Odpowiedź: przepisy prawa pracy nie stanowią wymogu zawierania odrębnej umowy w przedmiocie udostępniania pracownikom telefonów służbowych do celów prywatnych. Nie ma jednak przeszkód, aby tą drogą ustalić zasady korzystania z takich telefonów. Aby móc jednak potrącać koszty rozmów prywatnych z wynagrodzenia pracownika każdorazowo potrzebna będzie jego wyraźna, pisemna zgoda na takie potrącenie.
Uzasadnienie: kwestia udostępniania pracownikowi telefonu służbowego do celów służbowych nie stanowi przedmiotu regulacji powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy. Zasadniczo w sytuacji, gdy pracodawca powierza pracownikowi telefon służbowy i dopuszcza wykorzystywanie go również do celów prywatnych teoretycznie wyobrazić sobie można trzy rozwiązania. Po pierwsze, pracodawca może pokrywać koszty wszystkich przeprowadzonych przez pracownika rozmów (niezależnie od tego czy są to rozmowy służbowe czy też prywatne). Po drugie, pracodawca może ustalić limit powyżej, którego pracownik pokrywa koszt rozmów prywatnych. Po trzecie, pracownik może ponosić koszty wszystkich przeprowadzonych przez siebie rozmów prywatnych. Wybór konkretnego rozwiązania zależy od pracodawcy. Niezależnie od przyjętego modelu, rekomendowanym jest sformułowanie szczegółowych zasad udostępniania pracownikom telefonów służbowych do celów prywatnych oraz trybu pokrywania przez nich określonych kosztów związanych z rozmowami prywatnymi w akcie prawa wewnątrzzakładowego (regulaminie) lub umowach o pracę; nie ma jednak przeszkód, aby zostały one ujęte w formie odrębnych umów zawieranych z pracownikami.
Jeśli chodzi o sam tryb pokrywania przez pracownika kosztów rozmów prywatnych, możliwe są dwa rozwiązania: albo pracownik uiszcza należność u pracodawcy gotówką, albo kwota ta potrącana jest z wynagrodzenia pracownika. Co istotne, niezależnie od zapisów umownych pracodawca musi każdorazowo uzyskać pisemną zgodę pracownika na potrącenie danej kwoty z wynagrodzenia. Należność z tytułu przeprowadzonych rozmów prywatnych nie mieści się w wymienionym w przepisach kodeksu pracy katalogu sytuacji, w których pracodawca uprawniony jest jednostronnie dokonać potrącenia z wynagrodzenia - art. 91 k.p. Zgoda pracownika na potrącenie powinna mieć formę pisemną i powinna ona dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności (nie może być to zgoda blankietowa, stąd niedopuszczalnym byłoby dokonywanie potrąceń na podstawie ogólnego zapisu umownego w tym przedmiocie). Z tym dodatkowym zastrzeżeniem, że wyrażona przez pracownika zgoda na potrącenie z wynagrodzenia może być skuteczna tylko do granic określonych w art. 91 § 2 k.p. kwot wolnych od potrąceń.