Pracownica firmy jest przedstawicielem handlowym i otrzymała od firmy swoją służbową pocztę mailową z jej nazwiskiem i domeną firmy. Obecnie jest chora i przebywa w szpitalu. Z racji tego, iż dane służbowe z zamówieniami oraz pilnymi bieżącymi sprawami wpływają na maila służbowego tej pracownicy firma ta chce zrobić przekaz aby wszystkie informacje wysyłane na tą skrzynkę zostały dodatkowo przekazywane na inną.
Czy trzeba informować pracownicę o tym przekierowaniu?
W mojej ocenie, w sytuacji przedstawionej w pytaniu pracodawca ma możliwość przeglądania służbowej skrzynki pocztowej pracownika. Jeśli jednak będzie się w niej znajdowała także prywatna korespondencja pracownika, pracodawca nie ma prawa jej przeglądać.
Z uwagi na brak powszechnie obowiązujących regulacji dotyczących tej problematyki, pracodawca dla własnego bezpieczeństwa powinien uregulować tryb postępowania w przypadkach analogicznych do wskazanego w pytaniu, w regulacjach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie pracy.
Problematyka poruszona przez Państwa w pytaniu nie jest niestety uregulowana w powszechnie obowiązujących przepisach. W piśmiennictwie pojawia się wiele opinii na temat dopuszczalności i granic w jakich pracodawca może kontrolować pracownika i nie są to niestety opinie zgodne. Co do zasady przyjmuje się, że treść korespondencji służbowej, w tym mailowej, nie może być dla pracodawcy niedostępna. Jednocześnie jednak dostęp do niej nie może być nieograniczony. W przypadku przedstawionym przez Państwa w pytaniu pracodawca może więc co do zasady przeglądać pocztę służbową pracownicy, czy też dokonać jej przekierowania na adres pracownika, który ją zastępuje. Jeśli jednak natrafi przy tej okazji na prywatną korespondencję pracownicy, nie ma prawa jej przeglądać.
W piśmiennictwie wskazuje się także, że z uwagi na brak uregulowań prawnych dotyczących tej problematyki oraz fakt, iż jest to problematyka kontrowersyjna, pracodawcy dla własnego bezpieczeństwa powinni regulować te kwestie w przepisach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie pracy.
Jarosław Masłowski - specjalista z zakresu prawa pracy