Relacja mentor–uczeń zmienia się. Niezmienne pozostaje pytanie, jak taką parę dobrać. Rozważania nad sposobem doboru pary mentor–uczeń (mentee) powinny zostać poprzedzone bardzo starannym doborem uczestników programu mentoringowego oraz nie mniej starannym przygotowaniem zarówno mentora, jak i ucznia do pełnienia ich ról.

 

Zanim dobierzemy parę

Zakładając, że selekcja uczestników programu została właściwie przeprowadzona, uczniom warto zapewnić dostęp do „instytucji zaufania” dla uczestników (może być to np. koordynator projektu). Osoba taka powinna być postrzegana jako w pełni obiektywna, nieposiadająca zobowiązań wobec żadnego z uczestników. Koordynator powinien odgrywać rolę instytucji odwoławczej i osoby, do której można zwrócić się z pojawiającymi się problemami. Nie mniej istotne jest stworzenie możliwości udziału w indywidualnych konsultacjach, których głównym celem będzie pomoc w ustaleniu celów programu. Pozwoli to na mocniejsze zaangażowanie się uczestników w program jako współtworzony, a nie odgórnie narzucony.

Czytaj: Jakie wyzwania stoją przed mentorem?

 

Pomocne w przygotowaniu do roli ucznia, a także w jej pełnieniu może się okazać przygotowanie listy rekomendowanej literatury dotyczącej mentoringu, literatury odpowiadającej na pytanie: co mentee powinien wiedzieć o mentoringu w trakcie pracy z mentorem. Uczniowi pomocny będzie stworzony i promowany kodeks dobrych praktyk pracy między mentorem a mentee uwzględniający m.in. wspólne uzgodnienie ścieżki rozwoju przez mentora i mentee, elastyczność działań wspomagających realizowanie celów indywidualnych i celów programu. Uczeń powinien także móc oceniać program w trakcie jego trwania. Należy traktować to jako element ewaluacji całego procesu, programu. Ostatnim elementem pomagającym mentee jest okres próbny relacji (kalibracja) pomyślany tak, aby weryfikować, czy na pewno mentee chce i może efektywnie pracować z konkretnym mentorem.

Mentorzy także, a być może przede wszystkim oni, powinni zostać przygotowani do swojej roli i zostać objęci wsparciem. W trakcie trwania programu mentoringowego niezbędne będą szkolenia i praktyczne warsztaty mające na celu rozwój umiejętności: komunikacji, coachingowych, udzielania informacji zwrotnej, zadawania pytań pobudzających refleksję, formułowania celów, odkrywania ograniczających przekonań. Oprócz szkoleń ważne jest zapewnienie superwizji przez zewnętrznego, doświadczonego mentora, a także interwizje, czyli spotkania w gronie mentorów mające na celu wymianę doświadczeń i transfer wiedzy. W trakcie takich spotkań pomocne będzie omawianie najlepszych praktyk, odgrywanie scenek ze spotkań z mentee. Pomocne może być także powołanie funkcji opiekuna mentorów (analogicznie do osoby zaufania dla mentee), osoby, która jest w stanie wesprzeć w sytuacjach problemowych (najlepiej, gdyby opiekun sam miał doświadczenia w roli mentora).

Łączenie w pary

Mając wybraną grupę mentorów i uczniów, można już zająć się ich parowaniem.

W 2013 r. Polskie Stowarzyszenie Mentoringu (PSM) realizowało projekt „Ewaluacja tematyczna: Mentoring – popularność i skala wykorzystania mentoringu w polskich przedsiębiorstwach, ocena skuteczności tego narzędzia przez przedsiębiorstwa, ścieżki wyboru i edukacji mentorów”. W ramach projektu m.in. odbyły się warsztaty, w których uczestniczyli praktycy: mentorzy, koordynatorzy projektów mentoringowych, uczniowie. Zadaliśmy im pytanie: „Jakie są znane im metody doboru par mentor–uczeń?”. Odpowiedzi, uzupełnione o analizę literatury, dały jedynie trzy możliwości (z punktu widzenia strony podejmującej decyzję o współpracy) – patrz ramka: „Czyste metody doboru par mentee–mentor”.

Próbując znaleźć najlepsze rozwiązanie, warto podkreślić, że możliwe jest tylko rozwiązanie dobre w konkretnej sytuacji. Warto zatem brać pod uwagę zarówno wielkość organizacji, w której program mentoringowy jest tworzony, jej specyfikę, a także specyfikę celu samego programu mentoringowego. Realia zazwyczaj nie pozwalają na stosowanie metod czystych. Zatem dobór par może być i jest realizowany w modelu mieszanym (np. dobór przez specjalistę z uwzględnieniem opinii mentora).

Przeczytaj: Programy mentoringowe: naprawdę dobra praktyka

 

Jak pokazały prowadzone przez PSM badania, największe szanse sukcesu w procesie doboru par przynosi właśnie połączenie wszystkich wspomnianych metod z uwzględnieniem zaangażowania specjalisty w zakresie doboru par. Osoba trzecia – jako bezstronny obserwator – powinna gwarantować prawidłowe przeprowadzenie procesu w oparciu o cele programu i oczekiwania organizacji. Skonsultowanie dobranych przez eksperta par z mentorem daje gwarancję, że mentor jest w stanie sprawnie pracować ze wskazanym uczniem oraz będzie w stanie odpowiedzieć na jego potrzeby. Podobna konsultacja z mentee pozwala na pełne dopasowanie wybranego mentora do potrzeb, celów i oczekiwań ucznia wobec mentora.

