Potrzeba kompleksowego podjęcia tematu etyki biznesu w organizacji jest bezdyskusyjna. Nie tylko dlatego że 92% pracowników wyraziło takie oczekiwania. Ważny jest również fakt, że ponad 2/3 spośród 767 respondentów badania jest przekonanych, że zasady etyczne przez przedsiębiorstwa w Polsce są łamane często lub bardzo często.
Warto być świadomym, że nieetyczne postępowanie może pociągać negatywne konsekwencje zarówno na rynku, lecz również – co nie jest mniej ważne – wewnątrz organizacji. Do największych zagrożeń biorący udział w badaniu zaliczyli: ryzyko wizerunkowe (75%), gorsze relacje między pracownikami (59%) oraz negatywny wpływ na relacje z partnerami biznesowymi (51%).
Zatem pytanie, które należy postawić, brzmi: „Co to znaczy, że firma powinna podjąć działania w zakresie etyki biznesu?”. Dla każdej organizacji będzie oznaczało to coś innego. Niemniej jednak na podstawie wyników badań można wskazać na kilka obszarów będących w zakresie odpowiedzialności HR, które najczęściej powtarzają się w odpowiedziach polskich menedżerów.
Badania i co dalej…
Kłopot z badaniami często jest taki, że badania prowadzi się dla samych badań. Komentuje się ich wyniki, dyskutuje i na tym często koniec. Natomiast w przypadku omawianych badań było zupełnie inaczej. Na ich podstawie w 15 przedsiębiorstwach zostało wykonanych wiele działań, których celem było zbudowanie kompleksowego systemu etycznego. To pozwoliło sprawdzić, jak statystyka ma odbicie w konkretnych przypadkach firm przy pogłębionej analizie. Zostało zbudowane również narzędzie IT wspierające budowanie kultury etycznej w organizacji.
Proces budowania kultury etycznej w firmie można przedstawić w pięciu etapach, które da się skuteczniej zrealizować, posiadając wiedzę uzyskaną dzięki wynikom badań. Te pięć etapów to:
- Audyt etyczny firmy.
- Identyfikacja aspektów etycznych ważnych dla organizacji na drodze dialogu z pracownikami.
- Opracowanie kodeksu etycznego.
- Zbudowanie infrastruktury etycznej.
- Ciągła komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna.
Każdy z etapów niesie ze sobą wiele wyzwań. Prezentowane badania pozwoliły na ich zidentyfikowanie lub nakierowanie na kluczowe problemy, na które należy zwrócić uwagę.
Audyt etyczny
Analiza dotychczasowych praktyk organizacji pod kątem etycznym stanowi dobry punkt wyjścia do dalszych działań. Warto przyjrzeć się temu, co dobrze funkcjonuje i na czym warto budować, a co należy poprawić. Może były jakieś problemy związane z korupcją, procesy w sądzie pracy, zbyt duża liczba reklamacji, kary finansowe związane z ograniczaniem konkurencji czy niespełnianiem norm środowiskowych. Obok praktyk firmy warto przyjrzeć się, czy polityki, procedury, np. systemy motywacyjne, nie prowokują do nieetycznych zachowań pracowników. Na przykład czy cele dla przedstawicieli handlowych, wynikające z tzw. kilometrówki, nie zmuszają ich do zbyt szybkiej jazdy, co grozi większym ryzykiem wypadku. Badani łączyli działania etyczne z takimi obszarami, jak: bezpieczeństwo i wysokie standardy BHP (85%), swoboda wypowiadania się (74%) czy wynagrodzenie stosowne do wykonywanej pracy (67%).
