistego lub paszportu potwierdzić swoje dane osobowe z danymi wprowadzonymi do systemu; jeśli osoba wnioskująca posiada bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, to może samodzielnie aktywować swój profil zaufany ePUAP[21]. Zgodnie art. 20a ust. 2 u.i.d.p. uwierzytelnienie podania wniesionego w formie dokumentu elektronicznego może także nastąpić przez zastosowanie innych technologii, chyba że przepisy odrębne przewidują obowiązek dokonania czynności w siedzibie podmiotu publicznego.

Druga grupa wymogów podania w formie dokumentu elektronicznego to dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeśli przepisy te nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru. Każdy z takich wzorów (formularzy) podania, wskazany w przepisach wykonawczych do ustawy lub w przepisach wewnętrznych, powinien zostać przeniesiony do wersji elektronicznej i udostępniony na ePUAP lub w innym systemie teleinformatycznym (na stronie internetowej organu administracji publicznej właściwego do załatwienia sprawy w miejscu łatwym do odszukania albo na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej – art. 16a ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 19b ust. 3 u.i.d.p.; z punktu widzenia użytkownika systemu takie rozwiązanie wprowadza pewien chaos informacyjny, ponieważ może mieć on wątpliwości, gdzie powinien szukać formularza elektronicznego o obowiązującym standardzie; lepszym rozwiązaniem byłoby zobowiązanie organów do zamieszczenia takiego formularza tyko na ePUAP lub jednocześnie na wskazanej platformie i w innym systemie teleinformatycznym).

Zgodnie z art. 16a ust. 1 pkt 1 i 2 u.i.d.p. organy administracji publicznej przekazują ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzór dokumentu elektronicznego w celu umieszczenia go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych[22] oraz opis usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu tego wzoru w celu zamieszczenia go w katalogu usług na ePUAP. Ustawa określa termin, w jakim wzory dokumentów elektronicznych powinny być przekazane ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji (termin trzech miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów organu określających wzór dokumentu) oraz wymogi, jakim ma odpowiadać formularz elektroniczny (określone i opublikowane na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji). W przypadku gdy formularz elektroniczny nie spełnia powyższych wymogów, minister właściwy do spraw informatyzacji może wezwać organ do dostosowania wzoru podania do określonych przez niego standardów, a następnie usunąć formularz elektroniczny z ePUAP. Należy przypuszczać, że proces standaryzacji wzorów dokumentów elektronicznych w administracji publicznej będzie długotrwały, skoro ustawodawca nie przewidział w ustawie informatyzacyjnej innych konsekwencji prawnych. Warta odnotowania jest uwaga Polskiego Towarzystwa Informatycznego, które zauważa, że formularze elektroniczne powinny być opracowane z uwzględnieniem zasad ergonomii i wspólnych danych słownikowych.

„Formularze w administracji publicznej powinny opierać się na aktualizowanych słownikach i rejestrach publicznych, tak aby wypełniający je mogli korzystać z tych samych zasobów we wszystkich urzędach”[23].

Szczegółowe kwestie dotyczące sposobu sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych reguluje rozdział 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych[24] oraz rozporządzenie

Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych[25].

Podanie w formie dokumentu elektronicznego powinno zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie. Skutki jego braku określa art. 63 § 3b k.p.a. Jeżeli podanie zostało wniesione w formie dokumentu elektronicznego i nie zawiera adresu elektronicznego, to organ administracji publicznej przyjmuje, że właściwy jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie w formie dokumentu elektronicznego; jeśli natomiast podanie wniesiono w innej formie niż forma dokumentu elektronicznego, np. na piśmie lub ustnie do protokołu, i gdy zawarto w nim żądanie skierowane do organu o doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, to doręczenie następuje na adres nieelektroniczny wskazany w podaniu. Dopiero w pierwszym piśmie organ poucza wnoszącego podanie o obowiązku podania adresu elektronicznego w celu zadośćuczynienia żądaniu
wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 63 § 4 k.p.a. organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący tego zażąda. W przypadku wniesienia podania drogą elektroniczną potwierdzenie – w formie urzędowego poświadczenia odbioru – ma charakter obligatoryjny, a jego otrzymanie przez nadawcę stanowi, oczywiście poza samym wysłaniem elektronicznego dokumentu, warunek zachowania terminu (art. 57 § 5 pkt 1 k.p.a.). Dodany § 5 art. 63 k.p.a. określa elementy obligatoryjne urzędowego poświadczenia odbioru, jakimi są:

informacja o tym, że pisma w sprawie będą doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej,
pouczenie o prawie do rezygnacji z doręczania pism tą drogą.

