1. Środki ZFŚS
Środki ZFŚS stanowią własność pracodawcy. Jest to jednak własność ograniczona – pracodawca nie może bowiem swobodnie dysponować tymi środkami. Ustawodawca stwierdził bowiem w art. 8 ust. 1 i 2 u.z.f.ś.s., iż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Dodatkowo zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym z działającymi na terenie zakładu pracy organizacjami związkowymi. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Uwzględniając powyższe pracodawca ma dość dużą swobodę w określaniu celów, na które mają być przeznaczane środki. Jest on także dysponentem tych środków. Oznacza to, że to pracodawca ma głos decydujący zarówno przy ustalaniu, jak i rozdziale środków, ale korzystając ze swoich uprawnień musi kierować się realizacją zadań socjalnych oraz stosować kryteria określone w art. 8 ust. 1 i 2 u.z.f.ś.s. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 sierpnia 2001 r. (sygn. I PKN 579/00; OSNP 2003/14/331) „pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu”.
Skoro środki ZFŚS mają być wydatkowane jedynie w określony sposób może się zdarzyć, iż cel wydatkowania nie zostanie zachowany. Możemy mieć w takim wypadku z naruszeniami zarówno po stronie pracodawcy (np. środki funduszu zostaną przeznaczone na działalność obrotową), jak i po stronie pracownika (np. pracownik wydatkuje kwotę pożyczki mieszkaniowej w inny sposób niż na zakup lub remont mieszkania). Dodatkowo istotne znaczenie będą miały zasady dokonywania potrąceń, jak również kwestie podatkowe związane ze zwrotem świadczeń.
2. Naruszenie przez pracodawcę celowości wydatkowania środków
Kiedy pracodawca wydatkuje środki ZFŚS niezgodnie z celami tego funduszu, musi się liczyć z tym, że działające u niego związki zawodowe mogą wytoczyć mu proces o zwrot tych środków. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 sierpnia 2005 r. (sygn. I PK 12/05; OSNP 2006/11-12/182) stwierdził, iż sprawa o zwrot zakładowemu funduszowi świadczeń socjalnych środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami u.z.f.ś.s. „jest sprawą z zakresu prawa pracy. Legitymowanym biernie w takiej sprawie jest pracodawca (art. 3 k.p.), który ma zdolność sądową i procesową, choćby nie posiadał osobowości prawnej (art. 460 § 1 k.p.c.). Czynnie legitymowana do wystąpienia z takim roszczeniem może być międzyzakładowa organizacja związkowa obejmująca swoim działaniem pozwanego pracodawcę”.
Należy przy tym pamiętać, iż pracodawca może mieć obowiązek zwrotu środków w kilku sytuacjach. Po pierwsze może to mieć miejsce w przypadku nie zastosowania w ogóle zasady przeznaczania środków na działalność socjalną.
Przykład
Pracodawca będąc w przejściowych kłopotach finansowych zdecydował się sfinansować ze środków ZFŚS koszty działalności bieżącej. Dokonał tego z naruszeniem przepisów u.z.f.ś.s., wobec czego musi się liczyć z obowiązkiem zwrotu nieodpowiednio wydatkowanej kwoty.
Inną sytuacją jest np. wydatkowanie środków bez porozumienia z zakładową organizacją związkową. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 listopada 1997 r. (sygn. I PKN 373/97; OSNP 1998/17/507) „dysponowanie przez pracodawcę środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, bez uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, uprawnia te organizacje do żądania przekazania przez pracodawcę na rzecz funduszu rozdysponowanych kwot”. Pracodawca powinien bowiem współpracować ze związkami zawodowymi zarówno na etapie tworzenia regulaminu ZFŚS, jak i rozdziału środków. Naruszenie tej zasady podważa legalność wydawania środków. Należy przy tym zauważyć, iż to pracodawca ma głos decydujący, wobec czego przy milczeniu związku zawodowego ma pełne prawo do podejmowania samodzielnych decyzji. Zdaniem autora prawo do kształtowania ZFŚS według swoich zasad, pracodawca będzie miał także, gdy zasady te są kwestionowane przez związki zawodowe. Narzucenie związkom swojej woli może jednak być dość niebezpieczne – związki, których stanowisko zostało pominięte mogą podważać poprawność wydatkowania środków i żądać ich zwrotu.
Kolejnym przypadkiem nieprawidłowości jest rozdział środków bez zachowania kryterium socjalnego.
