Raport: compliance popularyzuje się w polskich firmach

Stosowanie polityki compliance, czyli zgodności, nie jest jeszcze bardzo popularne w Polsce, ale coraz więcej firm już to praktykuje - wynika z badania Instytutu Compliance. Wciąż jednak liderami w tym zakresie są działające w naszym kraju spółki zagraniczne.

Z zaprezentowanego we wtorek w Warszawie raportu wynika, że większość firm posiadających CMS (Compliance Management Systems) to takie, w których przeważa kapitał zagraniczny, gdyż spółki-matki narzucają swoim spółkom-córkom w Polsce konieczność wdrażania takiej strategii jako część struktury korporacyjnej. Jednak z badania, przy którego przeprowadzeniu Instytut Compliance wspierany był przez wydawnictwo Wolters Kluwer Polska wynika, że prawie połowa ankietowanych (48 proc.) to spółki o przeważającej części kapitału polskiego.

Compliance czyli bezpieczeństwo

Compliance Management Systems (CMS) jest definiowany jako całokształt środków i procesów w danej organizacji, które mają na celu wykrycie ryzyka niezgodności i zarządzenie nim w ten sposób, aby żaden z członków organizacji nie dopuścił się naruszenia obowiązujących regulacji, czyli zachował się z nimi zgodnie. - Tak rozumiane compliance wywodzi się z medycyny i rozumiane jest jako stosowanie się pacjenta do zaleceń lekarza. W organizacjach, zwłaszcza przedsiębiorstwach, compliance oznacza analogicznie zachowanie się zgodnie z przepisami prawa i innymi regulacjami. Celowo compliance rozumiane jest dzisiaj szeroko i obejmuje nie tylko działania zgodne z wiążącymi przepisami prawnymi, ale także z szerokim wachlarzem regulacji dobrowolnie przyjmowanych przez przedsiębiorstwa, a także standardami etycznymi i moralnymi - komentuje koordydantor badania prof. Bartosz Makowicz z Uniwersytetu Viadrina.

Czytaj: Polityka zgodności może dotyczyć 20 tys. firm>>

Już nie tylko banki i finanse

Wśród wiodących firm wdrażających takie systemy, na pierwszym miejscu, ale jedynie z wynikiem 18 proc., uplasował się sektor bankowy. Jak podkreślają realizatorzy badania, wynik ten nie dziwi, bowiem systemy zarządzania zgodnością są w bankowości wymagane prawnie. Drugie miejsce zajmuje przemysł farmaceutyczny (12 proc.), trzecie – energetyka (10 proc.). Poza tym w udziale nie przekraczającym 5 proc. reprezentowane są w badaniu przedsiębiorstwa pozostałych branż. - Płynie z tego wniosek, że idea compliance rozprzestrzeniła się już na sektory różnego typu i różne gałęzie przemysłu, z pewnością nie jest to już domena jedynie branży finansowej, jak miało to miejsce jeszcze kilka lat temu - mówił prof. Makowski podczas konferencji, na której zostały przedstawione wyniki badania.

Natomiast Mariusz Witalis z EY przekonywał, że motywacja do podejmowania przez firmy takich działań jest tym silniejsza, im bardziej odczuwają one zagrożenia związane z ewentualnym wystąpieniem problemów na skutek zaniedbań w sferze prawnej lub etycznej. - Podejście do compliance zależy często od tego, czy w fimie zdarzyło się już coś, co pokazuje, jaka może być przydatność prowadzenia takiej polityki - mówił. I przekonywał, że lepiej zapobiegać problemom niż usuwać ich skutki.

 
Unormowania compliance w korporacjach >>

Polskie firmy też wdrażają

Jak poinformowali autorzy badania, zaskakujące dla nich było to, że aż 65 proc. badania oznajmiła, że taki system został w ich organizacjach wdrożony. Respondenci dodawali jednak, że systemy zarządzania zgodnością są w polskich przedsiębiorstwach czymś dość nowym. W przypadku niespełna 2/3 przedsiębiorstw system ten funkcjonuje od nie dłużej niż sześciu lat. 28 proc. przedsiębiorstw zadeklarowało posiadanie CMS dłużej niż 6 lat. - Można więc pokusić się o stwierdzenie, że większość działających w Polsce spółek, które posiadają CMS, wprowadziło ten system na przełomie ostatnich pięciu lat, co raz jeszcze dowodzi, że trend compliance jest w Polsce wciąż bardzo młody - komentują autorzy raportu.

