Zaufany profil będzie można potwierdzić na poczcie
Formalności konieczne do elektronicznych kontaktów z urzędami już teraz ograniczono do minimum. Wystarczy na platformie ePUAP założyć profil zaufany, czyli darmowy podpis elektroniczny do kontaktów z instytucjami publicznymi. Obecnie by aktywować profil należy jedynie go potwierdzić, co oznacza jedną wizytę w urzędzie. Wciąż istnieje jednak spora grupa osób, dla której jest to rozwiązanie niedogodne. Z tego powodu autorzy projektu nowelizacji listę punktów gdzie można potwierdzić zaufany profil rozszerzyli o placówki Poczty Polskiej i banki.
Dobre standardy i wzorce dla samorządów
Z pewnością cieszy fakt, że zwiększy się grono instytucji, które będą mogły kontaktować się z obywatelami za pośrednictwem ePUAP. Jednak dla harmonijnego rozwoju e-administracji w Polsce oprócz zmian ilościowych konieczne są również prace nad jakością e-usług. Resort administracji i cyfryzacji trafnie zauważył, że większość usług publicznych świadczą samorządy. Władze lokalne udostępniają swoje usługi na ePUAP w różny sposób, dlatego autorom projektu zależy na stworzeniu dobrych standardów i wzorców.
Już dziś jednak w wielu miejscach można drogą elektroniczną – oprócz składania pism ogólnych – np. dopisać się do spisu wyborców, złożyć skargę lub wniosek, złożyć deklarację śmieciową, wniosek o rejestrację pojazdu sprowadzonego z zagranicy, poprosić o odpis akt stanu cywilnego, zmienić adres do korespondencji lub zamieszkania, wylicza MAC. Ministerstwo podkreśliło, że dąży do sytuacji, w której tych usług będzie coraz więcej i, w miarę możliwości, będą one świadczone obywatelom w podobny sposób.
Łatwiejszy e-kontakt, prostsze e-formularze
Ustawa ułatwi też korespondencję elektroniczną nakładając na urzędy obowiązek posługiwania się e-skrzynkami podawczymi w jednolitym standardzie (dziś skrzynki bywają różne, nie ma gwarancji, że przyjmą każde pismo podpisane cyfrowo).
Dla obywatela oznacza to łatwość korzystania z tej formy kontaktu z urzędami – skrzynki w każdym urzędzie mają działać na podobnej zasadzie i przyjmować każde podpisane cyfrowo pismo.
Kolejnym krokiem ma być porządkowanie wzorów dokumentów: urzędy będą musiały zgłaszać wzory dokumentów elektronicznych do centralnego repozytorium wraz z opisami usług do ministra ds. informatyzacji możliwych do zrealizowania przy wykorzystaniu tych wzorów oraz udostępniać formularze elektroniczne. Formularze niespełniające wyznaczonych standardów będą mogły być usuwane z ePUAP-u, by nie myliły obywateli.
Jeżeli jakąś sprawę da się załatwić elektronicznie, podmioty publiczne będą musiały przygotować odpowiednie elektroniczne wzory pism i formularze.@page_break@
E-dokument równy papierowemu
Ustawa zrównuje drogę elektroniczną z papierową w korespondencji z urzędem. Jeśli obywatel zainicjuje korespondencję elektronicznie, urząd będzie musiał korespondować z nim przez internet (oczywiście tylko w przypadku korespondencji podpisanej profilem zaufanym albo kwalifikowanym). Chodzi tu m.in. istotne dla pewności w obiegu prawnym przepisy dotyczące skutecznego doręczenia korespondencji, czyli momentu, w którym można uznać, że pismo zostało doręczone. W przypadku korespondencji papierowej przepisy określają, że jest to po dwóch doręczonych awizach i po upływie 14 dni (nazwa się to „fikcją doręczeń”). Ustawa wprowadza analogiczny przepis w sprawie korespondencji przekazywanej drogą elektroniczną.
E-zmiany w postępowaniu administracyjnym
Planowane przez ustawę o informatyzacji zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego ułatwią czynności w postępowaniu administracyjnym.
Dopuszczona zostanie forma dokumentu elektronicznego przy:
udzielaniu pełnomocnictwa procesowego,
składaniu zeznań lub wyjaśnień,
elementach wezwania organu obejmujących komunikację elektroniczną,
sporządzeniu przez urzędnika adnotacji;
wezwaniu na rozprawę.
W postępowaniu administracyjnym dopuszczone zostaną elektroniczne kopie dokumentów papierowych (skany), po uwierzytelnieniu np. kwalifikowanym certyfikatem lub profilem zaufanym – o ile obywatel nie może uzyskać zaświadczenia w formie dokumentu elektronicznego. To nie wszystko – wprowadzona zostanie możliwość elektronicznego wglądu w akta sprawy.
W postępowaniu sądowoadministracyjnym wprowadzona będzie możliwość wnoszenia przez stronę/uczestnika postępowania do sądu administracyjnego pism w formie dokumentu elektronicznego i doręczania dokumentów przez sąd administracyjny stronom drogą elektroniczną oraz możliwość wglądu w akta sprawy prowadzone w postaci elektronicznej (alternatywa dla dotychczasowego sposobu zapoznania się z treścią pism w sprawie, tj. osobistego stawiennictwa w siedzibie sądu)