Należy przy tym odróżnić dwa przypadki. Gdy środki zostały wypłacone co prawda zgodnie z regulaminem ZFŚS, ale regulamin ten zawierał postanowienia niezgodne z zasadami rozdziału środków ZFŚS – np. zgodnie z regulaminem prawo do danego świadczenia uzależnione jest od stażu pracy – rodzi się pytanie, czy regulamin został utworzony przy zachowaniu zasad formalnych (w porozumieniu ze związkami zawodowymi), czy też nie. W pierwszym przypadku związek może podważać legalność wypłat i żądać zwrotu środków. Jeżeli jednak związek brał aktywny udział w tworzeniu regulaminu, a jego stanowisko nie zostało pominięte – wydaje się, że nie powinien występować z roszczeniem o zwrot środków. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może czuć się bezpiecznie w takiej sytuacji. Należy bowiem zauważyć, iż zgodnie z art. 18 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Jeżeli jednak postanowienia te byłyby mniej korzystne – są one nieważne, a zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy. Dodatkowo postanowienia umów o pracę i innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy, naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu są nieważne. Zamiast takich postanowień stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy, a w razie braku takich przepisów - postanowienia te należy zastąpić odpowiednimi postanowieniami niemającymi charakteru dyskryminacyjnego.
Przykład
Zgodnie z regulaminem ZFŚS prawo do dofinansowania wczasów zależne jest od okresu zatrudnienia w danym roku (niezgodne z przepisami u.z.f.ś.s.). Jeżeli regulamin z takim błędnym zapisem wprowadzony został bez porozumienia ze związkami zawodowymi, mają one prawo do żądania zwrotu środków wydatkowanych niezgodnie z u.z.f.ś.s. Jeżeli jednak brały aktywny udział przy tworzeniu regulaminu, związek nie będzie mógł powoływać się na błędy formalne. Także jednak w tym wypadku sąd może orzec obowiązek zwrotu środków z uwagi na dyskryminacyjny charakter postanowień zawartych w regulaminie ZFŚS.
Jeżeli zatem pracodawca wydatkuje środki ZFŚS zgodnie z przepisami regulaminu, które nie są zgodne z przepisami u.z.f.ś.s., nie zwalnia go to od odpowiedzialności. Podmiotem odpowiedzialnym za wydanie i treść regulaminu jest bowiem pracodawca, mimo że treść regulaminu ma być uzgodniona z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielem załogi.
Inaczej wygląda sprawa, gdy regulamin jest sporządzony poprawnie, ale sam rozdział środków nastąpił z naruszeniem regulaminu.(...)
Środki ZFŚS stanowią własność pracodawcy. Jest to jednak własność ograniczona – pracodawca nie może bowiem swobodnie dysponować tymi środkami. Ustawodawca stwierdził bowiem w art. 8 ust. 1 i 2 u.z.f.ś.s., iż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Dodatkowo zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym z działającymi na terenie zakładu pracy organizacjami związkowymi. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Uwzględniając powyższe pracodawca ma dość dużą swobodę w określaniu celów, na które mają być przeznaczane środki. Jest on także dysponentem tych środków. Oznacza to, że to pracodawca ma głos decydujący zarówno przy ustalaniu, jak i rozdziale środków, ale korzystając ze swoich uprawnień musi kierować się realizacją zadań socjalnych oraz stosować kryteria określone w art. 8 ust. 1 i 2 u.z.f.ś.s. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 sierpnia 2001 r. (sygn. I PKN 579/00; OSNP 2003/14/331) „pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu”.
Skoro środki ZFŚS mają być wydatkowane jedynie w określony sposób może się zdarzyć, iż cel wydatkowania nie zostanie zachowany. Możemy mieć w takim wypadku z naruszeniami zarówno po stronie pracodawcy (np. środki funduszu zostaną przeznaczone na działalność obrotową), jak i po stronie pracownika (np. pracownik wydatkuje kwotę pożyczki mieszkaniowej w inny sposób niż na zakup lub remont mieszkania). Dodatkowo istotne znaczenie będą miały zasady dokonywania potrąceń, jak również kwestie podatkowe związane ze zwrotem świadczeń.
2. Naruszenie przez pracodawcę celowości wydatkowania środków
Kiedy pracodawca wydatkuje środki ZFŚS niezgodnie z celami tego funduszu, musi się liczyć z tym, że działające u niego związki zawodowe mogą wytoczyć mu proces o zwrot tych środków. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 sierpnia 2005 r. (sygn. I PK 12/05; OSNP 2006/11-12/182) stwierdził, iż sprawa o zwrot zakładowemu funduszowi świadczeń socjalnych środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami u.z.f.ś.s. „jest sprawą z zakresu prawa pracy. Legitymowanym biernie w takiej sprawie jest pracodawca (art. 3 k.p.), który ma zdolność sądową i procesową, choćby nie posiadał osobowości prawnej (art. 460 § 1 k.p.c.). Czynnie legitymowana do wystąpienia z takim roszczeniem może być międzyzakładowa organizacja związkowa obejmująca swoim działaniem pozwanego pracodawcę”.
