W ramach ZFŚS pracodawca może dofinansować wczasy dzieciom pracowników

Jedną z form działalności socjalnej realizowanej w ramach ZFŚS jest finansowanie wypoczynku dzieci pracowników. Przepisy określają ramy, ale sam sposób realizowania tej formy działalności socjalnej jest uzależniony od pracodawcy - tłumaczy Barbara Tomaszewska, autorka komentarza opublikowanego wSerwisie Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.

Zwykle w tym zakresie dofinansowuje się:

– kolonie lub obozy zarówno krajowe jak i zagraniczne,

– wycieczki krajowe i zagraniczne,

– wypoczynek połączony z nauką,

– dofinansowanie do pobytów na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych.

Inną formą wypoczynku, z którego korzystają dzieci jest finansowanie kosztów wypoczynku, który dzieci spędzają razem z rodzicami. Są to najczęściej:

– wczasy krajowe i zagraniczne,

– agroturystyka,

– wypoczynek weekendowy,

– wynajem kwater prywatnych.

Przy dofinansowaniu do wypoczynku świadczenia kierowane są do konkretnego, indywidualnego adresata (pracownika lub członka jego rodziny), a wysokość dofinansowania powinna być uzależniona od indywidualnej sytuacji rodzinnej, materialnej i życiowej. Nie ma przeszkód aby niektórym pracownikom dofinansowanie do wypoczynku było przyznawane w całości (100%) w przypadku gdy innym pracownikom będzie przysługiwało dofinansowanie częściowe.

Dzieci pracowników i dzieci byłych pracowników uprawnione do korzystania ze świadczeń funduszu

Do korzystania ze świadczeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uprawnieni są członkowie rodziny pracowników i członkowie rodziny byłych pracowników.

W ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - dalej u.z.f.ś.s., nie ma definicji członka rodziny, dlatego w regulaminie funduszu pracodawca powinien uszczegółowić pojęcie członka rodziny, który może korzystać ze świadczeń funduszu wskazując w szczególności stopień pokrewieństwa, wiek, a także inne wymagania np. prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego czy kontynuowanie nauki. Pracodawca definiując pojęcie „członka rodziny" w regulaminie zfśs może kierować się definicjami zawartymi w odrębnych przepisach.

W ustawie z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy za członków rodziny uważa się dzieci będące na utrzymaniu pracowników.

W ustawie z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych za członków rodziny uważa się pozostające na utrzymaniu dzieci w wieku do ukończenia 25. roku życia, a także dziecko, które ukończyło 25. rok życia legitymujące się orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności, jeżeli w związku z tą niepełnosprawnością rodzinie przysługuje świadczenie pielęgnacyjne, z zastrzeżeniem, że do członków rodziny nie zalicza się dziecka pozostającego pod opieką opiekuna prawnego, dziecka pozostającego w związku małżeńskim, a także pełnoletniego dziecka posiadającego własne dziecko.

Na podstawie przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych za członków rodziny uznaje się dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletniości, wnuki, rodzeństwo i inne dzieci.

Nie ma więc wątpliwości, że zawsze członkiem rodziny uprawnionym do korzystania ze świadczeń z funduszu będą dzieci pracowników i dzieci byłych pracowników.

Nie ma przeciwwskazać ustawowych aby niepełnosprawne dzieci pracowników korzystały ze świadczeń finansowanych z funduszu bez względu na wiek.

Według regulacji zawartych w przepisach regulaminu uprawnienie do świadczeń i usług finansowanych z funduszu może przysługiwać np.:

1) do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko pracownika ukończy 18 lat,

2) do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko pracownika ukończy 25 lat, jednak nie dłużej niż do końca roku kalendarzowego, w którym ukończy naukę - jeżeli nie pracują i pobierają naukę w formach szkolnych,

3) bez względu na wiek - w przypadku osób posiadających orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności albo orzeczenie równorzędne, jeżeli nie przebywają w ośrodkach lub zakładach opieki, a pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym z osobą uprawnioną.

Ustalenie zasad i warunków dofinansowania do wypoczynku dzieci

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca określa w regulaminie. Regulamin funduszu ustala się z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka nie działa w firmie w uzgodnieniu z reprezentantem pracowników. Im dokładniejsze, jasne i czytelne warunki tym mniej wątpliwości przy udzielaniu dofinansowania.

Ważne!

Zasady dofinansowania do wypoczynku dzieci i młodzieży, tak jak inne zasady dofinansowania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracodawca powinien ustalić w regulaminie funduszu.

Pracodawca w regulaminie zfśs ustala w szczególności:

1. Wiek dzieci i młodzieży, który uprawnia do dofinansowania oraz inne wymagania, które uprawniają do korzystania ze świadczeń np. kontynuowanie nauki, niepełnosprawność, pozostawanie w jednym gospodarstwie domowym z rodzicem będącym pracownikiem zakładu pracy.

2. Dokumenty jakie powinien złożyć pracownik ubiegający się o dofinansowanie do wypoczynku dziecka. Uzyskanie dofinansowania do wypoczynku dziecka będzie wymagało od pracodawcy uzyskania:

– oświadczenia lub innych dokumentów (np. zaświadczenia o zarobkach, rozliczenia rocznego) na podstawie, których pracodawca zbada i oceni sytuację życiową, rodzinną i materialną.

– dokumentów potwierdzających poniesienie przez pracownika wydatku

Ustawa u.z.f.ś.s. nie narzuca sposobu dokumentowania wydatków, z czego może wynikać zupełna dowolność, ale jednak w sytuacji gdy świadczenia są wolne od podatku dochodowego na sposób dokumentowania wydatku mają wpływ przepisy art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten zwalnia z opodatkowania dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu.

3. Ewentualną możliwość korzystania z dofinansowania kilka razy w roku.

4. Termin składania wniosku, termin rozpatrywania wniosku, termin przyznania dofinansowania.

5. Wysokość refundacji ze wskazaniem kwoty dofinansowania uzależnionej od sytuacji socjalnej pracownika.

Uzależnienie przyznania świadczeń oraz wysokość dopłat od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu powoduje, że nie można przyznawać świadczeń w jednakowej wysokości wszystkim uprawnionym osobom. Zastosowanie kryterium socjalnego to przyznawanie ulgowych usług i świadczeń w zróżnicowanej wysokości uzależnionej od sytuacji socjalnej osób uprawnionych. W praktyce oznacza to, że w pierwszej kolejności świadczenia z funduszu uzyskują pracownicy, których sytuacja socjalna jest najgorsza.

Zasady rozdzielania świadczeń określone w przepisach regulaminu zfśs mogą być różne. Najczęściej stosowanym kryterium umożliwiającym podział środków jest kryterium dochodu na członka rodziny pracownika.