Z sygnałów, jakie docierają do redakcji Prawo.pl wynika, że u wielu pracodawców zespoły powypadkowe mają problemy z prawidłowym wypełnieniem protokołu powypadkowego. Po części jest to efekt stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy z kwietnia 2024 r., a po części także postępowania samego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który – jak wynika z naszych informacji – zwraca protokoły powypadkowe celem uzupełnienia, w tym właśnie dopisania numeru dowodu osobistego osoby poszkodowanej w wypadku w miejscu pracy.
- Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy z kwietnia 2024 r. może wprowadzać w błąd i to bardzo istotny. Konsekwencją zaś tego stanowiska jest np. to, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych odsyła protokoły powypadkowe prosząc o uzupełnienie numeru dowodu osobistego – mówi serwisowi Prawo.pl Krzysztof Stucke, prawnik prowadzący własną kancelarię prawa pracy, biegły sądowy z zakresu prawa pracy i RODO, mediator sądowy i pozasądowy. Według niego, ZUS prawdopodobnie zasugerował się wzorem protokołu powypadkowego i pewnie uznał, że skoro jest rubryka, to trzeba ją wypełnić.
Czytaj również: GUS: Rośnie liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy>>
Jakie dane może gromadzić pracodawca?
Zgodnie z par. 9 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. z 2009 r., Nr 105, poz. 870), po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku zespół powypadkowy sporządza - nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku - protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, zwany dalej „protokołem powypadkowym”, według wzoru ustalonego przez ministra właściwego do spraw pracy na podstawie art. 237 par. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
Wzór protokołu przewiduje m.in. pola na wskazanie daty urodzenia i miejsca zamieszkania pracownika, a ponadto numeru PESEL i numeru dowodu osobistego albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość pracownika.
- Katalog danych zawarty w art. 22(1) par. 1 pkt 1–6 Kodeksu pracy (dalej: k.p.), ujawnianych na żądanie pracodawcy podczas rekrutacji lub na etapie podpisywania umowy o pracę, należy uznać za zamknięty i oceniany przez pryzmat wyznaczonego przez pracodawcę celu, jakim jest rodzaj wykonywanej pracy i zajmowanego stanowiska – zauważa Krzysztof Stucke. Jak twierdzi, jednocześnie ustawodawca poszerzył katalog danych gromadzonych na etapie zatrudnienia pracownika, które dotyczą sfery zatrudnienia, o czym świadczy sformułowanie zawarte w art. 22(1) par. 3 pkt 4 k.p. - Mogą być to inne informacje przydatne na zajmowanym stanowisku, niezgromadzone na etapie rekrutacji. Inne dane osobowe pracownika (niezwiązane ze sferą zatrudnienia) mogą być pobierane między innymi wtedy, gdy będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Obowiązek taki może wynikać zarówno z przepisów Kodeksu pracy, jak i odrębnych przepisów prawa (art. 22[1] par. 4 k.p.) – dodaje.
Tymczasem w stanowisku z kwietnia 2024 r. Państwowa Inspekcja Pracy (Stanowisko GIP z 12 kwietnia 2024 r. w sprawie szkolenia wstępnego, protokołu powypadkowego i orzeczenia o niezdolności do pracy GIP-GBI.0701.47.2024.4) wskazała iż takimi przepisami będzie rozporządzenie wykonawcze do kodeksu pracy określające wzór protokołu wypadkowego. Zdaniem PIP, co do zasady pracodawcy nie mogą zbierać danych w postaci serii i numeru dowodu osobistego pracownika, ale w sytuacji, gdy dojdzie do wypadku przy pracy i będzie konieczność sporządzenia protokołu wypadku, to osoby odpowiedzialne za obszar bhp będą uprawnione do uzyskania od pracownika danej w postaci numeru dowodu, gdyż jest ona elementem protokołu, który jest oficjalnym drukiem.
- Wydaje się jednak, że dana taka nie powinna być ujmowana w systemie kadrowo-płacowym pracodawcy, a jedynie w treści protokołu wypadku, i z całą pewnością nie powinna być przez pracodawcę wykorzystywana w innych celach – uważa Krzysztof Stucke. Według niego, stanowisko PIP może wprowadzać w błąd i to bardzo istotny.
Czytaj w LEX: Wpływ RODO na obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji powypadkowej i medycznej >
![[E-book] Prawo pracy](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/81835/978-83-8358-538-3_,mXqL62OeqFTLkrXdmIyYmw.jpg)
Cena promocyjna: 67 zł
|Cena regularna: 67 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 67 zł
Albo PESEL, albo dowód osobisty
Zdaniem Krzysztofa Stucke, w protokole powypadkowym nie należy wpisywać dowodu osobistego, gdy podany jest numer PESEL. Ponieważ, jak wskazuje, zgodnie z pouczeniem, zawartym na końcu wzoru protokołu powypadkowego (rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy - Dz.U. z 2019 r., poz. 1071), numer dowodu osobistego albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość pracownika wskazuje się, jeżeli pracownikowi nie został nadany numer PESEL.
