Pracodawcy: po co tak długo trzymać dokumenty pracownicze?

Konieczność przechowywania papierowych dokumentów przez pół wieku to anachronizm - uważają członkowie organizacji Pracodawcy RP. I postulują ograniczenie obiegu papierowej dokumentacji pracowniczej oraz obowiązku jej długookresowego przechowywania.

– Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia również zmniejszenie obciążeń administracyjnych oraz kosztów po stronie pracodawców. Należy dążyć do tego, aby przepisy Kodeksu pracy były dostosowane do otaczającego nas cyfrowego świata – mówią eksperci organizacji. Przypominają, że Kodeks pracy został uchwalony w 1974 r. – nic więc dziwnego, że nie wszystkie zawarte w nim regulacje odpowiadają dzisiejszej rzeczywistości. – Dobrze, że ustawodawca coraz częściej dopuszcza możliwość stosowania rozwiązań w formie elektronicznej. Dobrym przykładem jest ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy, dotycząca czasu pracy. Umożliwia ona pracodawcy sporządzanie harmonogramów również w formie elektronicznej – mówią eksperci.

I przypominają, że na mocy art. 125a, ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek, czyli pracodawca, jest zobowiązany przechowywać przez 50 lat listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty pracownika. Innymi słowy: przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest konieczne przede wszystkim w celach emerytalno-rentowych. A przecież Zakład Ubezpieczeń Społecznych dysponuje niezbędnymi danymi. Dlatego zdaniem ekspertów Pracodawców RP brakuje uzasadnienia dla dodatkowego obciążania tym obowiązkiem również pracodawców, przynajmniej w stosunku do nowo zatrudnionych pracowników.
– Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat w dynamicznie zmieniających się warunkach rynkowych jest rozwiązaniem absurdalnym – mówią eksperci. – Dla pracodawców oznacza to głównie dodatkowe koszty związane z wynajmowaniem specjalnych pomieszczeń, w których dokumenty te będą latami przechowywane. Z danych Ministerstwa Gospodarki wynika, że roczne koszty z tego tytułu wynoszą 44 mln zł – dodają eksperci Pracodawców RP i proponują dokonanie przeglądu obowiązujących przepisów. Miałoby to na celu ustalenie tego, które z dokumentów papierowych można zastąpić ich elektronicznymi odpowiednikami.
Zdaniem organizacji pracodawcy RP, trzeba mieć również na uwadze fakt, że w większości firm cyfrowy obieg dokumentów jest stałą praktyką. Jednak ze względu na brak jasnych regulacji prawnych pracodawcy wolą się „zabezpieczyć” i stosują zarówno wersję papierową, jak i elektroniczną. Należy bowiem przypomnieć, że zgodnie z art. 281 k.p. za brak dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz za ich przechowywanie w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
– Oczywiście zdajemy sobie sprawę z tego, że zmiany w prawie pracy to nie wszystko. Konieczne są też zmiany m.in. w Kodeksie cywilnym czy Kodeksie postępowania cywilnego – po to, aby dokument elektroniczny był równoważny z dokumentem papierowym i mógł być powszechnie stosowany – kończą eksperci.