Godziny nadliczbowe - przekroczenie dobowej i tygodniowej normy czasu pracy

Zasady ustalania oraz rozliczania godzin nadliczbowych ciągle powodują niejasności interpretacyjne. Nadgodziny powstałe w wyniku przekroczenia dobowej oraz średniotygodniowej normy czasu pracy, powinny być rozliczane zgodnie z przepisami. Jak to zrobić, jaką stawkę zastosować oraz w jakim terminie dokonać rozliczenia? Odpowiedzi na te i inne pytania udziela Magdalena Rycak,ekspert Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.

Ogólne zasady rozliczania czasu pracy

Czas pracy powinien być rozliczany po upływie każdego miesiąca (lub innego okresu po upływie którego następuje wypłata wynagrodzenia) oraz okresu rozliczeniowego. Rozliczenie godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia norm dobowych czasu pracy następuje z terminem wypłaty wynagrodzenia (najczęściej co miesiąc). Rozliczenie godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy następuje po upływie okresu rozliczeniowego.

Zobacz także: Niezachowanie odpoczynku tygodniowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika

Ważne!

Należy pamiętać, że przekroczenie przeciętnej pięciodniowej normy czasu pracy również należy traktować jako pracę w godzinach nadliczbowych. Jeśli więc pracodawca zatrudniałby pracownika w danym okresie rozliczeniowym w wymiarze nieprzekraczającym obowiązującej go tygodniowej normy czasu pracy, ale liczba dni, przez które pracownik ten świadczył pracę przekroczyłaby średnio 5, to powstałyby w ten sposób godziny nadliczbowe, które należałoby wliczyć do rocznego limitu godzin nadliczbowych i odpowiednio zrekompensować.

W trakcie okresu rozliczeniowego, dłuższego niż 1 miesiąc, jeśli pracodawca nie ustalił rozkładu czasu pracy na cały okres rozliczeniowy, trudno jest stwierdzić w poszczególnych miesiącach, czy przekroczona została przeciętna tygodniowa i przeciętna pięciodniowa norma czasu pracy. Dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego często jest to możliwe.

Wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika oblicza się dla całego okresu rozliczeniowego, a liczba godzin pracy w poszczególnych miesiącach może się istotnie różnić. Jeśli w sumie w okresie rozliczeniowym obliczony wymiar nie zostanie przekroczony, to nie będzie godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Jeśli pracownik wynagradzany jest stałą stawką miesięczną, a pracodawca dokona redystrybucji dni wolnych od pracy w taki sposób, że w jednych miesiącach okresu rozliczeniowego dni wolnych będzie więcej a w drugich mniej, to pracownik powinien otrzymać takie samo wynagrodzenie przy różnej ilości godzin pracy w poszczególnych miesiącach.

W przypadku, gdy strony stosunku pracy zdecydowały się na wynagradzanie według stawki godzinowej, wynagrodzenie należy się pracownikowi za rzeczywisty rozmiar czasu pracy, w związku z czym może ono być różne w poszczególnych miesiącach.

Wymiar czasu pracy a nieobecność usprawiedliwiona

Kodeks pracy określa zasadę ustalania obowiązującego wymiaru czasu pracy pracownika, który miał usprawiedliwioną nieobecność w pracy w okresie rozliczeniowym. Wymiar czasu pracy, wynikający z norm określonych w art. 129 § 1 k.p., ulega obniżeniu w okresie rozliczeniowym o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy (art. 130 § 3 k.p.).

 

Wymiar czasu pracy a nieobecność nieusprawiedliwiona

Czas nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy nie obniża wymiaru czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym. W wyniku nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy zmniejszeniu ulega liczba przepracowanych przez pracownika godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie ulega natomiast obniżeniu obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w tym okresie. Ma to istotne znaczenie przy ustalaniu liczby godzin nadliczbowych, jeżeli w danym okresie pracownik pracował ponad ustaloną rozkładem liczbę godzin pracy, a jednocześnie w tym samym okresie rozliczeniowym miał nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy.

Nominalny czas pracy

Przy rozliczeniu czasu pracy od nominalnego czasu pracy ustalonego na dany okres rozliczeniowy w pierwszej kolejności należy odjąć liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy w danym okresie rozliczeniowym. Otrzymana różnica będzie indywidualnym nominalnym czasem pracy danego pracownika w konkretnym okresie rozliczeniowym. Następnie otrzymaną różnicę należy odjąć od faktycznej liczby godzin, w których pracownik pozostawał do dyspozycji pracodawcy w tym okresie. Należy jednak pamiętać, że nawet jeśli w wyniku naszych działań nie otrzymamy dodatniej różnicy (czyli nie doszło do przekroczenia indywidualnego nominalnego czasu pracy), to mogło się zdarzyć, że w danym okresie wystąpiły jednak godziny nadliczbowe. Z sytuacją taką będziemy mieli do czynienia, jeśli doszło do przekroczenia przeciętnie pięciodniowej normy czasu pracy (a więc pracownik pracował w więcej niż średnio pięć dni w tygodniu).

Rozwiązanie umowy o pracę przed upływem okresu rozliczeniowego

W razie rozwiązania umowy o pracę przed upływem okresu rozliczeniowego ustalenie uprawnienia do dopłat za przepracowane godziny nadliczbowe następuje za czas przepracowany od początku okresu rozliczeniowego do dnia rozwiązania umowy o pracę (art. 151⁶ § 1 k.p.). Określony w tym przepisie sposób rozliczenia czasu pracy pracownika, z którym rozwiązano stosunek pracy przed upływem okresu rozliczeniowego stosuje się niezależnie od trybu w jakim nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy.

