Zasadniczo, zgodnie z art. 161 KP, pracodawca powinien udzielać urlopu wypoczynkowego w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Przy czym, na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. Jednakże co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Urlop niewykorzystany w danym roku staje się urlopem zaległym i powinien zostać udzielony pracownikowi najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.
Czytaj: Urlop zaległy należy wykorzystać do końca września
Pracodawca udziela pracownikowi urlopu zgodnie z planem urlopów lub na wniosek pracownika. Ta ostatnia formuła obowiązuje, gdy pracodawca nie musi ustalać planu urlopowego, czyli gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę lub gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.
Jeśli w zakładzie pracy jest plan urlopu, wówczas jest on podstawą do udzielenia wolnego. Jednakże ostateczna decyzja co do terminu należy do pracodawcy, co znacznie ułatwia udzielanie pracownikom urlopów zaległych. Wprawdzie pracownik określa we wniosku urlopowym termin urlopu wypoczynkowego, jednak nie jest on wiążący dla pracodawcy. Zgodnie bowiem z art. 163 KP, plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Pracodawca powinien udzielać pracownikowi urlopu chronologicznie, ze względu na kolejność nabywania do niego prawa. A zatem, w pierwszej kolejności należy udzielić urlopu zaległego, a następnie aktualnego. Jeśli obecnie pracownik ma prawo do wypoczynku za 2014 r. oznacza to, że nie został on wykorzystany zgodnie z planem sporządzonym w roku 2014. Należy więc ten urlop ten uwzględnić w planie urlopów na rok 2015 lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Zaległy urlop za poprzedni rok, udzielony nawet 30 września, uważa się za wzięty w terminie
Zobacz także: Wszystko o udzielaniu urlopu wypoczynkowego
Kwestia udzielania zaległych urlopów była przedmiotem orzeczeń Sądu Najwyższego. W jednym z wyroków SN orzekł, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wbrew jego woli. Prawo do urlopu dotyczy obu stron stosunku pracy: pracodawca ma obowiązek udzielenia go pracownikowi, a ten nie może skutecznie zrzec się prawa do niego i nie może odmówić wykorzystania udzielonego zgodnie z prawem.
Jeśli pracodawca nie udziela zaległego urlopu do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego, to narusza obowiązujące przepisy. Nie oznacza to jednak, że pracownik może bez zgody pracodawcy sam go sobie udzielić (I PKN 121/00).
Roszczenie pracownika o zaległy urlopu przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Stanowi o tym art. 291 §1 KP, który przewiduje taki termin przedawnienia dla roszczeń ze stosunku pracy. Trzyletni termin jest bezwzględnie obowiązujący i nie może być skracany ani wydłużany przez strony stosunku pracy za pomocą umów czy regulaminów wewnątrzzakładowych. Pracownik mógłby dochodzić swojego prawa do urlopu po upływie terminu przedawnienia tylko wtedy, gdyby pracodawca zrzekł się korzystania z przedawnienia.