W przypadku gdy pracodawca powołał komisję socjalną w zakładzie pracy, do jej zadań powinno należeć również opiniowanie wniosków zawierających oświadczenia o dochodach. W celu wyeliminowania nie pożądanych dla pracodawcy sytuacji należy zobowiązać członków komisji do zachowania w tajemnicy danych osobowych, z którymi się zapoznali pracując w komisji.
Pracodawca ma nie tylko prawo ale wręcz obowiązek żądać od pracowników zainteresowanych uzyskaniem świadczenia z ZFŚS złożenia oświadczenia o zarobkach współmałżonka.
Zasady gospodarowania środkami z ZFŚS powinny być określone w regulaminie opracowanym przez pracodawcę i uzgodnionym z zakładową organizacją związkową lub pracownikiem wybranym przez załogę w celu reprezentowania jej interesów.
Zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS, przyznawanie i wysokość dofinansowania z ZFŚS powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego pracownika.
Do oceny sytuacji materialnej pracownika niezbędna jest informacja o wysokości wynagrodzenia pracownika oraz informacja o przychodach innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem. Informacja o konieczności przedstawienia przez pracownika odpowiednich dokumentów potwierdzających sytuację materialną powinna się znaleźć w Regulaminie korzystania ze środków z ZFŚS. Jeżeli pracownik odmówi złożenia takiego oświadczenia, pracodawca będzie miał podstawę do odmowy wypłaty świadczenia ze środków ZFŚS.
Należy wspomnieć, iż bardzo często pracownicy niechętnie dzielą się z pracodawcą zarówno informacjami o swoich przychodach jak również innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem. Należy zwrócić uwagę, że w art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592) "jest (...) zawarta zasada przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z ZFŚS według kryteriów o charakterze wyłącznie socjalnym, tj. uzależnionych co do zasady i wysokości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Z tego zaś punktu widzenia nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny" (wyrok SN z 8 maja 2002 r.).
Pracodawca świadczenia z ZFŚS może przyznawać sam lub wyznaczyć do tego celu podmiot, którym najczęściej jest Komisja Socjalna.
W obowiązujących przepisach prawa nie istnieją uregulowania określające uprawnienia i funkcje jakie komisja socjalna powinna sprawować. Generalnie komisja socjalna jest organem, który ma zadanie wspomagać realizację polityki ZFŚS. Dodatkowo orzecznictwo i praktyka dopuszcza ich funkcjonowanie na podstawie regulacji wewnętrznych np. regulamin działania komisji socjalnej.
W celu określenia kompetencji i praw komisji socjalnej pracodawca powinien stworzyć regulamin działania komisji socjalnej, wskazujący zakres obowiązków członków, kwestie określające terminy spotkań, sposób organizacji i przebiegu posiedzeń komisji czy sposób wybierania komisji socjalnej.
Podsumowując należy zwrócić uwagę, iż komisja socjalna jako podmiot opiniodawczo-doradczy, powinna posiadać wgląd w dokumenty dotyczące przyznawania świadczeń. Pracodawca natomiast powinien zapewnić właściwy dobór składu komisji oraz zagwarantować dbałość o zachowanie w poufności pozyskanych informacji przez członków komisji socjalnej.
Dodatkowo pracodawca może zobowiązać członków komisji socjalnej do zachowania w tajemnicy danych osobowych, z jakimi się członkowie zapoznają analizując sytuację materialną poszczególnych pracowników. Daną osobową są również informacje o wysokości przychodu pracownika oraz członków jego najbliższej rodziny.
Zasady gospodarowania środkami z ZFŚS powinny być określone w regulaminie opracowanym przez pracodawcę i uzgodnionym z zakładową organizacją związkową lub pracownikiem wybranym przez załogę w celu reprezentowania jej interesów.
Zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS, przyznawanie i wysokość dofinansowania z ZFŚS powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego pracownika.
Do oceny sytuacji materialnej pracownika niezbędna jest informacja o wysokości wynagrodzenia pracownika oraz informacja o przychodach innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem. Informacja o konieczności przedstawienia przez pracownika odpowiednich dokumentów potwierdzających sytuację materialną powinna się znaleźć w Regulaminie korzystania ze środków z ZFŚS. Jeżeli pracownik odmówi złożenia takiego oświadczenia, pracodawca będzie miał podstawę do odmowy wypłaty świadczenia ze środków ZFŚS.
Należy wspomnieć, iż bardzo często pracownicy niechętnie dzielą się z pracodawcą zarówno informacjami o swoich przychodach jak również innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem. Należy zwrócić uwagę, że w art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592) "jest (...) zawarta zasada przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z ZFŚS według kryteriów o charakterze wyłącznie socjalnym, tj. uzależnionych co do zasady i wysokości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Z tego zaś punktu widzenia nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny" (wyrok SN z 8 maja 2002 r.).
Pracodawca świadczenia z ZFŚS może przyznawać sam lub wyznaczyć do tego celu podmiot, którym najczęściej jest Komisja Socjalna.
W obowiązujących przepisach prawa nie istnieją uregulowania określające uprawnienia i funkcje jakie komisja socjalna powinna sprawować. Generalnie komisja socjalna jest organem, który ma zadanie wspomagać realizację polityki ZFŚS. Dodatkowo orzecznictwo i praktyka dopuszcza ich funkcjonowanie na podstawie regulacji wewnętrznych np. regulamin działania komisji socjalnej.
W celu określenia kompetencji i praw komisji socjalnej pracodawca powinien stworzyć regulamin działania komisji socjalnej, wskazujący zakres obowiązków członków, kwestie określające terminy spotkań, sposób organizacji i przebiegu posiedzeń komisji czy sposób wybierania komisji socjalnej.
Podsumowując należy zwrócić uwagę, iż komisja socjalna jako podmiot opiniodawczo-doradczy, powinna posiadać wgląd w dokumenty dotyczące przyznawania świadczeń. Pracodawca natomiast powinien zapewnić właściwy dobór składu komisji oraz zagwarantować dbałość o zachowanie w poufności pozyskanych informacji przez członków komisji socjalnej.
Dodatkowo pracodawca może zobowiązać członków komisji socjalnej do zachowania w tajemnicy danych osobowych, z jakimi się członkowie zapoznają analizując sytuację materialną poszczególnych pracowników. Daną osobową są również informacje o wysokości przychodu pracownika oraz członków jego najbliższej rodziny.
Małgorzata Skibińska