Po rozpoczęciu okresu rozliczeniowego może też nastąpić nawiązanie stosunku pracy. W takiej sytuacji odpowiednio stosuje się przepis art. 1516 § 1 k.p., dotyczący ustania stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego.

Zobacz także: Premia nie zastąpi wynagrodzenia za nadgodziny

Pojęcie pracy w godzinach nadliczbowych

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 § 1 k.p.).

Sąd Najwyższy wyraził kontrowersyjny pogląd, zgodnie z którym przepis art. 151 § 1 k.p. (dawny art. 133 § 1 k.p.), wprowadzający definicję pracy w godzinach nadliczbowych, podkreśla, że chodzi o pracę wykonywaną. Sama więc gotowość pracownika do świadczenia pracy w czasie przekraczającym obowiązujące pracownika normy czasu pracy, jak np. przebywanie na terenie zakładu pracy, czy też pełnienie dyżuru, nie może być traktowane jako praca świadczona w godzinach nadliczbowych, nawet jeśli przejawia się ona poza normalnym czasem pracy. Dodatkowe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje jedynie wówczas, gdy praca była faktycznie wykonywana (wyrok SN z dnia 20 maja 1998 r., I PKN 143/98, OSNAPiUS 1999, Nr 12, poz. 389).

Powyższa wykładnia spotkała się jednak z powszechną krytyką w literaturze przedmiotu. Inspektor pracy może podważyć słuszność wliczania do godzin nadliczbowych tylko czasu faktycznego wykonywania pracy.

„Obowiązujące pracownika normy czasu pracy” to ustalony dla pracownika maksymalny czas pozostawania do dyspozycji pracodawcy na dobę lub średnio na tydzień w danym okresie rozliczeniowym. Normy te mogą wynikać z przepisów kodeksu pracy (lub ustawy szczególnej), postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub też z rozkładu czasu pracy.

Rozkład czasu pracy może regulować normę czasu pracy pracownika na dany dzień w ramach systemu czasu pracy, w którym pracownik został zatrudniony. Pracą w godzinach nadliczbowych może być praca przekraczająca dobową, a także tygodniową, uśrednioną w przyjętym okresie rozliczeniowym normę czasu pracy. Pracą w godzinach nadliczbowych może być też przekroczenie przeciętnej pięciodniowej normy czasu pracy. Oznacza to, że pracodawca, który zatrudniał pracownika w danym okresie rozliczeniowym w wymiarze nieprzekraczającym obowiązującej go tygodniowej normy czasu pracy, ale liczba dni przez które pracownik ten świadczył pracę przekroczyła średnio pięć dni w tygodniu, ma obowiązek wypłacić temu pracownikowi wynagrodzenie wraz ze 100% dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151¹ § 2 k.p.).

W nowej kodeksowej regulacji czasu pracy brak jest dawnego przepisu art. 129 § 2 k.p., który stanowił że praca w granicach nieprzekraczających 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym nie jest pracą w godzinach nadliczbowych. Oznacza to, iż obecnie pracą w godzinach nadliczbowych jest praca w wymiarze przekraczającym ustalony na dzień dobowy wymiar czasu pracy, nawet jeśli jest on niższy od 8 godzin.

Norma dobowa czasu pracy oraz norma tygodniowa nie są wielkościami stałymi. Wprawdzie w większości systemów czasu pracy norma dobowa jest ustalana na stałym poziomie, to rozkład czasu pracy może w granicach tej normy ustalać różny jej wymiar na poszczególne dni.

Praca w godzinach nadliczbowych w niepełnym wymiarze czasu pracy

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 5 k.p.).

Zobacz także: C oraz więcej godzin nadliczbowych

Strony mogą więc np. ustalić, że pracą w godzinach nadliczbowych jest praca przekraczająca normy obowiązujące pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługiwałoby wówczas za pracę ponad normę ustaloną w umowie o pracę normalne wynagrodzenie bez dodatków z tytułu pracy nadliczbowej. Dodatki takie przysługiwałyby jedynie wówczas, gdy przekroczona została dzienna lub tygodniowa norma czasu pracy przewidziana w obowiązujących przepisach. Godziny przepracowane ponad wymiar czasu pracy ustalony w umowie są godzinami wynagradzanymi jak godziny nadliczbowe.

(...)

Rekompensowanie pracy w godzinach nadliczbowych

Obowiązuje zasada jednorazowego liczenia godzin nadliczbowych, co oznacza że w przypadku jednoczesnego przekroczenia normy dobowej i tygodniowej, w rozliczeniu godzin nadliczbowych raz policzonych, wynikających z przekroczenia norm dobowych, nie uwzględnia się ich przy liczeniu godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Jeżeli pracodawca chce zapłacić za godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia norm dobowych, to powinien to uczynić w terminie wypłaty wynagrodzenia, czyli co miesiąc. Godziny wynikające z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy należy rozliczyć w trakcie lub najpóźniej po upływie okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiły. Nieprawidłowa jest praktyka stosowana przez niektórych pracodawców, którzy „przenoszą” godziny nadliczbowe z jednego okresu rozliczeniowego na drugi (chcąc udzielić pracownikowi czasu wolnego za te godziny w następnym okresie rozliczeniowym). Ponieważ jednak zdarza się, że dopiero po upływie okresu rozliczeniowego można stwierdzić, że takie godziny nadliczbowe wystąpiły, pracodawcy często pozostaje jedynie wypłata wynagrodzenia wraz z odpowiednim dodatkiem za godziny nadliczbowe.