Odpowiedź:
Pracodawca jest zobowiązany do udostępniania akt osobowych danego pracownika na jego żądanie. Nie oznacza to jednak całkowitej kontroli pracownika nad dokumentacją dotyczącą jego osoby.
Uzasadnienie:
Zgodnie z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502) – dalej k.p. pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia akt osobowych każdego pracownika. Przepisy ogólne prawa pracy nie zawierają postanowień określających, jakim podmiotom przysługuje możliwość wglądu do akt osobowych pracownika. Dlatego też, w takich przypadkach należy odwołać się do przepisów innych aktów prawnych, w tym ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1182) – dalej u.o.d.o. Poza obowiązkiem udostępnienia akt osobowych pracownika organom kontrolnym, pracodawca jest przede wszystkim zobowiązany do okazania pracownikowi akt osobowych, które odnoszą się do jego osoby. Co więcej, w razie odmowy pracodawcy w przedmiocie udostępnienia akt, pracownik może złożyć do Państwowej Inspekcji Pracy skargę oraz dochodzić przez sądem pracy nakazania udzielenia informacji, które mają istotne znaczenie dla sytuacji danego pracownika. Nadmienić należy, że pracownik poza możliwością wglądu do akt może również w konsekwencji stwierdzenia, że akta są niekompletne, nieprawdziwe i nieaktualne żądać ich sprostowania lub uzupełnienia na podstawie art. 35 § 1 u.o.d.o. Jednym z przykładów powyższego działania jest kontrola akt osobowych w przedmiocie usunięcia z akt informacji o ukaraniu karą porządkową, która to powinna być usunięta, jeżeli upłynął roczny okres nienagannej pracy pracownika. Nie oznacza to jednak, że pracownik może samowolnie bez zgody pracodawcy dokonywać zmian w aktach osobowych ani odmawiać zwrotu dokumentów na żądanie pracodawcy, gdyż może to stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych – art. 52 § 1 pkt. 1 k.p. Zatem, kontrola akt osobowych stanowi jedno z uprawnień pracownika, które nie powinno być w żaden sposób ograniczone, gdyż może to narazić pracodawcę na ewentualne dochodzenie roszczeń przez pracownika na drodze sądowej.
Agata Kamińska, autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Odpowiedzi udzielono 23 lutego 2015 r.
W jakim zakresie należy pracownikowi umożliwić wgląd do dokumentacji dotyczącej jego osoby?
Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń SpołecznychPracownik chciałby uzyskać dostęp do wszystkich dokumentów znajdujących się w jego kartotece osobowej. Zwrócił się do pracownika kadr (do pracodawcy) o możliwość wglądu i otrzymał odpowiedź, że może mieć wgląd tylko do dokumentów ogólnych, czyli tych, które nie zawierają adnotacji lub wpisów na temat pracownika.Czy pracodawca ma prawo nie udostępniać pracownikowi dokumentów zawierających wpisy bądź adnotacje dotyczące pracownika?