Stosownie do § 13 ust. 1 r.s.d.d. w przypadku odebrania dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą podmiotu publicznego urzędowe poświadczenie odbioru, określane jako poświadczenie przedłożenia, jest tworzone automatycznie i udostępniane nadawcy tego dokumentu przez system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń. Następuje to za pomocą skrytki w ramach systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego służącego do obsługi doręczeń lub w razie braku takiej możliwości poświadczenie wysyła się na adres elektroniczny wskazany przez wnoszącego. Przy czym jeśli pismo zostało skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego, to traktuje się je jako przesyłkę złożoną w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania; a w sytuacji gdy w przepisach prawa został określony wzór pisma lub wzór nieelektroniczny, a także gdy w centralnym lub lokalnym repozytorium został zamieszczony wzór pisma przeznaczony do załatwienia danej sprawy, inny niż ogólny, pisma wniesione na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki wniesione nieskutecznie, niewymagające potwierdzenia wniesienia podania (§ 9 ust. 1 i 2 r.s.d.d.).

Posiadanie interesu prawnego oraz wniesienie prawidłowo sporządzonego podania skutkują wszczęciem postępowania na wniosek strony. Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego organu administracji publicznej (art. 61 § 3a k.p.a.). Jeżeli podanie zawiera braki formalne, to zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego usuwa się je na zasadach określonych w art. 64, a termin załatwienia sprawy biegnie od daty usunięcia braków formalnych[26]. Z kolei zgodnie z § 3 ust. 3 r.s.d.d. elektroniczna skrzynka podawcza może przed wpłynięciem podania zapewniać jego sprawdzenie z formalnymi warunkami przewidzianymi w przepisach prawa, na podstawie których został wydany odpowiedni wzór dokumentu elektronicznego, a w przypadku jego niezgodności nadawca otrzyma informacje o występujących niezgodnościach. Uwagę zwraca sprzeczność między kodeksem postępowania administracyjnego a rozporządzeniem w zakresie dotyczącym postępowania zmierzającego do usunięcia braków formalnych podania.

3. Stosowanie środków komunikacji elektronicznej przy dokonywaniu doręczeń

Zasady i tryb wykorzystania środków komunikacji elektronicznej przy doręczaniu przez administrację pism w formie dokumentów elektronicznych reguluje znowelizowany art. 39¹ k.p.a. Zgodnie z § 1 tego artykułu „doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej (…) jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:

złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej,
wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny,
wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny”.

Redakcja tego przepisu po zmianie z 2014 r. wydaje się wadliwa. Zamierzeniem racjonalnego ustawodawcy było przecież uregulowanie w nim reguł doręczania, a nie (jednego) doręczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pism w formie dokumentów elektronicznych, a nie pism w formie innej niż elektroniczna (reguły doręczania tych ostatnich określa art. 39 k.p.a.).

Dokonując zatem wykładni art. 39¹ k.p.a., należy przyjąć, że wystąpienie, o którym mowa w pkt 2, może być jednorazowe i dotyczyć doręczania za pomocą środków komunikacji elektronicznej wszystkich pism w formie dokumentów elektronicznych sporządzonych w postępowaniu administracyjnym, którego stroną lub uczestnikiem jest wnioskodawca.

Zgodnie z literalnym brzmieniem zakres podmiotowy komentowanego przepisu obejmuje: stronę, podmioty na prawach strony, innych uczestników postępowania, w tym świadka, biegłego.

Doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej może nastąpić skutecznie, gdy strona albo podmiot na prawach strony złoży podanie o wszczęcie postępowania w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej. Zatem samo złożenie podania o uruchomienie postępowania w tej formie i tą drogą oznacza zgodę wnioskodawcy na doręczanie pism w formie dokumentów elektronicznych. Dodając § 1 do treści komentowanego przepisu, ustawodawca zdaje się uwzględniać potrzeby praktyki i przecina spory doktrynalne występujące w związku z interpretacją przepisu w poprzednim stanie prawnym[27].

W świetle drugiej przesłanki inicjatywa zastosowania tego sposobu doręczenia pochodzi od strony, podmiotu na prawach strony albo innego uczestnika, którzy w osobnym oświadczeniu wnioskują o doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Wskazane oświadczenie powinno być wyraźnie i jednoznaczne, nie można go domniemywać. Oprócz zgody na elektroniczne doręczenie powinno ono obejmować wskazanie organowi administracyjnemu adresu elektronicznego wnioskodawcy.

