Podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy pracownika, zgodnie z art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p.
Przykład
Pracownik zatrudniony na stanowisku pracy jako przedstawiciel handlowy ma wpisane w umowie o pracę, w punkcie miejsce pracy: teren województw mazowieckiego, łódzkiego, warmińsko-mazurskiego. Oprócz tego, w umowie ma dodatkowy zapis mówiący o obowiązującym go zadaniowym czasie pracy. Pracownik mieszka poza Warszawą, ale na terenie województwa mazowieckiego i codziennie dojeżdża do Warszawy, na obszarze której znajdują się wszystkie obsługiwane przez niego punkty. Przemieszcza się samochodem służbowym.
Czy jego czas pracy rozpoczyna się od chwili opuszczenia mieszkania i uruchomienia samochodu czy też z chwilą dotarcia do pierwszego obsługiwanego przez siebie punktu zgodnie z zadaniami na dany dzień? Czas dojazdu do Warszawy trwa ok. 1,5 godz.
Przepisy k.p. nie regulują problemu naliczania początku czasu pracy. Zgodnie z poglądami doktryny prawa pracy oraz judykatury czasu dojazdu do miejsca wykonywania pracy nie wlicza się do czasu pracy.
Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 k.p.). Stawienie się do dyspozycji pracodawcy w umówionym czasie z zamiarem wykonywania pracy oraz w stanie umożliwiającym jej wykonywanie w miejscu do tego wyznaczonym, stanowi początek gotowości do pracy, a tym samym naliczania godzin zaliczanych do czasu pracy. Okres pozostawania do dyspozycji pracodawcy rozpoczyna się z chwilą stawienia się pracownika w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do świadczenia pracy, a kończy z upływem dniówki roboczej lub wyjątkowo później, w momencie zaprzestania wykonywania dodatkowych czynności zleconych przez pracodawcę (uchwała SN z dnia 18 marca 1998 r., III ZP 20/97, OSNAPiUS 1998/21, poz. 619).
W opisanym przypadku, jeśli pracownik nie jest zobowiązany do zgłoszenia gotowości do podjęcia pracy w miejscu zamieszkania i dokonania tam formalności związanych z jej rozpoczęciem w innej miejscowości, czasu dojazdu do pierwszego punktu w Warszawie nie wlicza się do czasu pracy. Początek naliczania czasu pracy powinien więc nastąpić z chwilą stawienia się w pierwszym obsługiwanym punkcie na terenie Warszawy.
Zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych na terenie kraju uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990) - dalej r.p.k.
Z kolei zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju ustalone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991)- dalej r.p.z.
Przepisy wydane przez ministra właściwego do spraw pracy mają głównie zastosowanie do:
1) pracowników państwowych jednostek sfery budżetowej, takich jak:
- jednostki budżetowe,
- zakłady budżetowe,
- gospodarstwa pomocnicze
2) pracowników samorządowych jednostek sfery budżetowej, których status prawny reguluje ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458) bądź inne przepisy szczególne.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej (np. przedsiębiorstwa, spółki, jednostki badawczo-rozwojowe, instytucje kultury, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej), mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub poza granicami kraju w drodze postanowień:
- układu zbiorowego pracy,
- regulaminu wynagradzania lub
- umowy o pracę (art. 775 § 3 k.p.).
Wysokość diety określona we wskazanych aktach nie może jednak być niższa niż ustalona w rozporządzeniach dotyczących podróży służbowych. W przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień w zakresie należności za podróże służbowe, pracownikowi przysługują świadczenia z tego tytułu na warunkach określonych w rozporządzeniach ministra pracy (art. 775 § 5 k.p.).
Dieta jest świadczeniem przysługującym pracownikowi, w formie ekwiwalentu pieniężnego, na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie odbywania podróży służbowej. Dieta jest ustalona w formie ryczałtu pieniężnego za dobę podróży służbowej.
Pracownikowi przysługuje należność z tytułu diet za czas trwania podróży służbowej. Pracownikowi nie przysługuje dieta m.in. za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje na stałe, czy też tymczasowo.
Przykład
Pracownik dostał polecenie wyjazdu do innego punktu w tej samej miejscowości, w której pracuje samochodem prywatnym, za który ma płacony ryczałt. Czy należy mu się dodatkowo zwrot kosztów przejazdu?
Pracownikowi nie należy się dodatkowo zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym w tej samej miejscowości, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy.
Podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy pracownika (art. 775 k.p.).
Nie można delegować pracownika do miejscowości, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy. Stanowisko to wyraził również NSA Ośrodek Zamiejscowy w Lublinie w niepublikowanym wyroku z dnia 25 września 1996 r. (SA/Lu 1171/95): „Nie można mówić o podróży służbowej, jeżeli pracownik wykonuje zadanie w miejscowości, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy, a tym samym nie ma uzasadnienia w takim przypadku wydawanie przez pracodawcę polecenia wyjazdu służbowego i dokumentowanie ewentualnych kosztów”.(...)
