Pracodawca jest firmą zatrudniającą poniżej 20 osób. Co roku wypłaca świadczenia urlopowe pracownikom w wysokości ustalonego odpisu. W tym roku 2011 chciałby wysokość świadczeń urlopowych zróżnicować ze względu na gorszą sytuację finansową firmy. Jednak nie poinformował jeszcze o tym pracowników. Wypłatę świadczeń planuje na koniec czerwca 2011 r.
Czy świadczenie urlopowe musi być wypłacone w pełnej wysokości czy można wypłacić pracownikom w różnych kwotach?
Niektórym w pełnej wysokości odpisu a innym np. 500 zł?
Pracownicy są zatrudnieni w pełnym wymiarze i na podobnych stanowiskach choć o różnym stopniu odpowiedzialności.

Świadczenie urlopowe wypłacane jest do wysokości odpisu na ZFŚS w kwocie ustalonej przez pracodawcę. Wypłaca się je proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Poza tym kryterium nie można zróżnicować wysokości świadczenia. Jedynie pracownicy wykonujący prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze uprawnieni są do wyższego świadczenia, co wynika z wyższego odpisu na fundusz na takie osoby.

Prawo wypłaty świadczenia urlopowego przysługuje pracodawcom zatrudniającym na dzień 1 stycznia mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty – art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) - dalej u.z.f.ś.s. Pracodawcy ci mogą wypłacać świadczenie urlopowe lub zdecydować się na utworzenie zakładowego funduszu socjalnego, wreszcie mogą w ogólne nie stosować u.z.f.ś.s. Wyboru takiego nie mają jedynie pracodawcy ze sfery budżetowej, dla których tworzenie funduszu jest zawsze obowiązkowe.
Zasady przyznawania świadczenia urlopowego w miarę szczegółowo reguluje u.z.f.ś.s. Świadczenie to:
1) wypłacane jest tylko raz w roku,
2) ma ustaloną maksymalną wartość,
3) zależy od wykorzystania urlopu wypoczynkowego w wymiarze kolejnych 14 dni,
4) musi być wypłacone przed rozpoczęciem urlopu,
5) przysługuje tylko pracownikom,
6) ustalane jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
Ustawa określa jedynie maksymalną wysokość świadczenia urlopowego – nie może ono przewyższyć odpisu na ZFŚS. W tych granicach pracodawca swobodnie może zdecydować, jaką kwotę przyznać. Świadczenie może być niższe w porównaniu z poprzednimi latami, pracodawca nie ma obowiązku podawania do ogólnej wiadomości kwoty świadczenia. Jedyny obowiązek informacyjny, jaki na nim ciąży, sprowadza się do powiadomienia pracowników w styczniu o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego (chyba że pracodawca objęty jest układem zbiorowym lub ma regulamin wynagradzania – art. 3 ust. 3a u.z.f.ś.s). Wysokość świadczenia w stosunku do poszczególnych pracowników może być różnicowana jedynie w oparciu o wymiar czasu pracy. Świadczenie to ustala się zatem proporcjonalnie do etatu. W przeciwieństwie do świadczeń z funduszu, świadczenie urlopowe nie może być zależne od sytuacji rodzinnej, materialnej, ani życiowej pracownika. Jeżeli pracodawca chce zróżnicować kwotę świadczenia, to powinien w jego miejsca utworzyć fundusz, wówczas może z niego dofinansowywać wypoczynek pracowniczy w różnej wysokości odpowiednio do sytuacji świadczeniobiorcy. Nie można natomiast wypłacać świadczenia urlopowego z zastosowaniem kryteriów i zasad zastrzeżonych dla dofinansowania wypoczynku z ZFŚS.