Trzecia z opcjonalnie wymienionych przesłanek skorzystania z elektronicznego doręczenia zakłada inicjatywę organu prowadzącego postępowanie. Organ administracji jest obowiązany uzyskać zgodę strony, podmiotu na prawach strony albo innego uczestnika na ten sposób doręczeń i adres elektroniczny, na który dokona doręczenia. Również i w tym przypadku należy przyjąć, że wspomniana zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczeniem woli o innej treści. Z wykładni językowej analizowanego przepisu wynika, że aby skorzystać z tego sposobu doręczenia, należy najpierw wystąpić o zgodę za pomocą tradycyjnych metod. Wątpliwe jest, czy organ, znając adres elektroniczny wnioskodawcy (np. gdy został dołączony do podania wnoszonego metodą tradycyjną), może wystąpić tą drogą o zgodę na elektroniczne komunikowanie się[28].

Wystąpienie jednej z przesłanek wymienionych w art. 39¹ § 1 k.p.a. stwarza dla organu administracji obowiązek doręczania pism w formie dokumentu elektronicznego za pomocą środków komunikacji elektronicznej wyłącznie w toczącym postępowaniu administracyjnym w konkretnej sprawie administracyjnej. Dodane do art. 39¹ k.p.a. § 1a–1d regulują sposób postępowania w przypadku korzystania z elektronicznego doręczenia w innych, określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych, pozostających w jego kompetencji. Zatem organ może zwrócić się do podmiotów określonych w § 1 o udzielenie zgody na dokonywanie elektronicznych doręczeń w tych kategoriach spraw. Może to uczynić na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej i przy wykorzystaniu adresu elektronicznego, będącego w jego dyspozycji (w takim przypadku nie stosuje się art. 46 § 3–8 k.p.a.).

Ustawodawca uregulował także przypadek, gdy podmioty postępowania administracyjnego skutecznie cofną (wyraźnie odwołają) zgodę na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z art. 391 § 1d k.p.a., „jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania zrezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego”, a więc przez „operatora pocztowego (…), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy”.

Zgodnie z art. 46 § 3 k.p.a. w przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma w sposób, o którym mowa w § 4 pkt 3, a więc przy zastosowaniu mechanizmów, o których mowa w art. 20a u.i.d.p. (tj. przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem lub podpisu elektronicznego potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP albo przez zastosowanie innych technologii umożliwiających identyfikację użytkownika sieci).

Możliwość doręczenia pism w formie dokumentu elektronicznego zależy od przesłania na adres elektroniczny adresata zawiadomienia zawierającego:

wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego,
wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma,
pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej oraz informacji o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób określony w art. 20a u.i.d.p. (art. 46 § 4 k.p.a.).

Należy zauważyć, że procedura doręczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej zakłada, iż pismo zostaje raczej odebrane niż wysłane, jako że „adresat pobiera pismo” (art. 46 § 4 pkt 2 k.p.a.). Jednocześnie trzeba podkreślić niekonsekwencję terminologiczną ustawodawcy po zmianie z 2014 r., gdyż w art. 46 § 4 pkt 1 k.p.a. jest mowa o piśmie w formie dokumentu elektronicznego, natomiast w pkt 2 § 4 tego przepisu (podobnie jak § 3) – po prostu o piśmie[29]. Chodzi zatem o pismo sporządzone w formie dokumentu elektronicznego (dokument elektroniczny)[30]. Adresat pobierający dokument elektroniczny podpisuje urzędowe „poświadczenie” odbioru; urzędowe, a więc wystawiane przez organ administracji będący nadawcą pisma. Z kolei art. 46 § 3 k.p.a. wprowadził wymóg „potwierdzenia” odbioru pisma. Relacja między prawnym znaczeniem poświadczenia i potwierdzenia pozostaje niejasna na gruncie przepisów kodeksowych.

