Rozkład czasu pracy pracownika powinien zostać zawarty w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, obwieszczeniu lub w indywidualnym harmonogramie czasu pracy. Rozkład czasu pracy nie jest obligatoryjnym elementem treści umowy o pracę wymaganym przez ustawodawcę.
Rozkład czasu pracy to sposób rozplanowania czasu, w którym pracownik jest zobowiązany pozostawać do dyspozycji pracodawcy, w poszczególnych dniach i tygodniach okresu rozliczeniowego. W rozkładzie czasu pracy ustala się godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach, przerwy w pracy wliczane i niewliczane do czasu pracy oraz terminy dni wolnych od pracy.
Systemy i rozkłady czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 k.p.).
Zakładowy (ewentualnie wydziałowy, czy oddziałowy) rozkład czasu pracy powinien zostać określony w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy.
Pracodawca, który nie ma obowiązku wydać regulaminu pracy, powinien podać rozkład czasu pracy w obwieszczeniu. Akt ten wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca jest zobowiązany zapoznać pracownika z treścią obwieszczenia przed rozpoczęciem przez niego pracy (art. 150 § 4 k.p. oraz 1043 k.p.).
Inaczej przedstawia się problem ustalania indywidualnych rozkładów czasu pracy, które wprowadza się dla konkretnych pracowników. Jeśli pracownicy pracują w różnych dniach i porach, to pracodawca może opracować indywidualny rozkład czasu pracy dla każdego z nich.
Pracodawca na pisemny wniosek pracownika może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.). Rozkład czasu pracy nie należy do elementów, które ustawodawca nakazuje wprowadzić do umowy o pracę. Zgodnie z art. 29 § 1 k.p. umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
– rodzaj pracy,
– miejsce wykonywania pracy,
– wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
– wymiar czasu pracy (czyli rozmiar zatrudnienia) oraz
– termin rozpoczęcia pracy.
Organizowanie procesu pracy, w tym również ustalenie obowiązującego pracowników rozkładu czasu pracy, należy do uprawnień dyspozycyjnych kierownictwa zakładu pracy. Jeśli rozkład czasu pracy nie został określony w umowie, pracodawca może go zmienić bez wypowiedzenia warunków pracy w trybie przewidzianym dla zmiany regulaminu pracy, czy też układu zbiorowego (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 listopada 1978 r., I PRN 114/78). Zmiana zastrzeżonego w umowie o pracę indywidualnego rozkładu czasu pracy wymaga porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 marca 1977 r., I PRN 5/77).
Zmiana indywidualnego rozkładu czasu pracy nieokreślonego w umowie odbywa się za porozumieniem pracodawcy z pracownikiem, wchodząc w życie od momentu ustalonego w takim porozumieniu.