Należy przy tym pamiętać, iż pracodawca może mieć obowiązek zwrotu środków w kilku sytuacjach. Po pierwsze może to mieć miejsce w przypadku nie zastosowania w ogóle zasady przeznaczania środków na działalność socjalną.
Przykład
Pracodawca będąc w przejściowych kłopotach finansowych zdecydował się sfinansować ze środków ZFŚS koszty działalności bieżącej. Dokonał tego z naruszeniem przepisów u.z.f.ś.s., wobec czego musi się liczyć z obowiązkiem zwrotu nieodpowiednio wydatkowanej kwoty.
Inną sytuacją jest np. wydatkowanie środków bez porozumienia z zakładową organizacją związkową. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 listopada 1997 r. (sygn. I PKN 373/97; OSNP 1998/17/507) „dysponowanie przez pracodawcę środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, bez uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, uprawnia te organizacje do żądania przekazania przez pracodawcę na rzecz funduszu rozdysponowanych kwot”. Pracodawca powinien bowiem współpracować ze związkami zawodowymi zarówno na etapie tworzenia regulaminu ZFŚS, jak i rozdziału środków. Naruszenie tej zasady podważa legalność wydawania środków. Należy przy tym zauważyć, iż to pracodawca ma głos decydujący, wobec czego przy milczeniu związku zawodowego ma pełne prawo do podejmowania samodzielnych decyzji. Zdaniem autora prawo do kształtowania ZFŚS według swoich zasad, pracodawca będzie miał także, gdy zasady te są kwestionowane przez związki zawodowe. Narzucenie związkom swojej woli może jednak być dość niebezpieczne – związki, których stanowisko zostało pominięte mogą podważać poprawność wydatkowania środków i żądać ich zwrotu.
Kolejnym przypadkiem nieprawidłowości jest rozdział środków bez zachowania kryterium socjalnego.
Należy przy tym odróżnić dwa przypadki. Gdy środki zostały wypłacone co prawda zgodnie z regulaminem ZFŚS, ale regulamin ten zawierał postanowienia niezgodne z zasadami rozdziału środków ZFŚS – np. zgodnie z regulaminem prawo do danego świadczenia uzależnione jest od stażu pracy – rodzi się pytanie, czy regulamin został utworzony przy zachowaniu zasad formalnych (w porozumieniu ze związkami zawodowymi), czy też nie. W pierwszym przypadku związek może podważać legalność wypłat i żądać zwrotu środków. Jeżeli jednak związek brał aktywny udział w tworzeniu regulaminu, a jego stanowisko nie zostało pominięte – wydaje się, że nie powinien występować z roszczeniem o zwrot środków. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może czuć się bezpiecznie w takiej sytuacji. Należy bowiem zauważyć, iż zgodnie z art. 18 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Jeżeli jednak postanowienia te byłyby mniej korzystne – są one nieważne, a zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy. Dodatkowo postanowienia umów o pracę i innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy, naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu są nieważne. Zamiast takich postanowień stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy, a w razie braku takich przepisów - postanowienia te należy zastąpić odpowiednimi postanowieniami niemającymi charakteru dyskryminacyjnego.
Przykład
Zgodnie z regulaminem ZFŚS prawo do dofinansowania wczasów zależne jest od okresu zatrudnienia w danym roku (niezgodne z przepisami u.z.f.ś.s.). Jeżeli regulamin z takim błędnym zapisem wprowadzony został bez porozumienia ze związkami zawodowymi, mają one prawo do żądania zwrotu środków wydatkowanych niezgodnie z u.z.f.ś.s. Jeżeli jednak brały aktywny udział przy tworzeniu regulaminu, związek nie będzie mógł powoływać się na błędy formalne. Także jednak w tym wypadku sąd może orzec obowiązek zwrotu środków z uwagi na dyskryminacyjny charakter postanowień zawartych w regulaminie ZFŚS.
Jeżeli zatem pracodawca wydatkuje środki ZFŚS zgodnie z przepisami regulaminu, które nie są zgodne z przepisami u.z.f.ś.s., nie zwalnia go to od odpowiedzialności. Podmiotem odpowiedzialnym za wydanie i treść regulaminu jest bowiem pracodawca, mimo że treść regulaminu ma być uzgodniona z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielem załogi.
Inaczej wygląda sprawa, gdy regulamin jest sporządzony poprawnie, ale sam rozdział środków nastąpił z naruszeniem regulaminu.(...)