Warunki techniczne i organizacyjne doręczania pism w formie dokumentu elektronicznego reguluje przywoływane już rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych. Urzędowe poświadczenie odbioru, o którym stanowi przepis art. 46 § 4 pkt 3 k.p.a., rozporządzenie określa jako poświadczenie doręczenia; jest ono udostępniane przez system informatyczny podmiotu publicznego w celu umożliwienia podpisania go przez adresata dokumentu elektronicznego. Wskazane poświadczenie doręczenia powinno zawierać: pełną nazwę podmiotu publicznego, który doręcza dokument elektroniczny, pełną nazwę podmiotu – adresata dokumentu, oznaczenie sprawy, oznaczenie pisma, którego dotyczy, w przypadku podpisania poświadczenia doręczenia – datę i czas podpisania rozumiane jako data i czas doręczenia dokumentu elektronicznego (§ 14 r.s.d.d.). Adresat dokumentu elektronicznego będzie zobligowany potwierdzić odebranie poświadczenia doręczenia przez opatrzenie go podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w art. 20a ust. 1 lub 2 u.i.d.p. Następnie, po opatrzeniu poświadczenia doręczenia podpisem elektronicznym, system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń, bezpośrednio po zakończeniu procesu weryfikacji podpisu elektronicznego adresata, udostępnia mu do pobrania dokument elektroniczny wraz z podpisanym przez niego poświadczeniem doręczenia, a organowi doręczającemu – podpisane poświadczenie doręczenia (§ 16 rozporządzenia).

Zgodnie z § 6 analizowanego rozporządzenia system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń automatycznie generuje informację wskazującą, że nie wpłynęło w terminie potwierdzone urzędowe poświadczenie odbioru. Informacją tą jest zawiadomienie o nieodebraniu pisma w formie dokumentu elektronicznego, które system teleinformatyczny organu administracji publicznej automatycznie przesyła adresatowi. Zgodnie z § 7 art. 46 k.p.a. „(…) odbioru tych zawiadomień nie potwierdza się”, a zatem doręczenie jest skuteczne z chwilą wpłynięcia zawiadomienia na adres elektroniczny adresata.

W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób, o którym mowa § 4 pkt 3, organ administracji publicznej po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie, w którym informuje o możliwości odebrania tego pisma (§ 5 art. 46). W sytuacji, gdy adresat nie odbierze pisma – czyli nie potwierdzi odbioru tego pisma w terminie 7 dni od dnia doręczenia pierwszego zawiadomienia – „(…) doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia” (§ 6 art. 46). A zatem czynności przewidziane przepisem art. 46 k.p.a. stwarzają domniemanie doręczenia przez okres 14 dni od dnia wysłania zawiadomienia. Natomiast z upływem ostatniego dnia wskazanego okresu, jeżeli adresat nie odbierze pisma, ustawodawca wprowadził fikcję prawną doręczenia; rozwiązanie to ma na celu usprawnienie postępowania poprzez wyeliminowanie przypadków, gdy było ono przedłużane z powodu nieodbierania korespondencji przesłanej drogą elektroniczną.

Dowiedz się więcej z książki
	Podpisy elektroniczne, biometria, identyfikacja elektroniczna rzetelna i aktualna wiedza darmowa wysyłka od 50 zł

Przyjmuję, że zasadnicza różnica pomiędzy domniemaniem doręczenia a fikcją prawną doręczenia jest taka, iż w przypadku domniemaniem doręczenia nie ma pewności, że pismo zostało doręczone, ale istnieje prawdopodobieństwo jego dostarczenia adresatowi; natomiast w przypadku fikcji prawnej doręczenia jest pewność, że adresat pisma nie otrzymał, ale przyjmuje się stan równoważny z doręczeniem pisma odbiorcy. Po nowelizacji z 2014 r. konstrukcja prawna art. 46 k.p.a. w tym zakresie jest tożsama ze sposobem regulacji doręczenia zastępczego z art. 44 k.p.a.

Obowiązki organu administracji publicznej w przypadku uznania za doręczone pisma w formie dokumentu elektronicznego określa § 8 art. 46.
Zgodnie z tym przepisem organ umożliwia adresatowi w prowadzonym przez niego systemie teleinformatycznym dostęp do:

treści pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres co najmniej trzech miesięcy od dnia uznania pisma za doręczone,
informacji o dacie uznania pisma za doręczone,
informacji o datach wysłania zawiadomień o nieodebraniu pisma w formie dokumentu elektronicznego.

Powyższe informacje mogą mieć istotne znaczenie dla strony i innych uczestników postępowania, zwłaszcza w kontekście skutecznego wnioskowania o przywrócenie terminu do dokonania czynności procesowej.