Jak jednak zauważa Maciej Krajewski, dyrektor w Wolters Kluwer Polska, o potrzebie podejmowania działań w tym zakresie nie pozwolą firmom zapomnieć polski i unijny prawodawcy. - Proszę zwrócić uwagę, jak wielki wpływ po 2004 roku wywarło na nasze życie prawo Unii Europejskiej. Jak wiele w branży finansowej zmieniła unijna regulacja z 2016 roku, jakie procedury musiały wprowadzić spółki, by dostosować się do tych zasad. A teraz czeka nas wejście w życie nowych unijnych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. To też wymusi na firmach opracowanie niezbędnych procedur wewnętrznych, które będą potem kontrolowane. To kolejne wyzwanie - mówił podczas konferencji.

Wysoko w strukturze organizacji

Zdaniem autorów badania, istotnym faktem przy ocenie stopnia zaanagażowania firm w realizację strategii compliance jest usytuowanie działów lub specjalistów od tych spraw w ich strukturach. Jak można przeczytać w raporcie, osoby zajmujące się compliance usytuowane są w różnych miejscach w hierarchii przedsiębiorstwa. I tak prawie 1/3 to tzw. menadżerowie ds. zgodności lub compliance manager (27 proc.). Osoby te zajmują co do zasady wyższe stanowisko kierownicze. Jeszcze wyżej w hierarchii znajduje się dyrektor ds. compliance (to już jednak mniejsza grupa tylko 8 proc.). Druga najmocniejsza grupa określeń to oficer compliance, które to określenie dotyczyło 24 proc. respondentów. Mianem chief compliance officer, czyli osoby stojącej na szczycie struktury compliance danej organizacji określiło się 15 proc. proc., a 14 proc. badanych to specjaliści, inspektorzy lub koordynatorzy ds. compliance.
Za pozytywną wiadomość realizatorzy badania uznali to, że ponad połowa całej badanej grupy znajduje się na poziomie szefa departamentu lub działu, zatrudniona jako np. dyrektor lub menadżer działu (53 proc.), a dalsze 22 proc. sprawuje funkcję kierowniczą, jednak na niższym poziomie, np. jako lider grupy lub kierownik projektu.  - Umiejscowienie oficera compliance na odpowiednio wysokim szczeblu struktury organizacyjnej to także sygnał w przedsiębiorstwie oraz wysyłany poza nie, że świadomość zarządu odnośnie do kwestii compliance jest bardzo wysoka - czytamy w komenatrzu do raportu.

Na ten element zwracał podczas konferencji uwagę Jacek Zdziarstek, dyrektor departamentu compliance w Raiffeisen Bank Polska. Jak mówił, w instytucjach finansowych jest od ubiegłego roku formalny wymów, by szef działu compliance uczestniczył w posiedzieniach zarządu. - To bardzo ważne, bo bardzo często problemy dotyczace polityki zgodności muszą być rozstrzygane na tym poziomie. No i nie mogą to być działania, które nie mają poparcia ze strony kierownictwa organizacji - przekonywał.

Niezależność podstawą skuteczności

Zdaniem autorów  badania, warunkiem efektywnego funkcjonowania oficera compliance jest zagwarantowanie jego niezależności w przedsiębiorstwie, co pozwala mu na obiektywizm, swobodę działania oraz możliwość podejmowania odpowiednich środków, także wobec pracowników różnych szczebli kierowniczych. - 82 proc. ankietowanych wskazało, że oficer compliance lub dział compliane jest niezależny i podlega bezpośrednio kierownictwu, czyli prezesowi lub innemu członkowi zarządu - czytamy w raporcie. 

- Problemy, które przydarzyły się jakiś czas temu naszej korporacji spowodowały, że zdecydowano się na wdrożenie tego systemu na poważnie. Z usytuowaniem związanych z nim struktur odpowiednio wysoko w firmie i z niezbedną niezależnością - mówił Mariusz Szczepański z Siemensa. I dodał, że zmiany poszły aż tak daleko, że w związku z koniecznością wdrażania w organizacji nowych standardów etycznych zdecydowano się wręcz na wymianę całego najwyższego kierownictwa koncernu.