Pracownica w dniu 30 września 2009 r. dostarczyła zwolnienie lekarskie za okres od 30 września do 27 października 2009 r. Wynagrodzenie pracownicy za wrzesień zostało wypłacone w dniu 25 września 2009 r.
W jaki sposób należy rozliczyć nadpłacone składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za wrzesień?
W jaki sposób należy rozliczyć wynagrodzenie za październik jeżeli pracownica będzie nadal niezdolna do pracy?
W przypadku września należy dokonać rozliczenia z uwzględnieniem jednego dnia niezdolności do pracy. W przypadku października, pracodawca musi przyjąć jakieś założenie. Jeżeli pewnym jest, że pracownica będzie dalej chorowała, cały miesiąc należy rozliczyć tak, jakby pracodawca posiadał jej kolejne zwolnienie lekarskie.
W sytuacji określonej w pytaniu pracodawca naliczył wynagrodzenie za cały miesiąc i wypłacił je w pełnej wysokości. Po wypłacie pracownica dostarczyła zwolnienie, z którego wynika, że ostatniego dnia miesiąca była niezdolna do pracy. Tym samym należy odpowiednio obniżyć wynagrodzenie za czas przepracowany, oraz naliczyć wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek.

Zgodnie z § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62, poz. 289 z późn. zm.) w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku nieobecności pracownika w pracy, w okresie której pracownikowi przysługuje zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
W efekcie, w sytuacji określonej w pytaniu wynagrodzenie za czas przepracowany należy pomniejszyć we wrześniu o 1/30.
Jednocześnie za dzień niezdolności do pracy należy naliczyć wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy na zasadach przewidzianych w przepisach ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 267 z późn. zm.).

Dodatkowo należy odpowiednio udokumentować ten fakt w dokumentach ubezpieczeniowych - składki na ubezpieczenia społeczne nie powinny być liczone ani od wynagrodzenia chorobowego, ani od zasiłku, a składki na ubezpieczenie zdrowotne nie powinny być naliczane od zasiłku. Tym samym w deklaracji i raporcie ZUS składki powinny być tak naliczone, jakby pracodawca wypłacił za 30 września wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy. Jeżeli pracodawca wykazał je tak, jakby pracownicy za cały miesiąc przysługiwało wynagrodzenie za pracę, powinien dokonać odpowiedniej korekty.
Różnica wynikająca z poprawnego rozliczenia września powinna być rozliczona z wynagrodzeniem lub zasiłkiem pracownicy w kolejnym miesiącu.
W październiku pracodawca będzie wypłacał świadczenia należne pracownikowi, przy czym także w tym miesiącu dokona wypłaty przed zamknięciem miesiąca. W efekcie pracodawca musi przewidzieć, jak będzie wyglądał koniec miesiąca. Zakładając, że pracownica wróciłaby do pracy, powinien wypłacić wynagrodzenie za pracę. Wiedząc jednak, że pracownica będzie na zwolnieniu, pracodawca powinien naliczyć odpowiednie świadczenie chorobowe (wynagrodzenie lub zasiłek).

Paweł Ziółkowski - specjalista z zakresu prawa pracy