Nowelizacją z 2014 r. ustawodawca zobowiązał strony, ich przedstawicieli i pełnomocników, którym są doręczane pisma w formie dokumentu elektronicznego, do zawiadamiania organu o każdej zmianie swego adresu elektronicznego (art. 41 § 1 k.p.a.). Chodzi tutaj o ten adres elektroniczny, pod który są doręczane podania. Wątpliwości budzi zawężenie kręgu podmiotów obowiązanych do realizacji tego obowiązku; nie dotyczy on biegłych czy innych uczestników postępowania dowodowego. Konsekwencją zaniedbania realizacji powyższego obowiązku jest przyjęcie fikcji prawnej doręczenia: „(…) doręczenie (…) pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny (art. 41 § 2 k.p.a.)”.

Ponadto zmianie uległ art. 40 § 4 k.p.a. Strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, która nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest zwolniona z powinności ustanowienia pełnomocnika do doręczeń, jeśli doręczanie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Gdyby jednak strona skutecznie cofnęła zgodę na doręczanie jej pism w formie dokumentu elektronicznego, to wtedy powinna wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń[31].

Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej przy doręczaniu pism w formie dokumentów elektronicznych pozwala na przesyłanie tą drogą zarówno wezwań, zawiadomień, jak i innych dokumentów, w tym decyzji administracyjnych, jej odpisów, odpisów ugody czy postanowień. Potwierdziła to nowelizacja kodeksu postępowania administracyjnego z 2010 r., dopuszczając możliwość załatwiania spraw administracyjnych w formie dokumentu elektronicznego doręczanego środkami komunikacji elektronicznej (art. 14 § 1 w zw. z art. 109 § 1 k.p.a.). Organ administracji publicznej może zatem dokonać wyboru jednej z alternatywnie wymienionych w art. 14 § 1 k.p.a. form załatwienia sprawy, tj. formy pisemnej lub formy dokumentu elektronicznego, chyba że przepisy szczególne zastrzegają załatwienie sprawy w formie pisemnej. Aprobaty wymaga pogląd Andrzeja Wróbla, że „w razie gdy organ administracji publicznej załatwił już sprawę administracyjną w drodze decyzji mającej formę pisemną, wykluczone jest zastosowanie w tej samej sprawie formy dokumentu elektronicznego czy tym bardziej załatwienie tej samej sprawy ustnie. Kodeks nie przewiduje bowiem ani zatwierdzania decyzji wydanych ustnie decyzjami pisemnymi lub decyzjami w formie elektronicznej, ani zastępowania decyzji sporządzonej i wydanej w jednej z tych form inną formą lub innymi formami przewidzianymi w komentowanym przepisie”[32].

Stosowanie środków komunikacji elektronicznej przy dokonywaniu wezwań przed nowelizacją z 2014 r. było możliwe tylko w szczególnej kategorii spraw, tj. w sprawach niecierpiących zwłoki[33] (art. 55 § 1 k.p.a. – tzw. doręczenie uproszczone). W aktualnym stanie prawnym organ może wzywać do udziału w podejmowanych czynnościach procesowych (w tym czynności rozprawy) drogą elektroniczną w każdej sprawie administracyjnej, pod warunkiem spełnienia przesłanek z art. 39¹ k.p.a. i z uwzględnieniem wymogów formalnych wezwania doręczanego w formie dokumentu elektronicznego (art. 54 k.p.a.).

Organ administracji decyduje o sposobie udziału wezwanego w czynnościach postępowania. Strona lub świadek mogą być wezwani do udziału w postępowaniu przez nałożenie obowiązku złożenia wyjaśnień lub zeznań w formie dokumentu elektronicznego, jeżeli jest to niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy lub wykonania czynności urzędowych.

4. Stosowanie środków komunikacji elektronicznej w innych sytuacjach procesowych

Zgodnie z dodanym i obowiązującym od 11.05.2014 r. art. 33 § 2 k.p.a. pełnomocnictwo w postępowaniu administracyjnym może być udzielone nie tyko na piśmie, ustnie ze zgłoszeniem do protokołu, ale także w formie dokumentu elektronicznego. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów, o których mowa w art. 20a ust. 1 lub 2 u.i.d.p. (co oznacza, że pełnomocnik powinien je opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem elektronicznym potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP lub przy użyciu innych technologii, które umożliwią jego identyfikację w systemie teleinformatycznego organu; nie ma on natomiast obowiązku dołączania do akt oryginału pełnomocnictwa). Również odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wskazujących umocowanie mające formę dokumentu elektronicznego powinny być uwierzytelnione przy użyciu tych samych mechanizmów i sporządzone w formach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 u.i.d.p. Obecnie jest to wskazywane już rozporządzeniem w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

