Czy w trakcie wykonywania obowiązków służbowych pracownik może korzystać z prywatnego sprzętu?
Czy wymaga to zgody pracodawcy?

Czy ustna forma zakazu może być wiążąca?

Odpowiedź: pracodawca może umożliwić pracownikowi korzystanie w czasie wykonywania obowiązków pracowniczych z prywatnego sprzętu. Niezależnie od formy zawarcia umowy, strony stosunku pracy są obowiązane do respektowania jej postanowień.

Uzasadnienie: zarówno w chwili nawiązania stosunku pracy jak i w czasie jego trwania, strony stosunku pracy są uprawnione do ustalania warunków pracy i płacy w sposób swobodny, z tym zastrzeżeniem, że postanowienia aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy nie mogą być dla pracownika mniej korzystne niż przepisy prawa pracy - art. 18 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p.

Ustawodawca wskazał jedynie elementy umowy o pracę, które powinny zostać określone przez strony stosunku pracy w chwili jego nawiązania (art. 29 § 1 k.p.). W pozostałym zakresie strony umowy o pracę są uprawnione do swobodnego kształtowania treści stosunku pracy.

Chcesz wiedzieć więcej? Zamów DOSTĘP TESTOWY do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, korzystaj z dostępnych  wzorów i czytaj komentarze ekspertów>>>

Nie ma zatem żadnych przeciwwskazań, aby ustalenia stron stosunku pracy przybierające formę ustną, czynione w trakcie trwania umowy o pracę nie miały mocy obowiązującej. Zawarcie umowy w formie ustnej jest tak samo wiążące jak dokonanie czynności prawnej z zachowaniem formy pisemnej. Zaznaczyć należy jednak, że z uwagi na znaczenie dowodowe, dla stron stosunku pracy korzystniejsze jest potwierdzanie wszelkich ustaleń na piśmie.

Umożliwienie pracownikowi korzystania z własnego sprzętu rodzi powstaniem po stronie pracodawcy obowiązku wypłaty pracownikowi ekwiwalentu (art. 6711 § 2 pkt 1 k.p.). Ustalając wysokość ekwiwalentu pracodawca powinien wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (art. 6711 § 3 k.p.).

Zaznaczyć należy, że ekwiwalent pieniężny wypłacony pracownikowi jest zwolniony z opodatkowania. Wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność -art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.). 

Zwolnienie z opodatkowania będzie miało zastosowanie wówczas, gdy spełnione zostaną łącznie następujące warunki:

- ekwiwalent ma formę pieniężną,

- narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika,

- korzystanie przez pracownika z własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu na potrzeby pracodawcy ma związek z wykonywaną przez niego pracą,

- wysokość ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom, co oznacza, że musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanego dla celów pracodawcy sprzętu oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania.

Wskazać należy, że poza zakresem omawianego zwolnienia pozostają świadczenia pieniężne wypłacane za użytkowanie na potrzeby pracodawcy przez pracowników prywatnych samochodów, które nie mieszczą się z zakresie pojęcia "narzędzia" lub "sprzęt" (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 14 grudnia 2011 r., nr ILPB1/415-1108/11-2/TW).

Szukasz odpowiedzi na pytania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych? Zajrzyj do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych