Odpowie na pisma
Prezes KRRP przywoływał też inne fakty z badań, z których wynika, że ludzie biznesu nie bardzo wiedzą, jaką rolę prawnik mógłby spełnić w ich firmach. – Na pytanie, jakie zadania spełniałby prawnik w twojej firmie, gdybyś zdecydował się na jego zaangażowanie, większość odpowiada, że przygotowywałby odpowiedzi na różne pisma urzędowe. Tylko 3 proc. respondentów zapowiada, że powierzyłoby prawnikowi przygotowywanie umów z kontrahentami. A więc dominuje reaktywne podejście do problematyki prawnej, czyli reagowanie na pojawiające się problemy, zamiast proaktywnego – polegającego na zapobieganiu problemom. Będziemy zachęcać przedsiębiorców do tego drugiego sposobu myślenia – mówił Maciej Bobrowicz, zapowiadając zorganizowaną na przełomie września i października akcję Niebieski Parasol dla Biznesu, podczas której radcowie doradzali drobnym przedsiębiorcom bezpłatnie. Opinię o niskiej świadomości prawnej wielu przedsiębiorców, szczególnie małych, podkreślał Lech Pilawski z PKPP Lewiatan, która to organizacja była współorganizatorem akcji. – Zbyt wielu właścicieli małych firm uważa, że da sobie radę z rozwiązywaniem problemów prawnych. A tymczasem w ciągu roku powstaje kilkaset nowych ustaw i rozporządzeń dotyczących gospodarki, które powinni znać i stosować. Takie optymistyczne założenie, że można sobie z tym poradzić bez wsparcia ekspertów, nie ma uzasadnienia – przekonywał Lech Pilawski.
Prezes zastąpi
Jak się jednak okazuje, nie tylko małe firmy lekceważą problemy prawne w swojej działalności. Z ankiety przeprowadzonej przez wydawnictwo Wolters Kluwer Polska wśród 300 przedsiębiorców (po 100 małych, średnich i dużych) wynika, że aż w 53 proc. z nich kwestiami prawnymi wymagającymi rozstrzygnięcia w ostatnich 24 miesiącach zajmowała się osobiście osoba zarządzająca firmą. Co ciekawe, na tę statystykę nie składają się tylko wypowiedzi przedstawicieli mniejszych firm (10–49 pracowników w tym badaniu), bo do takiej praktyki przyznaje się także 40 proc. szefów dużych przedsiębiorstw (dla potrzeb tego badania to firmy zatrudniające 250 pracowników i więcej). Co jeszcze ciekawsze, w ciągu ostatnich trzech lat wzrósł odsetek szefów dużych firm angażujących się osobiście w rozwiązywanie problemów prawnych (z 31 do 40 proc.). Faktem jest także to, że w tym samym czasie przybyło firm, w których problemy prawne rozwiązują kancelarie prawne lub etatowi prawnicy. I to we wszystkich kategoriach przedsiębiorstw, chociaż w niejednakowym stopniu. Największy wzrost nastąpił wśród średnich firm: w 2008 r. korzystanie w takich przypadkach z zewnętrznych kancelarii deklarowało 43 proc. firm, a w tym roku 65 proc. Mniejszy przyrost nastąpił pod tym względem wśród małych firm, bo tylko z 40 do 46 proc., a w kategorii firm dużych z 44 do 58 proc.
Raczej kancelaria
O ile jednak można zauważyć pewną dynamikę w zainteresowaniu przedsiębiorstw współpracą z kancelariami, to w odniesieniu do zatrudniania radców prawnych widać raczej stagnację. Jeśli jeszcze trzy lata temu 18 proc. dużych firm mówiło o rozwiązywaniu problemów prawnych przez etatowego prawnika, to w ubiegłym roku było to 33 proc., by w tym roku spaść do poziomu 23 proc. Podobny trend wystąpił w średnich firmach (23, 26 i znowu 23 procent), a w małych podmiotach gospodarczych jest za to wzrost. W 2008 r. 11 proc. z nich przyznawało się do posiadania własnego prawnika, a w 2010 mówi o tym 17 proc. z nich.