Nowelizując kodeks postępowania administracyjnego, ustawodawca nie odniósł się wprost do kwestii prowadzenia akt sprawy w formie dokumentów elektronicznych, inaczej niż w przypadku prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, zgodnie z którym akta mają być tworzone w postaci elektronicznej lub papierowej, a jeśli są prowadzone w postaci elektronicznej, to przetwarza się je z wykorzystaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją – art. 12a § 1 i 2. Zgodnie z dodanym do art. 54 § 1a p.p.s.a. skargę w formie dokumentu elektronicznego wnosi się do elektronicznej skrzynki podawczej organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi. Organ przekazuje skargę wraz z odpowiedzią na nią do elektronicznej skrzynki podawczej sądu. Ponadto organ administracji publicznej przekazuje sądowi akta sprawy, której dotyczy skarga, prowadzone w formie elektronicznej lub papierowej. Przyjęte rozwiązania mogą spowodować, że sądy administracyjne będą oczekiwać, iż akta sprawy w postępowaniu administracyjnym w I i II instancji będą prowadzone w formie elektronicznej.

Tymczasem zmieniając przepisy kodeksu, ustawodawca wskazał jedynie na możliwość prowadzenia w formie elektronicznej części akt sprawy administracyjnej. Na akta sprawy składają się bowiem m.in. metryka sprawy czy adnotacje. Metryka administracyjna, która stanowi obowiązkową część akt sprawy i której celem jest utrwalenie w jednym akcie rzeczywistego przebiegu postępowania, może mieć formę elektroniczną (art. 66 § 1 k.p.a.). W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej (§ 2). W formie dokumentu elektronicznego mogą być również sporządzane adnotacje (art. 72 § 2 k.p.a.). Dziwi natomiast i wydaje się przeoczeniem ustawodawcy brak możliwości sporządzania w formie elektronicznej protokołów.

Jeśli organ prowadzi akta sprawy w formie elektronicznej, to „może” zapewnić stronie dostęp do nich w swoim systemie teleinformatycznym, po identyfikacji strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 lub 2 u.i.d.p. (art. 73 § 3 k.p.a.). Redakcja tego przepisu dziwi, gdyż stronie przysługuje prawo wglądu w akta, a korelatem jej uprawnienia jest obowiązek organu zapewnienia stronie dostępu do akt.

W przypadku gdy strona składa, zamiast oryginału, odpis dokumentu sporządzony w formie dokumentu elektronicznego, to poświadczenie jego zgodności z oryginałem przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym dokonuje się za pomocą mechanizmów przewidzianych w art. 20a ust. 1 albo 2 u.i.d.p. Odpisy dokumentów poświadczane elektroniczne są sporządzane w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 u.i.d.p. Dodany do art. 76 § 2a k.p.a. dopuszcza stosowanie elektronicznych kopii dokumentów papierowych – tzw. skany dokumentów, uwierzytelnionych na ogólnych zasadach.

5. Ocena rozwiązań prawnych w zakresie stosowania środków komunikacji elektronicznej po nowelizacji z 2014 r. – wnioski

Dokonując oceny rozwiązań przyjętych w kodeksie po nowelizacji z 2014 r. w zakresie stosowania środków komunikacji elektronicznej w ogólnym postępowaniu administracyjnym, trzeba wskazać, że nie zapewniono pełnej elektronizacji tego postępowania. Nie nałożono na organy administracji publicznej obowiązku wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów (inaczej niż w przypadku sądów administracyjnych). Gdyby taki został wprowadzony, to można byłoby rozszerzyć zakres usług świadczonych drogą elektroniczną i określić jednolite procedury wiążące wszystkie urzędy w kraju. Prowadzi to do sytuacji, w której e-usługi wciąż pozostają fragmentaryczne, a ponadto obywatel wciąż nie ma pewności, czy dany organ zrealizuje interesującą go usługę.

Zmiany w kodeksie postępowania administracyjnego dokonane ostatnią nowelizacją częściowo mają charakter porządkujący, zmierzają do ujednolicenia terminologii (choć nie brakuje przypadków niekonsekwencji ustawodawcy w tym zakresie), służą wypełnieniu luk występujących w kodeksie (np. art. 33 § 2, art. 46 § 5 i 6, art. 76 § 2a).

