Tak stanowi projekt rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie sposobu sporządzania, przechowywania i udostępniania protokołów przesłuchań oskarżonych, świadków, biegłych i kuratorów.
Każdy przypadek udostępnienia dokumentu, akt i przedmiotów oznaczonych klauzulą „tajne” „ściśle tajne”, poufne” i „zastrzeżone”, odnotowuje się w karcie udostępnienia dokumentu, z zaznaczeniem daty, nazwiska i imienia osoby, której dokument, akta lub przedmiot udostępniono, a osoba ta potwierdza fakt udostępnienia własnoręcznym podpisem.
Udostępnienie dokumentów, akt lub przedmiotów oznaczonych klauzulą tajności biegłemu, tłumaczowi lub specjaliście, następuje na zarządzenie prezesa sądu, a w postępowaniu przygotowawczym na zarządzenie prokuratora, tylko w zakresie niezbędnym dla wykonania czynności procesowej.
Projekt zakłada, że przy powoływaniu się w jawnych orzeczeniach i pismach procesowych na protokoły przesłuchań, dokumenty lub przedmioty, na które rozciąga się obowiązek zachowania w tajemnicy informacji niejawnych, w miejsce danych dotyczących tych dowodów wskazuje się numer, pod którym został on zarejestrowany we właściwym urządzeniu ewidencyjnym, prowadzonym zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.
Ochrona protokołów
Ustawa o ochronie informacji niejawnych przestaje posługiwać się pojęciami „tajemnica państwowa” i „tajemnica służbowa”. Zamiast tego mowa jest o ochronie informacji niejawnych, tzn. takich, których nieuprawnione ujawnienie spowodowałoby lub mogłoby spowodować szkody dla Rzeczypospolitej Polskiej albo byłoby z punktu widzenia jej interesów niekorzystne, także w trakcie ich opracowywania oraz niezależnie od formy i sposobu ich wyrażania.
Rozporządzenie utrzymuje dotychczasową formę przeprowadzania czynności dowodowych, których materia dotyczy informacji niejawnych oraz takich informacji, na które rozciąga się obowiązek zachowania tajemnicy związanej z zachowaniem zawodu lub funkcji, nakazując by został sporządzony odrębny protokół z tych czynności. W zależności od rodzaju tajemnicy prawnie chronionej zróżnicowany został reżim ochrony owych odrębnych protokołów, które obejmując dane o charakterze niejawnym, w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych, co do zasady będą przechowywane oddzielnie, w warunkach kancelarii tajnej i będą podlegać rejestracji w urządzeniach ewidencyjnych, prowadzonych na podstawie tej ustawy. Protokoły obejmujące tajemnice zawodowe lub funkcyjne będą natomiast przechowywane w aktach sprawy, w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z nimi przez osoby nieuprawnione. Rejestracji podlegać będzie jedynie fakt zapoznania się z takimi dokumentami, na karcie zapoznania się.
Klauzule tajności
Z informacjami o charakterze niejawnym zapoznawać się będą osoby uprawnione na podstawie zarządzenia wydawanego przez prezesa sądu i przewodniczącego składu orzekającego – w postępowaniu przed sądem lub prokuratora w postępowaniu przygotowawczym. Zarządzenie to obok wskazania osoby uprawnionej do zapoznania się z materiałami o charakterze niejawnym, określać będzie zakres informacji niejawnych do zapoznania się, będzie również zawierać informacje, czy dla tej osoby został utworzony oprawiony zbiór dokumentów, umożliwiający sporządzanie jej notatek. Nadto na podstawie tego zarządzenia określona zostanie klauzula tajności oprawionego zbioru dokumentów przeznaczonego do sporządzania notatek, skorelowana z najwyższą z klauzuli tajności przeglądanych dokumentów.
Można sporządzać kopie
Projekt zakłada zniesienie zakazu sporządzania kopii, odpisów, wyciągów i notatek z dokumentów oraz akt oznaczonych klauzulą tajności. Trybunał Praw Człowieka w sprawach tzw. lustracyjnych wielokrotnie (Matyjek przeciwko Polsce, Bobek przeciwko Polsce, Lubych przeciwko Polsce, Jałowiecki przeciwko Polsce, Rasmussen przeciwko Polsce) uznawał odmowę sporządzania notatek z materiałów niejawnych za oczywiste naruszenie art. 6 ust. 3 Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności w kontekście braku zagwarantowania prawa do obrony oraz naruszenia reguł równości stron.
Rozporządzenie określa również sposób powoływania się w jawnych pismach i orzeczeniach na materiały o charakterze niejawnym, uznając, że koniecznym będzie zachowanie systemu, w którym wystarczające będzie podanie numeru rejestracji takich informacji w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym.
W przypadku innych tajemnic chronionych wystarczającym będzie wskazanie numeru karty z akt sprawy, bądź też numeru, pod którym zarejestrowano dowód rzeczowy.
Zmiany w posługiwaniu się tajnymi dokumentami
Projekt nowego rozporzadzenia ministra sprawiedliwosci zakłada zniesienie zakazu sporządzania kopii, odpisów, wyciągów i notatek z dokumentów oraz akt oznaczonych klauzulą tajności.