Pracodawcy postulują elektronizację dokumentacji pracowniczej

Resort gospodarki przygotował projekt nowelizacji Kodeksu pracy, który ma ułatwić pracodawcom przechowywanie dokumentacji pracowniczej, a tym samym ograniczyć koszty z tym związane. Pracodawcy RP, którzy popierają cel tego projektu obowiają się jednak, że zaproponowane przepisy nie doprowadzą do zamierzonych skutków. Wynika to przede wszystkim z tego, iż pomijają one kwestię prowadzenia dokumentacji oraz jej archiwizowania również w formie elektronicznej.

Zdaniem Pracodawców RP tylko digitalizacja będzie stanowiła faktyczne ułatwienie dla pracodawców – pod względem zarówno logistycznym (oszczędność miejsca i czasu), jak i kosztowym (oszczędność środków). W większości firm cyfrowy obieg dokumentów jest już normą. Przygotowana nowelizacja powinna zmierzać właśnie do usankcjonowania obecnie stosowanej przez pracodawców praktyki. Dlatego pracodawcy postulują o odpowiednie uzupełnienie projektu ustawy oraz uwzględnienie tej kwestii w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

 

Pracodawco! Prowadzenie dokumentacji kadrowej to podstawa

 

Obecne przepisy nie precyzują tego, jakie dokładnie dokumenty i przez jaki czas powinny być przechowywane przez pracodawcę. Dlatego inicjatywę resortu gospodarki, która ma sprecyzować katalog tych dokumentów wraz z okresem ich archiwizowania, pracodawcy uważają za uzasadnioną. Jak przewiduje projekt, zostaną ustanowione trzy minimalne okresy przechowywania: okres zatrudnienia (określany jako „0”), 5-letni oraz 50-letni okres po ustaniu zatrudnienia. W naszej jednak ocenie wprowadzenie do Kodeksu pracy 50-letniego okresu archiwizacji oznaczałoby jasno, że obejmuje on wszystkich pracodawców, co na gruncie aktualnych przepisów nie było takie oczywiste. Dla pracodawców, w szczególności małych, taki przepis stanowiłby duże obciążenie. Ponadto, jak zaznacza Państwowa Inspekcja Pracy, uregulowanie obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej na gruncie prawa pracy spowoduje to, że inspektorzy zyskają prawo do kontroli jego przestrzegania przez pracodawców.

 

Ze względu na ustalenie nowych okresów przechowywania zmianie ulegnie także sposób gromadzenia akt osobowych pracownika – akta będą składały się z trzech części, ale wyodrębnionych ze względu na okres przechowywania. Zmiana ta zdaniem pracodawców może jednak powodować poważne utrudnienie w codziennym posługiwaniu się aktami pracownika. Ponadto jej skutkiem może być konieczność dostosowania teczek osobowych do nowych przepisów w celu ujednolicenia zasad gromadzenia dokumentacji w firmie. Oznacza to dodatkowy, kosztowny i czasochłonny obowiązek, zwłaszcza dla dużych pracodawców.

 

Organizacja popiera natomiast ujętą w projekcie możliwość dokonania przez pracodawcę zniszczenia dokumentacji z akt osobowych po zmarłym pracowniku. W naszej jednak ocenie analogiczne rozwiązanie powinno zostać wprowadzone w odniesieniu do sytuacji przejścia pracownika na emeryturę. Obowiązek przechowywania akt osobowych przez okres 50 lat również w tym przypadku rodzi nasze duże wątpliwości, zwłaszcza że dokumentacja emerytalno-rentowa jest jednocześnie gromadzona przez ZUS.

 

Czytaj: Pracodawcy będą mieli mniej formalności z archiwizacją dokumentów

 

W opinii organizacji Pracodawców RP przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki projekt wymaga jeszcze dopracowania. W przeciwnym razie nowe regulacje mogą okazać się dla pracodawców problematyczne, a także będą nakładać na nich nowe obowiązki, co stanowiłoby zaprzeczenie idei deregulacji, która przyświeca przedmiotowej nowelizacji.