Trzeba też zwrócić uwagę na to, że redakcja niektórych przepisów po zmianie wydaje się wadliwa. W związku z tym można sformułować kilka wniosków de lege ferenda:

Opowiadając się za otwartym katalogiem środków komunikacji elektronicznej przy wnoszeniu podań, należałoby postulować usunięcie z przepisu art. 63 § 1 k.p.a. określenia „inny” środek komunikacji elektronicznej. Na gruncie obowiązującego stanu prawnego nasuwa się bowiem pytanie, o jaki inny środek chodzi. Za taki nie można uznać ani telegrafu, ani telefaksu[34], do których odwołuje się ustawodawca w treści przepisu.
Należałoby postulować ujednolicenie terminologii użytej w kodeksie postępowania administracyjnego w odniesieniu do przedmiotu doręczeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej (takie nieścisłości występują na gruncie art. 39¹ i art. 46; np. § 1 art. 39¹ stanowi o „piśmie”, pkt 1 tego paragrafu o „podaniu w formie dokumentu elektronicznego”, pkt 3 tego paragrafu znów o „piśmie”, § 1a o „piśmie w formie dokumentu elektronicznego”) i zharmonizować ją z terminologią występującą na gruncie ustawy informatyzacyjnej i rozporządzenia (gdzie jest mowa o „dokumencie elektronicznym”).
W art. 39¹ § 1 powinna być mowa nie o „doręczeniu” (jednym), a o „doręczaniu” pism w formie dokumentu elektronicznego. Obecnie wykładnia językowa tego przepisu prowadzi do wniosku, że doręczenie każdego pisma w formie dokumentu elektronicznego wymaga osobnej zgody strony lub innego uczestnika postępowania, co pozostaje w sprzeczności z celem tej regulacji, jakim jest usprawnienie postępowania.

W związku z tym, że przepisy kodeksu postępowania administracyjnego dotyczące wykorzystania w postępowaniu administracyjnym środków komunikacji elektronicznej stosuje się łącznie z przepisami o informatyzacji, konieczna jest eliminacja występujących w tym zakresie sprzeczności.

Dla powstania e-administracji niezbędne są nie tylko zmiany w przepisach prawa, ale także stworzenie wyspecjalizowanej kadry potrafiącej opracować koncepcję rozwoju informatycznego jednostki oraz zapewnienie odpowiedniej infrastruktury technicznej (co wymaga stosownych nakładów finansowych). Ważnym aspektem jest także upowszechnienie wiedzy na temat stosowania nowoczesnych technologii w procesach administrowania i podnoszenie kompetencji cyfrowych społeczeństwa.

Dowiedz się więcej z książki
	Podpisy elektroniczne, biometria, identyfikacja elektroniczna rzetelna i aktualna wiedza darmowa wysyłka od 50 zł

