Pracodawcy będą mieli mniej formalności z archiwizacją dokumentów

Rząd chce ograniczyć obowiązki archiwizacyjne pracodawców i zamierza zlikwidować obowiązek przechowywania dokumentów przez 50 lat. Jednak niektóre z nich będą musiały być nadal przechowywane przez tak długi czas w wersji papierowej.

Odpowiednie pomysły zmian do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach rodzą się w Ministerstwie Gospodarki przy współpracy z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej. Odnoszą się przede wszystkim do niejasnych przepisów dotyczących obowiązku przechowywania dokumentów przez nawet pół wieku. Koszty tej powinności ponosi ponad 800 tys. przedsiębiorców. Firmy wydają na przechowywanie dokumentacji nawet 130 mln zł rocznie.

Zobacz także: Dokumentacja pracownicza, o której nie może zapomnieć pracodawca

Propozycja jest taka, by przez 50 lat przechowywane były tylko dokumenty, które mogą być pomocne do celów emerytalnych. Zmienione przepisy będą je szczegółowo wymieniały. Teraz ustawa ogólnie stanowi, że należy przechowywać dokumentację pracowniczą. A firmy z ostrożności przechowują wszystko, poczynając od list obecności po ewidencję czasu pracy i listy płac.

Z założeń do nowelizacji wynika, że zasadą ma być przechowywanie dokumentów pracowniczych maksymalnie przez 5 lat od ustania zatrudnienia danej osoby. Taki termin jest zasadny, bo w tym czasie pracownik może wystąpić do sądu z roszczeniem przeciwko pracodawcy o zaległe wynagrodzenie lub wypłatę dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Przez ten czas US i ZUS mogą żądać zaległych podatków i składek. Projekt będzie wprost wskazywał jakie dokumenty nie muszą być przechowywane i od razu zutylizowane.

Pracodawcy skarżą się na nieuzasadnione uciążliwości związane z przechowywaniem dokumentów. Argumentują, że skoro księgi wieczyste mogą być elektroniczne, to nie ma uzasadnienia, by w ten sposób nie można było przechowywać dokumentacji pracowniczej.

Zobacz także: Pracodawca powinien przechowywać listy płac przez okres 50 lat

Planuje się, by przechowywać do końca zatrudnienia: dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe i uprawnienia do wykonywania określonych zadań przez pracownika, orzeczenia lekarskie o zdolności 
do pracy. Przez 5 lat po ustaniu zatrudnienia byłyby przechowywane: ewidencja czasu pracy (urlopy), 
ewidencja wypłaconego wynagrodzenia (w tym za nadgodziny), 
ewidencja wyposażenia BHP wydanego pracownikowi. Przez 50 lat byłyby przechowywane do celów emerytalnych: 
umowa o pracę, umowa o zakazie konkurencji, umowa o dokształcanie pracownika, świadectwo pracy uzupełnione o dane zapisane obecnie w RP-7, czyli np. wysokość wypłaconego wynagrodzenia.

Zobacz także: Dokumentacja pracownicza pod lepszą ochroną

Nie wiadomo jeszcze kiedy zaczną się właściwe prace nad projektem ustawy.