W jakim trybie można zmienić obowiązujący w firmie okres rozliczeniowy?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Jak zmienić okres rozliczeniowy? Obecnie w firmie jest okres rozliczeniowy od 1 września 2014 r. do 31 sierpnia 2015 r. i kolejny od 1 września 2015 r. do 31 sierpnia 2016 r. Państwowa Inspekcja Pracy została poinformowana o 12 miesięcznym okresie rozliczeniowym. Pracodawca chciałby zmienić ten okres rozliczeniowy od 1 kwietnia 2016 r. do 31 marca 2017 r. W jaki sposób to zrobić? Czy pracodawca musi informować o tej zmianie PIP?

W firmie nie ma związków zawodowych, a wszystkie porozumienia ustalane są z czterema przedstawicielami pracowników.

Odpowiedź:

Pracodawca może zmienić obowiązujący w firmie okres rozliczeniowy. Zmiana okresu rozliczeniowego wymaga jednak takiego samego trybu jak jego wprowadzenie.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 129 § 2 ustawy z dnia 6 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r., poz. 1502 z poźn. zm.) – dalej k.p., w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Chęć wprowadzenia w firmie 12 miesięcznych okresów rozliczeniowych pracodawca musi uzgodnić z działającą w zakładzie organizacją związkową, a gdy jej nie ma, z przedstawicielami pracowników. Zgodnie bowiem z art. 150 § 3 k.p. przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy ustala się w:

– układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241[25a], albo

– porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

A zatem pracodawca, u którego nie działają związki zawodowe może wprowadzić 12 miesięczne okresy rozliczeniowe w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy.

Wskazane porozumienie, poza wprowadzeniem przedłużonego okresu rozliczeniowego, może również uszczegóławiać na jakie miesiące obowiązujący w firmie okres rozliczeniowy ma przypadać. W takim przypadku zapis tego dotyczący staje się treścią przedmiotowego porozumienia, a co za tym idzie zmiana okresu rozliczeniowego wymagać będzie zmiany treści przedmiotowego porozumienia w trybie właściwym dla jego uchwalenia.

Jeżeli natomiast w przedmiotowym porozumieniu wprowadzono przedłużony okres rozliczeniowy, lecz jego uszczegółowienie nastąpiło w akcie wewnątrzzakładowym (np. w regulaminie pracy) dla jego zmiany konieczne będzie zmiana tegoż aktu, dokonana w trybie przewidzianym dla jego wprowadzenia.

W żadnym z powyższych przypadków pracodawca nie ma jednak obowiązku informowania Państwowej Inspekcji Pracy o zmianie obowiązującego okresu rozliczeniowego. Obowiązek informacyjny względem PIP dotyczy jedynie jego wprowadzenia, nie obejmuje natomiast sytuacji w której pracodawca zmienia układ miesięcy na jakie okres ten przypada.

Joanna Kaleta,

autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Odpowiedzi udzielono 28.12.2015 r.