Chodzi o pracodawców, którzy zatrudniali 1 stycznia 2016 r. ponad 20 osób oraz jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe bez względu na liczbę zatrudnionych. Oni obowiązkowo tworzą ZFŚS. Do 31 maja musieli przekazać co najmniej 75 proc. kwoty odpisów na dany rok kalendarzowy, a do 30 września 2016 r. pozostałą część.

Zasady tworzenia funduszu określa ustawa z 4 marca 1994 r. o ZFŚS. Zgodnie z nią, pracodawca który zatrudnia co najmniej 20 pracowników 
w przeliczeniu na pełne etaty musi tworzyć fundusz i nie może go zamienić na wypłatę świadczenia urlopowego. Natomiast ten, który zatrudnia mniej niż 20 pracowników może zrezygnować z tworzenia funduszu socjalnego i wypłacać świadczenia urlopowe. Może też nic nie płacić.

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, który nalicza się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Reguluje to rozporządzenie z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349). Podstawą naliczania odpisu jest przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych, skorygowana na koniec roku do faktycznej przeciętnej liczby. Uwzględnia się w niej zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy i przelicza na pełne etaty. Przeciętne zatrudnienie ustala się tak, że sumuje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i sumę dzieli się przez 12.  Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie 
z tego okresu było wyższe.

Czytaj: Odpis na ZFŚS w 2016 roku pozostaje bez zmian

Od 2012 r. wysokość odpisu jest zamrożona, bo podstawą jego naliczania jest średnia pensja z drugiej połowy 2010 r. Wynosiła ona 2917,14 zł. Taką kwotę też określiła ustawa o ZFŚS do obliczenia odpisu na 2015 r. za jednego zatrudnionego. Nie zmieniła się ona w 2016 r.

Pracodawca określa w regulaminie na co je przeznaczy pieniądze zgromadzone na koncie zakładowego funduszu. Są one przyznawane pracownikom w zależności od ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Można je przeznaczyć na różne formy wypoczynku, imprezy sportowe, integracyjne, basen, siłownię, zakup abonamentów na zajęcia sportowe, biletów do teatru lub kina.

Świadczenie urlopowe, które wypłaca mały pracodawca, nie pochodzi ze środków funduszu. Wypłacane jest raz w roku pracownikowi, który skorzystał z urlopu trwającego co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jego wysokość nie może przekroczyć kwoty odpisu podstawowego, tj. 1093,93 zł w 2016 r.

Świadczenie z ZFŚS i świadczenie urlopowe nie wchodzą do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jeśli nie przekraczają rocznie kwoty odpisu podstawowego. Natomiast 380 zł z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w roku kalendarzowym jest wolne od podatku PIT.

 

Pracodawca może zwiększyć wysokość odpisu podstawowego o 6,25 proc. na zatrudnionych posiadających znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, a także na każdego emeryta/rencistę objętego socjalną opieką firmy.