- Jest to powiązane z brzmieniem art. 22(1) par. 3 pkt 2 k.p., który przewiduje analogiczną zasadę zbierania rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość w razie braku numeru PESEL – mówi biegły sądowy z zakresu prawa pracy i RODO. I dodaje: - W mojej ocenie umieszczanie w protokole powypadkowym obu tych danych (tzn. numeru PESEL i numeru dowodu osobistego) stanowi naruszenie zasady minimalizacji danych osobowych.
Zobacz w LEX: Postępowanie, gdy pracodawca nie zgadza się z treścią protokołu powypadkowego >
Jak twierdzi Krzysztof Stucke, zasada minimalizacji danych RODO związana jest z zasadą celowości. Motyw 39 RODO wskazuje, że minimalizacja danych powinna być realizowana poprzez przetwarzanie takiego zbioru danych, który jest adekwatny i niezbędny do celu, dla którego są one przetwarzane. - Mówiąc najprościej, skoro mamy PESEL, to zbędnym jest umieszczanie dodatkowej danej identyfikującej daną osobę - podkreśla.
- Po co mamy wpisywać numer dowodu osobistego, skoro mamy Kowalskiego pod numerem PESEL u pracodawcy, w urzędzie skarbowym i w ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych identyfikuje nas po numerach PESEL, a nie po numerach dowodów osobistych. Pomijając już fakt, że są to numery szybko zmienialne, bo zmieniamy nazwiska itd. PESEL zmienia się praktycznie raz – gdy zmieniamy płeć – mówi.
Jak podkreśla Stucke, dokument czyta się w całości, czyli razem z przypisami. A skoro jest tam przypis, który mówi, że numer dowodu osobistego jest wpisywany tylko wtedy, gdy nie ma numeru PESEL, to wpisywanie numeru dowodu osobistego jest naruszeniem danych osobowych. I to bardzo konkretnym, bo zbieramy nadmiarową liczbę danych osobowych, które są do niczego niepotrzebne.
Zdaniem Stucke, w stanowisku PIP brakuje dopowiedzenia. – Gdybym dziś poszedł do firmy na audyt i w protokole powypadkowym zobaczyłbym wpisany zarówno PESEL, jak i dowód osobisty, to na czerwono w kółeczku zaznaczyłbym dowód osobisty i w zaleceniach pokontrolnych wskazałbym, żeby nie zbierać tej danej, bo ona jest niepotrzebna. I podkreśla, że to nie ma znaczenia, czy ten numer dowodu osobistego wyrządzi krzywdę, gdyby wypłynęły protokoły powypadkowe. – Jego ma tam nie być, skoro jest podany numer PESEL.
Zobacz w LEX: Przygotowanie protokołu powypadkowego >
Sprawdź również książkę: [E-book] Prawo pracy >>
PIP i ZUS stawia sprawę jasno
Poprosiliśmy PIP o doprecyzowanie stanowiska. - Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 24 maja 2029 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz. U. poz. 1071) określa wzór przedmiotowego formularza w załączniku nr 1. Zgodnie z nim, w punkcie 2 protokołu zespół powypadkowy ma uzupełnić dane m.in. dotyczące poszkodowanego. Wśród dostępnych do wypełnienia rubryk znajduje się PESEL (z odnośnikiem „2”) oraz numer dowodu osobistego albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Zamieszczony odnośnik „2” pod pouczeniem znajduje swoje wyjaśnienie: „Jeżeli nie został nadany numer PESEL, podać numer dowodu osobistego albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość”. Oznacza to, że zespół powypadkowy ma prawo pozyskać oraz wprowadzić do wzoru daną, którą jest PESEL, a jeśli nie został on nadany, wówczas numer dowodu osobistego albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość – przekazał nam Główny Inspektorat Pracy.
Także Zakład Ubezpieczeń Społecznych wskazał, że wzór protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. I potwierdził, że w protokole należy podać numer PESEL osoby, która uległa wypadkowi. - Podanie numeru PESEL pozwala bowiem na jednoznaczne zidentyfikowanie osoby fizycznej. W przypadku, gdy osoba, która uległa wypadkowi nie ma nadanego numeru PESEL wówczas – zgodnie z pouczeniem zawartym w protokole – konieczne jest podanie numeru dowodu osobistego albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość – przekazał w odpowiedzi na pytanie serwisu Prawo.pl Paweł Żebrowski, rzecznik prasowy ZUS.
Zobacz w LEX:
Przetwarzanie danych osobowych przez pracodawców >
Postępowanie powypadkowe w przypadku zgłoszenia zdarzenia przez pracownika zdalnego >
Dokumentacja powypadkowa - sporządzenie protokołu powypadkowego >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
