Zwrot kosztów podróży służbowej - przychód pracownika

Bardzo często pracownik, ktry odbywa podrż służbową zmuszony jest do ponoszenia, związanych z taką podrżą, dodatkowych wydatkw (chociażby wyższy koszt wyżywanie związany z koniecznością korzystania z usług gastronomicznych). Część tych wydatkw finansuje pracodawca, nabywając usługi, z ktrych korzysta pracownik lub zwracając pracownikowi poniesione przez niego wydatki. Tak w jednym jak w drugim przypadku pracownik uzyskuje przychd podatkowy. Nie oznacza to jednak, że przychd taki musi być uwzględniony przy obliczaniu podstawy opodatkowania. Niekiedy korzysta on bowiem ze zwolnienia od podatku dochodowego kiedy i na jakich warunkach? O tym w niniejszym opracowaniu.

1. Koszty podróży służbowej - zasady ogólne

Osoby fizyczne zatrudnione w ramach stosunku pracy co do zasady wykonują swoje obowiązki w miejscu, które jako stałe miejsce świadczenia pracy zostało zdefiniowane w umowie o pracę.

Niekiedy jednak pracownik, na zlecenie pracodawcy, musi wykonać pracę w innym miejscu niż to zostało wskazane w umowie.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Warunki, jakimi należy kierować się wypłacając należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu przez inny podmiot niż państwową lub samorządową jednostkę sfery budżetowej określane są w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Zasady takie zostały zapisane w art. 77⁵ § 1 i 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p. Jednocześnie w kolejnych przepisach przywołanego powyżej artykułu ustawodawca wskazał, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej. Jeżeli pracodawca nie dokona żadnych ustaleń w kwestii kosztów związanych z podróżą służbową pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów aktów prawnych właściwych dla pracowników państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej.

Jednak należy zastrzec, że analizie nie zostało poddane zagadnie samej podróży służbowej; nie próbuję ustalić czy dana podróż jest służbową czy jednak nie posiada takiego statusu.

2. Przychód podatkowy u osoby fizycznej

W myśl ogólnej zasady zapisanej w art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., przychodem osoby fizycznej są, o ile ustawodawca nie postanowił inaczej, otrzymane lub postawione do jej (podatnika) dyspozycji w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przychody w walutach obcych, z zastrzeżeniem art. 14 i art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 u.p.d.o.f., przelicza się na złote według kursów z dnia otrzymania lub postawienia do dyspozycji podatnika, ogłaszanych przez bank, z którego usług korzystał podatnik, i mających zastosowanie przy kupnie walut. Jeżeli podatnik nie korzysta z usług banku, przychody przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

Jeżeli bank, z którego usług korzysta podatnik, stosuje różne kursy walut obcych i nie jest możliwe zastosowanie kursu, o którym mowa powyżej, lub bank nie ogłasza kursu walut, do przeliczenia przychodu uzyskanego przez podatnika na złote, stosuje się kurs średni walut obcych ogłaszany przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu

W art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f. ustawodawca doprecyzował, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Tym samym stwierdzić należy, że środki przekazywane przez pracodawcę pracownikowi tytułem zwrotu kosztów podróży służbowej generują przychód ze stosunku pracy.

3. Zwrot kosztów podróży służbowej a podstawa naliczania podatku dochodowego

W każdym przypadku, w którym pracownikowi przekazywany jest zwrot kosztów podróży służbowej powstaje u niego przychód podatkowy, który powinien być umiejscowiony w źródle stosunek pracy.

Jednak to, że dane przysporzenie jest przychodem nie oznacza jeszcze, że automatycznie wyliczony na jego podstawie dochód stanowił będzie podstawę opodatkowania.

W art. 21 ust. 1 u.p.d.o.f. zamieszczony został dość obszerny katalog zwolnień od podatku dochodowego. Na podstawie przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f. wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

- podróży służbowej pracownika,

- podróży osoby niebędącej pracownikiem.

Jednak zwolnienie to ograniczone zostało do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zgodnie z treścią § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) – dalej r.p.k., z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów i dojazdów,

b) noclegów,

c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W praktyce najistotniejsze znaczenie ma dieta. Podkreślić należy, że dieta nie powinna być postrzegana jako przysługujące pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie. Jest to bowiem jedynie świadczenie, które przeznaczone jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży.

Jeżeli pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie to nie przysługuje mu dieta. Należy jednak podkreślić, że musi to być całodzienne wyżywienie.