Niełatwe tworzenie prawa wewnętrznego w spółce akcyjnej

Spółki akcyjne są zazwyczaj firmami o rozbudowanych strukturach organizacyjnych i licznych zespołach pracowniczych, prowadzącymi znaczące przedsiębiorstwa. Wymaga to tworzenia regulacji wewnętrznych dla codziennej działalności, co nie jest zadaniem łatwym - pisze dr Wojciech Marek, radca prawny, współpracujący z kancelarią LEXdirekt Widziewicz Szepietowski, Kancelaria Radców Prawnych, Sp. p.

Spółka, jak każdy inny podmiot uczestniczący w obrocie prawnym i gospodarczym, działa w środowisku prawnym stworzonym przez zewnętrzne przepisy prawa, o powszechnym zakresie stosowania. Przepisy te, ze względu na swój uniwersalny charakter, są jednak niewystarczające, bo nie uwzględniają specyfiki danej spółki. Zauważone potrzeby regulacyjne mogą być zaspokojone wyłącznie przez samą spółkę, poprzez stworzenie odpowiedniego systemu prawa wewnętrznego. Spółka działająca bez takiego systemu, zadowalająca się posiadaniem jedynie najogólniejszej regulacji, jaką jest statut, jest skazana na działania prawnie chaotyczne, generujące znaczne ryzyko operacyjne.

Istota regulacji wewnętrznych

System prawa wewnętrznego spółki tworzą te regulacje, które:

• zawierają zapisane normy ciągłego lub wielokrotnego postępowania,
• są stosowane do opisanych w nich sytuacji, trwających w czasie lub powtarzających się,
• są adresowane rodzajowo, a nie indywidualnie,
• obowiązują przez dłuższy czas, określony w samej regulacji, albo do uchylenia przez następną regulację o tym samym zakresie.

Pisemne decyzje organów spółki, zawierające nakaz, przyzwolenie lub zakaz określonego zachowania się w jednostkowych (jednorazowych) sytuacjach, adresowane indywidualnie (do określonego pracownika lub ich wąskiego grona), wygasające przez ich jednorazowe wykonanie, nie mają charakteru regulacji wewnętrznej. Takie decyzje powinny natomiast znajdować swoją podstawę w regulacjach wewnętrznych, tak co do kompetencji do ich wydawania (normy kompetencyjne), jak i co do dopuszczalnej treści.
W każdej spółce akcyjnej zalążkiem systemu prawa wewnętrznego jest statut, jako regulacja wymagana przepisami kodeksu spółek handlowych. Statut jest swego rodzaju „konstytucją spółki”, stojąc najwyżej w hierarchii aktów prawa wewnętrznego. Na jego podstawie wydawane są akty niższego rzędu, to jest uchwały walnego zgromadzenia, uchwały rady nadzorczej, uchwały zarządu, zarządzenia prezesa zarządu lub ewentualnie innych członków zarządu.

Najważniejsza rzeczywista potrzeba

Wprowadzając regulacje wewnętrzne łatwo popaść w stan „prawodawstwa euforycznego”, to jest wynikającego z wiary w omnipotencję zapisanych w nich norm postępowania, mających stanowić panaceum na wszystkie problemy w działalności spółki. Ceną, jaką przychodzi zapłacić za takie podejście, jest zazwyczaj „przeregulowanie” spółki, często paraliżujące jej działalność biznesową. Zanim zostanie podjęta decyzja o przyjęciu regulacji wewnętrznej, powinno zostać ustalone, jakie normy postępowania mają być w spółce wdrożone i do kogo będą adresowane. Regulacja jest wskazana tylko wtedy, gdy jej projektodawca potrafi sobie odpowiedzieć co najmniej na pytania, co powinno być w spółce czynione, w jakich okolicznościach, w jaki sposób i przez kogo.

Zamiar wprowadzenia regulacji wewnętrznej powinien być zaniechany, jeżeli zdrowy rozsądek i ewentualnie uwagi firmowych prawników (to ich istotna rola) będą wskazywały, że przedmiot zamierzonej regulacji ze swej natury nie nadaje się do regulacji albo nie będzie jej można skutecznie wdrożyć bądź nie będzie można egzekwować zapisanych w regulacji zasad postępowania. Nie należy także wprowadzać regulacji wewnętrznej w obszarze, gdzie wszystko funkcjonuje dobrze bez regulacji, a stan taki nie zwiększa ryzyka operacyjnego.

Ważna metoda regulacji

Ustalając treść regulacji wewnętrznej można postępować według jednej z dwóch metod, to jest zawierając w niej:
-wszystkie reguły postępowania dla regulowanej sytuacji, przez powtórzenie norm zawartych w zewnętrznych przepisach prawa i dodanie pozostających z nimi w zgodzie specyficznych norm dla spółki, albo wyłącznie specyficzne normy dla spółki, z pominięciem norm zawartych w zewnętrznych przepisach prawa, co wymaga założenia, że adresaci regulacji znają te normy zewnętrzne i będą śledzić ich zmiany.

