W jakich sytuacjach można nie prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu?

Pytanie Użytkownika Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. Pracownicy zatrudnieni na etat i zleceniobiorcy z uwagi na specyfikę pracy (naprawy gwarancyjne u klientów) otrzymali samochody służbowe. Część tych osób będzie używało tych samochodów wyłącznie do celów służbowych, a część zarówno do celów służbowych i prywatnych. Czy w tym przypadku konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i czy konieczne jest ustalenie limitów km na jazdy służbowe i prywatne?

Odpowiedź:

W przedstawionej sytuacji nie jest wymagana ewidencja przebiegu pojazdu i ustalanie kilometrów w podziale na jazdy służbowe i prywatne. 

Uzasadnienie:

Z pytania wynika, że pracownicy i zleceniobiorcy otrzymali samochody służbowe. Możemy więc założyć, że pojazdy stanowią środki trwałe pracodawcy. Tym samym nie jest wymagane prowadzenie ewidencji pojazdu, co wynika z zapisów art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.) – dalej u.p.d.o.f. lub art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.).

Od strony pracownika lub zleceniobiorcy powstanie przychód z tytułu otrzymania nieodpłatnego świadczenia – oczywiście przy założeniu, że podatnicy będą używać pojazdów do celów prywatnych. W przypadku używania pojazdów wyłącznie do celów służbowych, nie dochodzi do świadczenia na rzecz podatnika, a tym samym nie uzyskuje on przysporzenia majątkowego.  

W myśl art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f. przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Na mocy zaś art. 12 ust. 2a-2c u.p.d.o.f. wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

1) 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³;

2) 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 powyższych kwot.

Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w powyższy sposób i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Podkreślenia wymaga, że przepisy nie wymagają, aby pracownik prowadził ewidencję przebiegu pojazdu. Wysokość ryczałtowego przychodu została bowiem uzależniona wyłącznie od pojemności silnika – ilość przejechanych kilometrów jest bez znaczenia.

Przepis powyższy dotyczy niestety wyłącznie pracowników. Analogiczne zasady powinny być jednak stosowane w przypadku zleceniobiorców. Trudno byłoby bowiem zaakceptować twierdzenie, że to samo świadczenia u pracownika stanowi przychód o wartości np. 400 zł, a u zleceniobiorcy wartość przychodu jest inna.

Paweł Ziółkowski,

autor współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Odpowiedzi udzielono  25.04.2017 r.