Co zrobić, gdy wykonawca złożył podpis z pieczątką tylko na ostatniej stronie oferty?

Formularz ofertowy wykonawcy składa się z 4 stron. Wykonawca złożył podpis z pieczątką na ostatniej czwartej stronie formularza ofertowego, pozostałe 3 strony nie zostały zaparafowane. Ostatnia strona zawiera tylko informacje: z ilu stron składa się cała oferta i podpis wykonawcy z pieczątką, pozostałe dane - w tym cena - znajdują się na poprzednich stronach. Czy zamawiający ma uznać ofertę wykonawcy za ważną? Czy powinien ją odrzucić?

Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Popełnione przez wykonawcę uchybienie nie może stanowić podstawy do wyeliminowania z postępowania czy to wykonawcy, czy też samej oferty. Oznacza to, że nie zaktualizowała się żadna z podstaw odrzucenia oferty określona w art. 89 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2013 r. poz. 907) dalej p.z.p., ani tym bardziej jakakolwiek podstawa wykluczenia wskazana w art. 24 p.z.p.

Błąd polegający na nieprzestrzeganiu zalecenia zamawiającego co do złożenia parafy na każdej stronie oferty jest błędem kwalifikowanym jako błąd co do formy składanej oferty, a wystąpienie tego rodzaju nieprawidłowości nie dyskwalifikuje oferty.

Oceniając skutki jakie dla wykonawcy wywołuje przedstawiona nieprawidłowość należy przede wszystkim rozpatrzeć możliwość ewentualnego odrzucenia oferty. Jeżeli analiza przepisów p.z.p. regulujących zasady odrzucania ofert wskaże na brak podstaw do takiej decyzji, to zamawiający nie jest uprawniony do zastosowania sankcji w postaci odrzucenia oferty. Podstawy odrzucenia oferty określa art. 89 p.z.p. Z ośmiu podstaw odrzucenia oferty opisanych w przedmiotowym przepisie, jako potencjalną podstawę eliminacji oferty można teoretycznie wskazać art. 89 ust. 1 pkt 2 p.z.p.

Przywołany przepis nakazuje jednak odrzucenie oferty, tylko i wyłącznie wówczas, gdy jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Norma art. 89 ust. 1 pkt 2 p.z.p. ma zastosowanie do merytorycznego aspektu zaoferowanego przez wykonawcę świadczenia, a w szczególności odnosi się do jego zakresu, ilości, jakości itd. O niezgodności treści oferty z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie można mówić w sytuacji, gdy nieprawidłowości odnoszą się tylko i wyłącznie do formalnych aspektów sporządzenia i złożenia oferty. Stanowisko według którego brak parafy na pierwszych trzech stronach oferty wskazywałby na niezgodność z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia byłoby w tej sytuacji chybione. Braki dotyczące parafek, pieczęci, numeracji stron, potwierdzania za zgodność z oryginałem, nawet wówczas gdy specyfikacja istotnych warunków zamówienia opisywała szczegółowo zasady ich składania, nie mogą być podstawą do odrzucenia oferty. Opisane braki nie wpływają bowiem w żadnym zakresie na treść złożonej oferty. Brak parafy na trzech stronach oferty winien być potraktowany jako drobne uchybienie formalne, nie wywołujące skutku w odniesieniu do treść oferty.

W oparciu o przedstawiony stan faktyczny stwierdza się, iż sam zamawiający wprowadzając do specyfikacji istotnych warunków zamówienia postanowienia odnoszące się do składania paraf na zapisanych stronach oferty nie miał intencji eliminowania wykonawców, którzy nie przestrzegali przedmiotowych instrukcji. Złożenie parafy było jedynie zaleceniem skierowanym do wykonawców, a nie wymogiem warunkiem przyjęcia oferty do oceny. Dodatkowym argumentem pozwalającym na przyjęcie oferty jako prawidłowo złożonej, jest podanie informacji na podpisanej stronie oferty co do całkowitej liczby stron. Dzięki takiemu oznaczeniu zamawiający ma pewność, iż oświadczenie woli wykonawcy dotyczy wszystkich stron, z których składa się oferta, a nie tylko strony opatrzonej podpisem. Reasumując, w sytuacji opisanej w zapytaniu zamawiający nie ma prawa odrzucić oferty wykonawcy.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie zarówno w treści komentarzy poświęconych p.z.p., jak i w wyrokach Krajowej Izby Odwoławczej. W publikacji "Prawo zamówień publicznych. Komentarz" - Dzierżanowski W., Jerzykowski J., Stachowiak M. – wydawnictwo Zakamycze, na str. 297 czytamy: "podstawą odrzucenia oferty jest niezgodność jej treści z treścią SIWZ, a contrario za sprzeczne z ustawą należy uznać odrzucenie oferty z powodu niespełnienia ustalonych przez zamawiającego wymogów dotyczących jej formy". W wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 6 lipca 2010 r. (sygn. akt KIO/UZP 1244/10), czytamy: "Ewentualne uchybienia (niezgodności z wymaganiami SIWZ), co do kształtu przygotowanej oferty, sposobu oznaczenia lub prezentacji załączników czy formy prezentacji całej treści oferty pozostają bez znaczenia dla oceny oferty w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Przygotowanie oferty w formie nieodpowiadającej wymaganiom zamawiającego pozbawione jest sankcji w postaci odrzucenia oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 p.z.p, który wyraźnie referuje do treści oferty, a nie jej formy". W podobnym tonie wypowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 22 marca 2011 r. (sygn. akt: KIO/466/11), w którym czytamy m.in.: "W rozpoznawanej sprawie nie budzącym wątpliwości jest, że Car-Lift Service zgodnie z wymogami SIWZ podpisał i załączył do złożonej oferty projekt umowy na zadanie nr 3. Świadczą o tym własnoręczne podpisy Prezesa oraz Członka Zarządu Spółki oraz opatrzenie dokumentu pieczęciami imiennymi ww. osób, co jednoznacznie wskazuje kto złożył oświadczenie woli. Bark parafy na każdej stronie projektu umowy należy uznać jedynie za uchybienie formalne nie mające wpływu na merytoryczną treść złożonej oferty. Tym samym w opinii Izby zamawiający nie był uprawniony do odrzucenia oferty wykonawcy Car- Lift Service w trybie art. 89 ust. 1 pkt 2 Pzp jako niezgodne z treścią SIWZ.