Przykład
Pracownik zatrudniony na stanowisku pracy jako przedstawiciel handlowy ma wpisane w umowie o pracę, w punkcie miejsce pracy: teren województw mazowieckiego, łódzkiego, warmińsko-mazurskiego. Oprócz tego, w umowie ma dodatkowy zapis mówiący o obowiązującym go zadaniowym czasie pracy. Pracownik mieszka poza Warszawą, ale na terenie województwa mazowieckiego i codziennie dojeżdża do Warszawy, na obszarze której znajdują się wszystkie obsługiwane przez niego punkty. Przemieszcza się samochodem służbowym.
Czy jego czas pracy rozpoczyna się od chwili opuszczenia mieszkania i uruchomienia samochodu czy też z chwilą dotarcia do pierwszego obsługiwanego przez siebie punktu zgodnie z zadaniami na dany dzień? Czas dojazdu do Warszawy trwa ok. 1,5 godz.
Przepisy k.p. nie regulują problemu naliczania początku czasu pracy. Zgodnie z poglądami doktryny prawa pracy oraz judykatury czasu dojazdu do miejsca wykonywania pracy nie wlicza się do czasu pracy.
Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 k.p.). Stawienie się do dyspozycji pracodawcy w umówionym czasie z zamiarem wykonywania pracy oraz w stanie umożliwiającym jej wykonywanie w miejscu do tego wyznaczonym, stanowi początek gotowości do pracy, a tym samym naliczania godzin zaliczanych do czasu pracy. Okres pozostawania do dyspozycji pracodawcy rozpoczyna się z chwilą stawienia się pracownika w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do świadczenia pracy, a kończy z upływem dniówki roboczej lub wyjątkowo później, w momencie zaprzestania wykonywania dodatkowych czynności zleconych przez pracodawcę (uchwała SN z dnia 18 marca 1998 r., III ZP 20/97, OSNAPiUS 1998/21, poz. 619).
W opisanym przypadku, jeśli pracownik nie jest zobowiązany do zgłoszenia gotowości do podjęcia pracy w miejscu zamieszkania i dokonania tam formalności związanych z jej rozpoczęciem w innej miejscowości, czasu dojazdu do pierwszego punktu w Warszawie nie wlicza się do czasu pracy. Początek naliczania czasu pracy powinien więc nastąpić z chwilą stawienia się w pierwszym obsługiwanym punkcie na terenie Warszawy.
Zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych na terenie kraju uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990) - dalej r.p.k.
Z kolei zasady ustalania należności z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju ustalone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991)- dalej r.p.z.
Przepisy wydane przez ministra właściwego do spraw pracy mają głównie zastosowanie do:
1) pracowników państwowych jednostek sfery budżetowej, takich jak:
- jednostki budżetowe,
- zakłady budżetowe,
- gospodarstwa pomocnicze
2) pracowników samorządowych jednostek sfery budżetowej, których status prawny reguluje ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458) bądź inne przepisy szczególne.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej (np. przedsiębiorstwa, spółki, jednostki badawczo-rozwojowe, instytucje kultury, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej), mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub poza granicami kraju w drodze postanowień:
- układu zbiorowego pracy,
- regulaminu wynagradzania lub
- umowy o pracę (art. 775 § 3 k.p.).
Wysokość diety określona we wskazanych aktach nie może jednak być niższa niż ustalona w rozporządzeniach dotyczących podróży służbowych. W przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień w zakresie należności za podróże służbowe, pracownikowi przysługują świadczenia z tego tytułu na warunkach określonych w rozporządzeniach ministra pracy (art. 775 § 5 k.p.).
Dieta jest świadczeniem przysługującym pracownikowi, w formie ekwiwalentu pieniężnego, na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie odbywania podróży służbowej. Dieta jest ustalona w formie ryczałtu pieniężnego za dobę podróży służbowej.
Pracownikowi przysługuje należność z tytułu diet za czas trwania podróży służbowej. Pracownikowi nie przysługuje dieta m.in. za czas delegowania do miejscowości, w której pracownik zamieszkuje na stałe, czy też tymczasowo.
Przykład
Pracownik dostał polecenie wyjazdu do innego punktu w tej samej miejscowości, w której pracuje samochodem prywatnym, za który ma płacony ryczałt. Czy należy mu się dodatkowo zwrot kosztów przejazdu?
Pracownikowi nie należy się dodatkowo zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym w tej samej miejscowości, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy.
Podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy pracownika (art. 775 k.p.).
Nie można delegować pracownika do miejscowości, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy. Stanowisko to wyraził również NSA Ośrodek Zamiejscowy w Lublinie w niepublikowanym wyroku z dnia 25 września 1996 r. (SA/Lu 1171/95): „Nie można mówić o podróży służbowej, jeżeli pracownik wykonuje zadanie w miejscowości, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy, a tym samym nie ma uzasadnienia w takim przypadku wydawanie przez pracodawcę polecenia wyjazdu służbowego i dokumentowanie ewentualnych kosztów”.(...)