Sam napiszę umowę
Z badania wynika, że osoby zarządzające firmami, które same podejmują się rozwiązywania problemów prawnych, najczęściej angażują swoją energię w sporządzanie umów handlowych i kadrowych oraz w windykacje i sprawy związane z podatkami. Najrzadziej zaś w problemy związane z ochroną danych osobowych oraz problematykę znaków towarowych, patentów i praw autorskich. Dość często też szefowie firm włączają się w spory sądowe. Zainteresowanie tymi sprawami przez zarządzających różnymi wielkościowo przedsiębiorstwami jest podobne, chociaż w przypadku umów handlowych widać większe zainteresowanie ich pisaniem ze strony zarządzających większymi firmami niż mniejszymi. Szefowie dużych firm także bardziej niż ich koledzy z mniejszych podmiotów interesują się osobiście podatkami i sprawami w sądach, a za to mniej windykacjami. In-house Bardziej wyraźne są różnice między mniejszymi i większymi firmami w wykorzystaniu prawników do rozwiązywania problemów prawnych. Tu regułą jest, że im większe przedsiębiorstwo, tym częściej kluczowymi zagadnieniami prawnymi zajmuje się prawnik lub dział prawny, chociaż nawet w tej największej kategorii znaczna część podmiotów nie wykorzystuje do tego własnych prawników, np. wręcz niewiarygodnie brzmi informacja, że wśród firm zatrudniających ponad 250 pracowników, tylko 73 proc. wykorzystuje prawników do przygotowywania i obsługi pozwów sądowych. W przypadku firm małych (do 50 pracowników) postępuje tak tylko niewiele ponad jedna trzecia z nich. Podobne proporcje występują w kwestii sporządzania umów handlowych. Firmowych prawników wykorzystuje do tego 70 proc. firm dużych, 62 proc. średnich i 45 małych. Jednocześnie ponad połowa przedsiębiorstw korzysta w tej sprawie z kancelarii zewnętrznych, z tym że częściej robią to firmy większe. To pewien paradoks, ponieważ z tych samych badań wynika, że więcej podmiotów z tej grupy ma własne działy prawne. Do tego duże firmy znacznie częściej korzystają z usług zewnętrznych kancelarii przy pozwach sądowych – robi to 64 proc. z nich, podczas gdy wśród małych firm odsetek ten wynosi tylko 34 proc. Jeśli te liczby porówna się i doda do danych dotyczących wykorzystywania do tego celu firmowych prawników (z zastrzeżeniem, że część tych liczb pokrywa się, ponieważ niektóre firmy mają własnych prawników i korzystają z usług zewnętrznych kancelarii), to okazuje się, że większość dużych przedsiębiorstw nie idzie do sądu bez prawnika, podczas gdy wśród małych zdarza się to dość często. Podobne wnioski można wysnuć z tych badań w odniesieniu do prac związanych z przygotowywaniem umów handlowych czy sporów o odszkodowania. Np. w działaniach z tej ostatniej kategorii tylko 12 proc. małych firm wykorzystuje zewnętrzne kancelarie. W sytuacji gdy większość z tych przedsiębiorstw nie zatrudnia też etatowych prawników, oznacza to, że walką o wyegzekwowanie odszkodowań zajmu- ją się w nich sami szefowie lub inni pracownicy. Chociaż w przypadku windykacji należności ponad połowa z tych firm korzysta z wyspecjalizowanych kancelarii i jest to odsetek wyższy niż w przypadku dużych firm (55 i 51 proc.).
Od czasu do czasu
Firmy korzystające z usług zewnętrznych kancelarii prawnych kontaktują się z nimi najczęściej kilka razy w miesiącu. Częściej firmy większe, co zapewne wynika nie tylko z większego zrozumienia znaczenia problemów prawnych, ale także po prostu z większej liczby zdarzeń zachodzących w takich podmiotach. Ze strony małych firm w odpowiedzi na to pytanie padały wręcz odpowiedzi, że kontakty takie mają miejsce kilka razy w roku (25 proc. respondentów), a nawet sporadycznie, jedynie w wyjątkowych przypadkach (31 proc. odpowiedzi). Jeśli już firma decyduje się na współpracę z kancelarią, to w większości przypadków wiąże się z jedną na dłużej. Takie przywiązanie do partnera częściej ma miejsce w przypadku małych firm (w najnowszym badaniu zadeklarowało je 84 proc. badanych z tej grupy, podczas gdy rok wcześniej tylko 75 proc.). Wśród dużych firm takie przywiązanie do jednej kancelarii deklaruje tylko 51 proc. firm, podczas gdy kolejne 28 proc. deklaruje współpracę z różnymi kancelariami w zależności od potrzeb, a następne 17 proc. mówi o stałej współpracy z jedną kancelarią i dodatkowym angażowaniu wyspecjalizowanych firm do konkretnych spraw.
