Postępowanie w razie zdarzenia wypadkowego, które nastąpiło w okresie ubezpieczenia osoby niebędącej pracownikiem zostało uregulowane rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie trybu uznawania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy, kwalifikacji prawnej zdarzenia, wzoru karty wypadku i terminu jej sporządzenia (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1618) – dalej r.u.w.k.w.
Chodzi w szczególności o: sportowców, posłów i senatorów, stypendystów, uczestników szkoleń, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych, pracujących więźniów, osoby duchowne, funkcjonariuszy, osoby odbywające służbę zastępczą oraz wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług.
Poszkodowany, który uległ wypadkowi jest obowiązany zawiadomić o wypadku (jeżeli jego stan na to pozwala) – odpowiednio:
- podmiot wypłacający stypendium sportowe – dotyczy pobierających te stypendia;
- podmiot, na którego rzecz wykonywana jest odpłatnie praca w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania – odnosi się do wykonujących tę pracę na podstawie skierowania do pracy;
- Kancelarię Sejmu albo Senatu – dotyczy posłów i senatorów;
- pracodawcę, u którego osoba pobierająca stypendium odbywa staż, przygotowanie zawodowe dorosłych, przygotowanie zawodowe w miejscu pracy lub szkolenie albo jednostkę, w której osoba pobierająca stypendium odbywa szkolenie – obowiązuje osoby pobierające stypendium w okresie odbywania tego stażu, przygotowania zawodowego dorosłych, przygotowania zawodowego w miejscu pracy lub szkolenia na podstawie skierowania wydanego przez powiatowy urząd pracy lub przez inny podmiot kierujący;
- spółdzielnię produkcyjną, spółdzielnię kółek rolniczych – jeżeli wypadkowi uległ członek którejś z tych spółdzielni, a także inne osoby traktowane na równi z członkiem spółdzielni, w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, wykonujących pracę na rzecz tych spółdzielni;
- podmiot, na którego rzecz poszkodowany wykonywał pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług, do których zgodnie z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 121) – dalej k.c. stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
- osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z k.c. stosuje się przepisy dotyczące zlecenia – gdy poszkodowana jest osoba współpracująca z tą osobą;
- ZUS – gdy obowiązek zawiadomienia dotyczy osoby prowadzące pozarolniczą działalność oraz współpracujące przy prowadzeniu takiej działalności w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych;
- właściwą zwierzchnią instytucję diecezjalną lub zakonną – gdy zdarzenie dotyczy duchownego;
- pracodawcę, u którego osoba odbywa służbę zastępczą - dotyczy odbywających tę służbę;
- Krajową Szkołę Administracji Publicznej – dotyczy słuchaczy tej szkoły pobierających stypendium;
- pracodawcę – gdy poszkodowany/a wykonuje pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z k.c. stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowa taka została zawarta z pracodawcą, z którym osoba ta pozostaje w stosunku pracy;
- podmiot, z którym została zawarta umowa agencyjna, umowa zlecenia lub umowa o świadczenie usług, do której zgodnie z k.c. stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowa o dzieło - dotyczy osoby wykonującej umowę, jeżeli w ramach takiej umowy praca jest wykonywana na rzecz pracodawcy, z którym osoba ta pozostaje w stosunku pracy;
- podmiot, w którym funkcjonariusz celny pełni służbę – dotyczy tego funkcjonariusza.
Powyższe podmioty dokonują ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy w karcie wypadku, której wzór podaje załącznik do r.u.w.k.w.
Natomiast poszkodowani, w stosunku do których ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy dokonuje bezpośrednio Zakład Ubezpieczeń Społecznych, zawiadamiają o wypadku terenową jednostkę organizacyjną ZUS właściwą ze względu na siedzibę prowadzenia działalności albo miejsce sprawowania opieki określone w umowie uaktywniającej, czyli umowie, o której mowa w ustawie z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dzieckiem w wieku do 3 lat (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1457).
W powyższych przypadkach chodzi o osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą lub osoby wykonujące wolny zawód, jak np. lekarze, pielęgniarki i położne, architekci, tłumacze, notariusze, radcy prawni, czy księgowe pod warunkiem, że praca jest wykonywana przez te osoby bez zatrudniania na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innej umowy o podobnym charakterze.
Edward Kołodziejczyk