Każda z tych metod ma swoje zalety, ale i niesie zagrożenia. Pierwsza z nich ma oczywisty walor edukacyjny w sensie podnoszenia świadomości prawnej pracowników spółki, ale stwarza ryzyko zniekształcenia norm zewnętrznych przy ich inkorporowaniu do prawa wewnętrznego. Taka regulacja łatwo też może doprowadzić w okresie jej obowiązywania do utrzymywania w prawie wewnętrznym rozwiązań już nieaktualnych w wyniku zmian przepisów prawa (ciężar obserwowania takich zmian spoczywa tu na spółkowym prawodawcy). Druga metoda, pozbawiona waloru edukacyjnego, jest bardziej elastyczna, ale stwarza konieczność stałego szkolenia pracowników w zakresie przepisów prawa, mających zastosowanie w ich działalności, i egzekwowania tej wiedzy. Nie można wykluczyć, że dla pewnych regulowanych sytuacji któraś z tych metod będzie bardziej właściwa. Sensowne może się także okazać pójście drogą kompromisu pomiędzy nimi. Może on polegać np. na inkorporowaniu do prawa wewnętrznego tych norm zewnętrznych, które są stabilne (jak np. podstawowe konstrukcje cywilistyczne), i pomijaniu norm podlegających częstym zmianom.

Statut przede wszystkim

Podstawowe wskazania dotyczące uprawnionych do stanowienia regulacji wewnętrznych wynikają z przepisów k.s.h. i statutu spółki, co dotyczy w szczególności prawotwórczych kompetencji walnego zgromadzenia i rady nadzorczej. Zwykle wątpliwości zaczynają się na poziomie zarządu spółki i dotyczą tego, jakie sprawy powinny być regulowane uchwałami zarządu (kolegialnie), a jakie mogą być regulowane zarządzeniami z poziomu prezesa lub członka zarządu.

W tej kwestii należy sięgnąć do art. 371 § 1 k.s.h. wprowadzającego zasadę, że jeżeli zarząd jest wieloosobowy, to wszyscy jego członkowie są obowiązani i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw spółki, chyba że statut stanowi inaczej. Należy przyjąć, że „prowadzenie spraw spółki” to zarówno podejmowanie decyzji w jednostkowych sprawach, jak i stanowienie prawa wewnętrznego spółki przez wydawanie aktów o charakterze normatywnym, a „wspólne prowadzenie” jest możliwe tylko w trybie uchwał. Należy więc dojść do wniosku, że w braku zapisanych w statucie podstaw do samodzielnego działania w zakresie prowadzenia spraw spółki przez poszczególnych członków zarządu (w tym prezesa), wszystkie samoistne (tzn. wynikające z kompetencji statutowej) regulacje wewnętrzne powinny mieć formę uchwały zarządu.Oznacza to, że w każdym przypadku, dla każdej regulowanej materii, aktem najwyższej rangi, niejako inicjującym stanowienie prawa w tym zakresie, powinna być uchwała zarządu, zawierająca normy o charakterze ogólnym (w tym kierunkowym) oraz komplet niezbędnych delegacji do stanowienia norm szczegółowych w trybie aktów wykonawczych, a także zawierająca normy kompetencyjne dla podejmowania decyzji jednostkowych w zakresie regulowanej materii.

Inna jest sytuacja, jeżeli statut odchodzi od zasady zapisanej w art. 371 § 1 k.s.h. Wymaga to określenia w statucie, w jakim zakresie sprawy spółki są prowadzone (w sensie stanowienia prawa wewnętrznego i podejmowania jednostkowych decyzji) przez zarząd in gremio, przez prezesa zarządu i przez poszczególnych członków zarządu. Takie określenie może być zrealizowane nie tylko przez szczegółowe zapisy statutu, ale także przez statutowe odesłanie w tym zakresie np. do regulaminu zarządu, uchwalanego przez walne zgromadzenie lub radę nadzorczą.

Kto spółkowym prawodawcą

Regulacje powinny być wydawane zgodnie z zapisami statutu i ograniczać się w swej materii do zakresu, w jakim wydający regulację prowadzi sprawy spółki - tak więc np. inny niż prezes członek zarządu może wydawać zarządzenia tylko w materiach w całości mu statutowo przypisanych do prowadzenia. Jeżeli wymagająca regulacji materia wykracza poza ten zakres, to kompetencja do wydania regulacji powinna być lokowana na odpowiednim, wyższym szczeblu struktury spółki. Ponadto, jeżeli regulacja nakłada na wskazane w niej osoby (określone przez funkcje lub stanowiska pracy) nowe obowiązki (bądź modyfikuje dotychczasowe obowiązki) lub przypisuje bądź modyfikuje takim osobom uprawnienia (zarówno w sferze podejmowania decyzji, jak i w sferze stanowienia prawa przez wydawanie aktów wykonawczych), to prawodawca wydający taką regulację powinien być usytuowany w strukturze zarządzania co najmniej jeden szczebel wyżej od tych osób (od najwyżej usytuowanej z nich) - jeżeli zatem np. inny niż prezes członek zarządu uzyskuje prawo podejmowania jakichś decyzji lub wydawania aktów wykonawczych, to regulacja powinna mieć co najmniej formę zarządzenia prezesa (a może także być uchwałą zarządu).
Wszystko, co zostało powiedziane, dotyczy wprost tych regulacji wewnętrznych, które mają charakter samoistny w sensie upoważnienia do ich wydania, zawartego bezpośrednio w statucie spółki. Warto dodać, że takie samoistne regulacje mogą zawierać delegacje do wydawania regulacji wykonawczych na niższym niż zarząd poziomie (np. dyrektora departamentu). Co oczywiste, przedstawione powyżej uwagi dotyczące oceny potrzeby i wyboru metody regulacji, mają odpowiednie zastosowanie także do takich regulacji wykonawczych.

dr Wojciech Marek;
Autor jest radcą prawnym, współpracującym z kancelarią LEXdirekt Widziewicz Szepietowski, Kancelaria Radców Prawnych, Sp. p.