NSA: urząd musi wykonać odpis akt, nawet jeśli ich nie posiada

Urząd ma obowiązek sporządzić uwierzytelniony odpis akt, nawet jeśli postępowanie w sprawie zakończył i przekazał je sądowi lub innemu organowi. Powinien zwrócić się do tej instytucji o udostępnienia akt, nie musi tego robić petent - stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny.

Janusz R. wystąpił do Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego o wydanie i przesłanie uwierzytelnionego, kolorowego odpisu mapy zagospodarowania terenu, znajdującej się w dokumentacji budowlanej Prezydenta Miasta.

Odpis jest niemożliwy
Inspektor nadzoru stwierdził, że wobec nie posiadania akt sprawy wraz z projektem budowlanym nie jest możliwe wykonanie odpisu, zawartej w piśmie skarżącego z 29 maja 2012 r. Inspektor nie widzi jednak przeszkód, aby wnioskodawca zapoznał się z aktami sprawy i sporządził w lokalu Naczelnego Sądu Administracyjnego (gdzie akta aktualnie się znajdują) w obecności pracownika tego sądu, odpis żądanego dokumentu.
Główny Inspektor Nadzoru odnosząc się do zarzutów, zawartych we wniosku o ponowne rozpatrzenie wskazał, iż art. 73 kpa odnosi się do sytuacji, kiedy organ posiada akta administracyjne danej sprawy. W rezultacie Inspektor potwierdził, że nie ma szans sporządzenia odpisu z akt, których nie posiada.

WSA uwzględnia skargę
Janusz R. zaskarżył tę decyzję Inspektora do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Potrzebę uzyskania uwierzytelnionego odpisu dokumentu skarżący uzasadnił uczestniczeniem, jako strona, w postępowaniu naprawczym, które prowadzi Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego w K. W ocenie skarżącego Inspektor pozbawił go prawa do posiadania uwierzytelnionego odpisu dokumentu, który stanowi kluczowy dowód w innych sprawach już rozpatrywanych przez organy administracji i sądy administracyjne.
WSA w Warszawie uwzględnił skargę Janusza R. Sąd podkreślił, że przepisy wprost przyznają stronie prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów.  Jest to równoznaczne z konkretyzacją i urzeczywistnieniem prawa dostępu do akt, gwarantowanego w art. 51 ust. 3 Konstytucji RP, "jest jednym ze standardów sprawiedliwego postępowania administracyjnego, które stanowią jeden z istotnych elementów zasady państwa prawnego, wyrażonej w art. 2 Konstytucji" (wyrok TK z dnia 27 czerwca 2008 r., K 51/07). Uprawnienia wymienione w art. 73 kpa przysługują stronie i uczestnikom postępowania na prawach strony. Strona, żądając doręczenia uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, ma obowiązek wykazać w tym swój ważny interes, a organ rozpatrując takie żądanie dokonuje własnej oceny, czy w danej sprawie ze względu na  potrzeby strony w innej sprawie zaistniał ważny interes strony.

Inspektor nie rozumie kpa
Główny Inspektor Nadzoru zaskarżył wyrok do Naczelnego Sądu Administracyjnego. NSA w wyroku z 13 maja br. uznał kasację za niezasadną. Sąd stwierdził, że istotny jest w tej sprawie art.73 ust.1 kpa ( a nie ust. 2), według którego "strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania."
Zdanie drugie przepisu jest tu decydujące - podkreślił sędzia Arkadiusz Despot-Mładanowicz. - Inspektor nadzoru błędnie przyjął, że nie ma precyzyjnego przepisu określającego możliwości sporządzenia odpisu akt, gdy przekazał sprawę do sądu.  Inspektor nie rozumie kodeksu postępowania administracyjnego twierdząc, że muszą być w nim wpisane przepisy techniczne uprawniające do wydania akt - wyjaśniał orzeczenie sędzia. Słusznie zatem sąd I instancji oddalił jego skargę, gdyż inspektor powinien zwrócić się do innego urzędu lub sądu w celu udostępnienia żądanej mapy - dodał sędzia.
Sygnatura akt II OSK 1602/13, wyrok z 13 maja 2014 r.