Identyfikacja aspektów etycznych ważnych dla organizacji na drodze dialogu z pracownikami
Włączenie pracowników w proces wypracowania zasad etycznych stanowi kluczowy element budowania kultury etycznej. Truizmem jest mówienie, że to ludzie kształtują kulturę etyczną, a nie kodeksy czy regulaminy. Dlatego jeśli włączymy pracowników w proces identyfikowania zasad etycznych oraz wypracowywania sposobu ich rozumienia (a w tych organizacjach, gdzie kodeks już funkcjonuje – w proces jego rewizji), zwiększamy szansę na dokonanie realnej zmiany w organizacji. Pracownicy poczują się współautorami kodeksu. Konsultacje z pracownikami mają tę ważną zaletę, że pozwalają zidentyfikować realne potrzeby firmy w zakresie etyki biznesu, zebrać przykłady konkretnych dylematów etycznych, które potem mogą uzupełnić kodeks etyczny.
Opracowanie kodeksu etycznego
Kodeks etyczny jest dokumentem ważnym, ale jedynie jako część całego systemu, co pokazują wyniki badania. Pracownicy oczekują przede wszystkim szkoleń z etyki oraz włączenia zasad etycznych do podstawowych funkcji, również HR-owych. Dotyczy to np. systemu ocen okresowych. Kodeks etyczny powinien być punktem odniesienia wyznaczającym kierunek rozwoju działań etycznych, wskazującym drogę rozwiązania dylematów etycznych i odnoszącym pracowników do całej infrastruktury etycznej.
Zbudowanie infrastruktury etycznej
Na infrastrukturę etyczną składają się takie elementy, jak: rzecznik etyki, komisja etyki, polityki i procedury związane z kodeksem etycznym, rozwiązania pozwalające na zgłaszanie naruszeń, okresowy przegląd organizacji pod kątem etycznym. Za całość tych działań powinien być, zdaniem respondentów, odpowiedzialny w pierwszej kolejności członek zarządu. Rola HR powinna być kluczowa na etapie budowania systemu etycznego. Niemniej jednak ciężar budowania kultury etycznej powinien spoczywać na barkach wszystkich menedżerów, którzy zgłaszają się do HR jedynie w sytuacjach, w których sami nie potrafią sobie poradzić. Żeby takich przypadków było jak najmniej, system etyczny powinien być kompletny, włączony w system zarządzania organizacją, a nie funkcjonować jako coś obok podstawowych procesów organizacji.
Ciągła komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
Jeśli właściciele firmy mają pewne oczekiwania etyczne wobec pracowników, to powinni o tym mówić. Pracownicy niekoniecznie muszą wiedzieć, jakich zachowań etycznych oczekuje od nich właściciel. Aby uniknąć nieporozumień, wcielić oczekiwane modele zachowań w organizacji, warto to komunikować m.in. poprzez kodeks etyczny. Podobnie jeśli organizacja wyznaje pewne wartości i oczekuje, że ich partnerzy biznesowi będą również postępować w sposób etyczny, powinna o tym komunikować na zewnątrz.
Narzędzie IT do budowania kultury etycznej organizacji
Wyniki badań pozwoliły na opracowanie narzędzia informatycznego wspierającego budowanie kultury etycznej w organizacji. Narzędzie jest bezpłatne dla firm. Narzędzie IT wspiera procesy dwustronnej komunikacji wewnętrznej, edukację pracowników oraz wykrywanie ryzyk prawnych oraz społecznych. Badania wykazały, że pracownicy nie są dobrze poinformowani o tym, co dzieje się w firmie. Dlatego narzędzie IT spełnia funkcję intranetu umożliwiającego zamieszczanie bieżących informacji. Ponadto w wielu firmach jest utrudniony dostęp do podstawowych polityk, procedur czy dokumentów. Dlatego prezentowane rozwiązanie pozwala na zbudowanie bazy wiedzy, gdzie mogą zostać zamieszczone ważne dla pracowników dokumenty. Narzędzie pozwala również zarządzać ryzykami etycznymi oraz prawnymi dzięki formularzowi on-line do zgłaszania naruszeń. Rozwiązanie to pozwala już w zarodku zidentyfikować nieetyczne lub niezgodne z prawem praktyki, dzięki czemu można zapobiec negatywnym konsekwencjom.
Robert Sroka
CSR Manager w Crido Taxand
Bibliografia:
SHRM Foundation, Shaping an Ethical Workplace Culture, Virginia USA 2013