Przypisy

[1] Definicja Krajowej Izby Gospodarczej, www.kig.pl.
[2] Ustawa z 17.06.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn.: Dz. U.
z 2014 r. poz. 1114), dalej: u.i.d.p., ustawa informatyzacyjna.
[3] Ustawa z 14.06.1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.), dalej: k.p.a.
[4] Ustawa z 18.09.2001 r. o podpisie elektronicznym (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 262 ze zm.), dalej: u.p.e.
[5] Ustawa z 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1422 ze zm.), dalej: u.ś.u.
[6] Ustawa z 29.12.1998 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrożeniem reformy ustrojowej państwa (Dz. U. Nr 162, poz. 1126 ze zm.).
[7] Wspomniana już ustawa z 17.06.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
[8] Ustawa z 12.02.2005 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadnia publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230 ze zm.).
[9] Ustawa z 10.01.2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 183).
[10] Ustawa z 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.).
[11] Ustawa z 30.08.2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.), dalej: p.p.s.a.
[12] Ustawa z 30.08.2002 r. o systemie informacji o ochronie zdrowia (Dz. U. Nr 113, poz. 657 ze zm.).
[13] Uzasadnienie do projektu ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw, s. 1–2.
[14] A. Wróbel w: M. Jaśkowska, A. Wróbel, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2009, s. 365.
[15] Zob.: X. Konarski, Komentarz do ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Warszawa 2004, s. 73 i n.; D. Szostek, Czynność prawna a środki komunikacji elektronicznej, Kraków 2004, s. 35–36.
[16] X. Konarski, G. Sibiga, Zastosowanie środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym ogólnym po nowelizacji KPA, „Monitor Prawniczy” 2006/2, s. 66.
[17] Szczegółowy zakres i warunki korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej określa rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z 6.05.2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 584).
[18] Por. Z.R. Kmiecik, Proceduralny stosunek administracyjnoprawny w ogólnym postępowaniu administracyjnym, „Studia Iuridica Lublinensia” 2014/XXII, s. 467.
[19] Zakup kwalifikowanego certyfikatu, karty, na której jest on zapisany, i odpowiedniego czytnika wymaga wydatku kilkuset złotych, także odnowienie certyfikatu to rocznie koszt co najmniej kilkudziesięciu złotych. Zgodnie z art. 5 ust. 2 u.p.e. dane opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Zatem w chwili weryfikacji certyfikat musi być ważny (opłacony). W przeciwnym razie czynności prawne dokonane po upływie terminu jego ważności nie będą miały mocy prawnej.
[20] Zgodnie z art. 20b pkt 1 i 2 u.i.d.p. podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP wywołuje skutki prawne, jeżeli został utworzony lub złożony w okresie ważności tego profilu. Dane w postaci elektronicznej opatrzone podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
[21] Szczegółowe zasady potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej reguluje rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z 5.06.2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 778). Warto zauważyć, że na skutek ostatniej nowelizacji rozszerzono sieć punktów, w których można potwierdzić profil zaufany; poza konsulem, naczelnikiem urzędu skarbowego, wojewodą, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, funkcję podmiotu potwierdzającego, za zgodą ministra właściwego do spraw informatyzacji, może pełnić inny podmiot publiczny, bank krajowy, operator pocztowy, oddział instytucji kredytowej, spełniający warunki określone w powyższym rozporządzeniu.
[22] W centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, prowadzonym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji w ramach ePUAP, umieszcza się, przechowuje i udostępnia wzory dokumentów, które uwzględniają niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 ze zm.). Jeżeli wzór podania określają odrębne przepisy, to umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego przez organy administracji publicznej w centralnym repozytorium jest równoznaczne z określeniem wzoru wnoszenia podań, o których mowa w art. 63 § 3a k.p.a. Niezależnie od obowiązku przekazania wzorów pism w postaci dokumentów elektronicznych do centralnego repozytorium, organy administracji publicznej mogą tworzyć własne lub wspólne z innymi organami repozytoria wzorów takich dokumentów (art. 19b pkt 2, 4 i 5 u.i.d.p.).
[23] Opinia Polskiego Towarzystwa Informatycznego do „Projektu założeń projektu ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw” z 8.08.2012 r., s. 4.
[24] Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 14.09.2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1216 ze zm.), dalej: r.s.d.d.
[25] Rozporządzenie Rady Ministrów z 12.04.2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 526).
[26] Wyrok NSA z 12.09.2008 r. (II OSK 1012/07), LEX nr 50850.
[27] Zob. szerzej M. Kotulska, Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym, „Przegląd Prawa Publicznego” 2012/9, s. 29.
[28] Por. R. Biskup, M. Ganczar, Komunikacja elektroniczna w postępowaniu administracyjnym, „Państwo i Prawo” 2008/1, s. 67–68.
[29] Na zasadność rozróżnienia między dokumentem elektronicznym a pismem wskazują: G. Sibiga, Komunikacja elektroniczna w kodeksie postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2011, s. 55–58, oraz A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do art. 39(1) Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2014.
[30] Zwrot „pismo w formie dokumentu elektronicznego” jest – ściśle rzecz ujmując – semantycznie niepoprawne. Zgodnie bowiem z definicjami słownikowymi pismo to „tekst napisany ręcznie lub maszynowo na kartce (kartkach) papieru” albo „papier z wypisanym ręcznie lub maszynowo tekstem”. Z tego względu można znaleźć w doktrynie ujęcia przeciwstawiające uzewnętrznianie aktów (dokumentów) na piśmie uzewnętrznianiu w formie elektronicznej. Zob. Z.R. Kmiecik, Wszczęcie ogólnego postępowania administracyjnego, Warszawa 2014, s. 281.
[31] A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do art. 40 Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2014. Na praktyczne trudności związane ze stosowaniem art. 40 k.p.a. wskazuje A. Korzeniowska-Polak, Dylematy nowelizacji kodeksu postępowania administracyjnego, „Państwo i Prawo” 2012/2, s. 12–15.
[32] A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do art. 14 Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2014.
[33] Przez „sprawę niecierpiącą zwłoki” należy rozumieć m.in. taką sprawę będącą przedmiotem postępowania administracyjnego, której szybkie załatwienie jest konieczne ze względu na stan zagrożenia życia lub zdrowia ludzkiego, możliwość wywołania poważnych negatywnych skutków gospodarczych lub społecznych, a także ze względu na wyjątkowo ważny interes strony.
[34] Zob. wyrok WSA w Warszawie z 5.12.2006 r. (III SA/Wa 1836/06), LEX nr 295045.