To już ostatnie chwile na wypełnienie obowiązków względem pracowników

Do końca lutego pracodawcy mają czas na poinformowanie swoich zatrudnionych, ile przekazali za nich składek do ZUS w 2015 r. Mogą to zrobić w dowolnej formie. Ważne, by dane w ujęciu rocznym zgadzały się z danymi zawartymi w imiennych raportach miesięcznych o składkach na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe.

Obowiązek przekazania raportu podsumowującego wynika z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.  Dotyczy on nie tylko należności przekazanych za pracowników, ale również za zleceniobiorców i innych ubezpieczonych, za których płatnik składał imienne raporty do ZUS.

Mając roczne podsumowanie opłaconych składek ubezpieczony powinien je porównać z zaewidencjonowanymi w bazie ZUS. Jeśli coś się nie zgadza, ubezpieczony wkracza na ścieżkę reklamacji: w ciągu 3 miesięcy powinien złożyć płatnikowi – na piśmie lub do protokołu – wniosek 
o sprostowanie informacji zawartych w raportach. Jeśli nie zrobi tego w terminie, uważa się, ze wszystkie dane się zgadzają. Jeżeli cos się nie zgadza i zatrudniony zgłosił to płatnikowi składek, ten koryguje raporty imienne, jeśli popełnił błąd. Jeśli nie odniesie się do wniosku pracownika w ciągu miesiąca, sprawę przejmuje ZUS. Przeprowadza postępowania wyjaśniające i wydaje w tej sprawie decyzję, od której płatnikowi przysługuje odwołanie.

Przypomnijmy, że do końca 2011 r. płatnicy musieli co miesiąc dostarczać pracownikom druki RMUA- imienny raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej. Teraz płatnik wydaje taki raport na żądanie pracownika, nie częściej niż raz na miesiąc. Natomiast do 28 lutego ma obowiązek wydawać ubezpieczonym informacje zbiorcze za ubiegły rok, w podziale na miesiące. W tym roku ten termin przesunął się na 29 lutego, ponieważ 28 lutego przypada niedziela.

Forma dokumentu jest dowolna. Pracodawca nie musi korzystać z programu Płatnik. Jeżeli program płacowo-kadrowy umożliwia wygenerowania takiej informacji, to można przekazać dane z systemu, gdzie informacje będą bardziej skompresowane i zmieszczą się na jednej lub dwóch stronach dokumentu. Oczywiście trzeba w niej zamieścić wszystkie dane identyfikujące ubezpieczonego, a także informacje związane z opłacaniem składek: podstawę ich wymiaru i wysokość przekazanych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe 
i zdrowotne, kwotę składek w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek 
oraz z innych źródeł finansowania, wysokość wypłaconych zasiłków, wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie kodeksu pracy oraz zasiłków finansowanych z budżetu państwa, kod ubezpieczenia, wymiar czasu pracy, kod oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia i podpis płatnika.