Renoma, rekomendacje
Skąd firmy biorą kancelarie, z którymi chcą współpracować przy rozwiązywaniu problemów prawnych? Najczęściej podstawą do decyzji są własne wcześniejsze doświadczenia z tą kancelarią (33 proc. odpowiedzi), renoma kancelarii na rynku (19 proc.) i rekomendacja znajomych lub zaprzyjaźnionych firm (14 proc.). Co ciekawe, renomą rynkową częściej kierują się duże firmy, a mniejsze raczej własnymi doświadczeniami. Również do myślenia muszą dawać odpowiedzi na pytanie o rolę czynnika cenowego przy wyborze kancelarii. Częściej jako podstawę podejmowania decyzji wymieniają go przedstawiciele dużych firm (28 proc.) niż małych (24 proc.). Dla dużych przedsiębiorstw istotne znaczenie ma też specjalizacja kancelarii – w prawie co czwartym przypadku ten czynnik decyduje o wyborze partnera do współpracy, podczas gdy tylko dla 6 proc. małych firm ma to znaczenie. Oznacza to zapewne, że mniejsze firmy korzystają częściej z mniejszych kancelarii, zajmujących się kompleksową obsługą firm.
Za mało pracy
Dlaczego firmy nie zatrudniają własnych prawników? Najczęściej odpowiedź brzmi, że zbyt mało jest w firmie spraw wymagających porady prawnej. Prawie dwie trzecie firm prezentuje takie stanowisko, chociaż są tu wyraźne różnice w zależności od ich wielkości. Wśród małych firm taką postawę przyjmuje 65 proc. badanych, wśród średnich połowa, a wśród dużych 28 proc. Inny powód to opinia, że inni pracownicy mogą w wystarczającym stopniu rozwiązywać problemy prawne (23 proc. odpowiedzi małych firm i 28 dużych). Co szósta firma (częściej małe niż duże) twierdzi, że nie stać jej na zatrudnianie prawników. Jeśli jednak firma nie tworzy własnego działu prawnego nie oznacza to, że nawiązuje współpracę z kancelarią zewnętrzną. Wprawdzie część uczestników badania wymienia wśród przyczyn decyzji o niezatrudnieniu prawnika przekonanie, że bardziej interesujące jest zaangażowanie kancelarii, ale liczba tych odpowiedzi (średnio 7 proc, w tym 5 proc. małych firm i 39 proc. dużych) jest mniejsza niż deklaracji o rzeczywistym zawieraniu umów z kancelariami. Czyli jeszcze jedno potwierdzenie, że duża część firm nie korzysta z żadnej stałej obsługi prawnej. Firmy są też dość konsekwentne w realizacji swojej dotychczasowej strategii związanej z rozwiązywaniem problemów prawnych. Aż 98 proc. z tych, które nie mają obecnie etatowego prawnika lub działu prawnego, nie zamierza też w ciągu najbliższego roku tworzyć takiej struktury.
Firmy kupują informacje
Niezależnie od deklaracji dotyczących współpracy z etatowym prawnikiem czy zewnętrzną kancelarią, przy – jak już wspomniano – dużym zaangażowaniu szefów firm w rozwiązywanie ich problemów prawnych, z sondażu wynika, że kwestiami prawnymi wymagającymi rozstrzygnięcia zajmują się w firmach także księgowi i kadrowcy. Korzystają oni z różnego typu źródeł informacji prawnej – z badania wynika, że firmy kupują ich dość dużo. Z gazet oferujących informacje prawne liderem jest „Dziennik Gazeta Prawna”, która wyprzedziła dominującą kiedyś na tym rynku „Rzecz- pospolitą”. Z sondażu wynika, że „DGP” kupuje ponad 50 proc. firm, podczas gdy „Rz” tylko 21 proc. „DGP” dominuje we wszystkich kategoriach firm, także w tych największych (jest czytana w 58 proc., podczas gdy „Rz” w 35 proc.). Natomiast liderem wśród innych źródeł informacji jest SIP LEX, który jest szczególnie popularny w przedsiębiorstwach średnich i dużych. Kupuje ten system informacji prawnej co czwarte spośród tych pierwszych i 37 proc. drugich. Udział SIP LEX w rynku jest prawie trzykrotnie większy od drugiego w tym rankingu systemu informacji prawnej – Inforu. Wysoką pozycję na liście miejsc, w których firmy szukają informacji prawnej, ma też portal lex.pl, który jest systematycznie odwiedzany przez 12 proc. ich pracowników.
..................
Badanie zostało zrealizowane na ogólnopolskiej próbie firm małych (10–49 pracowników – 100 wywiadów), średnich (50–249 pracowników – 100 wywiadów) i dużych (250 pracowników i więcej – 100 wywiadów). Respondentami byli właściciele oraz osoby zarządzające firmą – prezesi/wiceprezesi, członkowie zarządu, dyrektorzy zarządzający.
Artykuł ukazał się w miesięczniku "Kancelaria" 12/2010