Ekspert zewnętrzny, aby efektywnie zrealizować proces doboru par, musi mieć zagwarantowane przede wszystkim dobre rozeznanie w potrzebach i oczekiwaniach uczestników wobec programu, jak również istniejących powiązań i relacji – jeśli takowe pojawiają się w grupie wyselekcjonowanych uczestników. Warto uwzględnić etapowość procesu, w trakcie którego mogą być wykorzystane np. ankiety i narzędzia psychometryczne, z których wnioski zostaną zweryfikowane w trakcie spotkań indywidualnych eksperta z uczestnikami programu. Jednocześnie po przygotowaniu rekomendacji par warto zasięgnąć opinii samych zainteresowanych – na ile uważają, że konkretny mentor/mentee będzie dla nich dobrym wyborem.

Jednocześnie w procesie doboru par bardzo ważną rolę odgrywa etap kalibracji – okres przejściowy – „próbny”, w trakcie którego mentor oraz mentee spotykają się po raz pierwszy, by zweryfikować trafność dopasowania. W trakcie okresu kalibracji – zwykle pierwsze i drugie spotkanie mentora z mentee – weryfikują oni trafność dopasowania i potwierdzają swój wybór. Jednocześnie w tym czasie mają również możliwość zmiany mentora bez urażenia drugiej strony. Ma to na celu lepsze dopasowanie w programie.

 

Każdy z wymienionych modeli dobru niesie pewne zagrożenia, których świadomość pozwala zminimalizować ryzyko złego połączenia par (patrz ramka: „Główne ryzyka w procesie doboru par mentoringowych w zależności od metody doboru”).

Dobór par z perspektywy formalizacji procesu

Na proces doboru par można także spojrzeć z perspektywy jego formalizacji. Można wtedy wyróżnić trzy sytuacje:

  • nieformalna metoda doboru pomiędzy mentorem i podopiecznym (bez zaangażowania osób trzecich);
  • dobór par przez wewnętrznego specjalistę (np. kompetentna osoba z działu HR);
  • dobór par przez firmę zewnętrzną (specjalistę w zakresie doboru par).

Każda z metod jest obarczona, tak jak w przypadku analizy, czy o parze decyduje mentor, uczeń czy ekspert, pewnym ryzykiem. Warto na nie zwrócić uwagę, a także na fakt, że dla różnych grup pracowników inna metoda może okazać się optymalna (patrz tabela: „Czynniki sukcesu i ryzyka w zależności od metody doboru par mentoringowych”).

Zobacz także: Kariera w korporacji – od managera do mentora

 

Z badań PSM wynika, że rekomendowana przez mentorów jest metoda doboru par przez osobę trzecią – wewnętrznego specjalistę lub firmę zewnętrzną. Odnosi się to do każdego programu mentoringu (niezależnie od jego specyfiki, branży lub uczestników: czy są to specjaliści, menedżerowie czy talenty w organizacji). Można jednak dać pewne rekomendacje. Na przykład dla grupy talentów w organizacji warto zastosować metodę doboru par przez zewnętrznego specjalistę. Dla grupy menedżerów jest rekomendowany dobór przez wewnętrznego specjalistę. Dla grupy pracowników niższego szczebla i specjalistów jest rekomendowany dobór także przez wewnętrznego specjalistę. Cenne jest także wyróżnienie kluczowych kryteriów doboru par mentor–uczeń (patrz ramka: „Kluczowe kryteria sukcesu w procesie doboru par mentoringowych”). Wśród kryteriów tzw. miękkich najważniejszymi są: dopasowanie pod względem zgodności potrzeb mentee i kompetencji oraz doświadczenia mentora. Kryteria twarde to dopasowanie pod względem zgodności oczekiwań mentee i wiedzy mentora w konkretnym obszarze biznesowym, branży, pracy na konkretnym stanowisku itp. Nie mniej istotne dla efektywnej współpracy będą spójny styl komunikacji, a także spójne wartości mentora i ucznia.

Właściwe dobranie mentora i mentee nie zagwarantuje co prawda sukcesu programu mentoringowego, ale zwiększy prawdopodobieństwo sukcesu w relacji mistrz–uczeń.

Sztuka motywacji

Na koniec warto zwrócić uwagę na to, co powinno zadziać się po programie mentoringowym. Jest to o tyle istotne, że pozwoli na pełne wykorzystanie pozytywnych efektów oraz zapewni ambasadorów programu.

Motywacją dla ucznia do uczestniczenia w programie będzie wsparcie, jakiego może oczekiwać po zakończeniu mentoringu. Warto przygotować propozycję wykorzystania zdobytych kompetencji, np. awans lub zmianę zakresu odpowiedzialności, zgodnie z celami i kompetencjami rozwijanymi przez mentee w trakcie programu. Motywatorem może być przekształcenie mentee w mentora, o ile oczywiście pojawi się taka możliwość (np. kolejna edycja programu). Istotne będzie także zapewnienie wsparcia w podtrzymywaniu relacji nawiązanych w trakcie programu, zarówno z mentorem, jak i z pozostałymi uczestnikami. Ważne może się okazać również wsparcie w poszukiwaniach kolejnego mentora i określeniu dalszej ścieżki rozwoju.

Po zakończeniu programu mentorzy, tak jak mentee, powinni móc zdyskontować nabyte kompetencje. Ponadto organizacja powinna docenić ich rolę w programie i pozwolić na dalsze budowanie prestiżu roli mentora w organizacji oraz wspierać w refleksji nad własnymi doświadczeniami, co mentor czerpie dla siebie z pracy z mentee.

Marcin Budzewski - współzałożycie i członek zarządu Polskiego Stowarzyszenia Mentoringu oraz Instytutu Analiz Rynku Pracy.