Przez jaki czas należy przechowywać wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników?

Przez jaki czas należy przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników: akta osobowe, listy płac, karty wynagrodzeń, PIT-11, ewidencję czasu pracy, listy obecności, karty urlopowe, zgłoszenia ZUS, deklaracje rozliczeniowe ZUS, DEK IIa, INF - dofinansowanie do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych SODiR?

Gromadzona przez pracodawcę dokumentacja osobowa i płacowa powinna być przechowywana przez 50 lat, natomiast w przypadku pozostałych dokumentów minimalny okres archiwizowania zależy od rodzaju tych dokumentów. Przepisy powszechnie obowiązujące nie odpowiadają na pytanie, jak powinien postąpić pracodawca z sektora prywatnego w przypadku, gdy upłynie wymagany okres przechowywania dokumentów. Przyjąć należy, że samodzielnie określa on zasady brakowania takiej dokumentacji, może zatem również zlecić jej zniszczenie firmie zewnętrznej.

Regulacje dotyczące okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej wywodzić należy z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – dalej u.n.z.a. Jak wynika z art. 51u ust. 1 u.n.z.a. zasadą jest 50–letni okres przechowywania takiej dokumentacji liczony od dnia:

- zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;

- wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Przywołania wymaga ponadto art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, który stanowi, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że w odniesieniu do akt osobowych, listy płac, karty wynagrodzeń oraz karty ewidencji czasu pracy obowiązuje 50 – letni okres archiwizacji.

Jeżeli chodzi natomiast o listy obecności oraz karty urlopowe, w zakresie ich przechowywania można posiłkować się przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie art. 5 u.n.z.a., co prowadzi z kolei do wniosku, iż listy obecności kwalifikują się jako dokumentacja mająca krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu podlega zniszczeniu; natomiast karty urlopowe podlegają archiwizacji przez okres 2 lat (licząc od dnia 1 stycznia roku następnego od daty ich wytworzenia). Należy zaznaczyć jednak, że zgodnie z art. 291 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy wynosi 3 lata. Na wypadek ewentualnego sporu sądowego warto zatem stosować 3 – letni okres przechowywania dokumentów, które mogłyby mieć znaczenie w sprawie.

Dokumenty zgłoszeniowe oraz kopie deklaracji rozliczeniowych powinny być przechowywane przez 5 lat, co wynika z art. 36 ust. 8 oraz 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Okres przechowywania dokumentacji podatkowej wynosi również 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, co wynika z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

W zakresie przechowywania dokumentacji związanej z dofinansowywaniem wynagrodzeń dla pracowników niepełnosprawnych zastosowanie znajduje § 7 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Przepis ten stanowi, że wnioskodawca korzystający z dofinansowania przechowuje dokumentację pozwalającą na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozporządzenia przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.

W przypadku pracodawców z sektora prywatnego przepisy nie regulują, jak należy podstąpić z dokumentacją pracowniczą po upływie okresu archiwizacji. W konsekwencji kwestie dotyczące sposobu i trybu brakowania takiej dokumentacji pozostają do decyzji pracodawcy (oczywiście można w tym zakresie posiłkować się przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie art. 5 u.n.z.a.). Wskazanym jest, aby brakowanie dokonywane przez pracodawcę odbywało się przez zaufanych pracowników i zostało potwierdzone protokolarnie. W treści takiego protokołu należałoby szczegółowo wymienić dokumenty podlegające zniszczeniu oraz zawrzeć podpisy osób odpowiedzialnych za brakowanie. Nie ma przeszkód, aby brakowanie dokumentacji powierzyć firmie zewnętrznej – należy w takim przypadku zwrócić szczególną uwagę na zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych, w szczególności zawrzeć umowę w przedmiocie powierzenia takich danych.